高職院校人事管理信息化探究

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1前言

隨著信息技術的不斷發展，方便快捷的信息技術對人們生活工作的影響越來越大。以來，黨中央、國務院對信息化工作高度重視，現階段的“放管服”的一個重要部分就是信息化，很多高職院校也都啟動了“數字化校園”、“智慧校園”等信息化工程。在這樣新的形勢下，人事管理的信息化如何高效進行是一個值得思考的問題。長期以來，由于高職院校規模、編制、去行政化等原因導致人事管理部門人手并不充裕，而人事管理工作的特點又是事務性工作繁多，政策性強，關注度高，信息量大，涉及面廣，需要和其他部門緊密聯系；信息高度共享且實時變化，準確性要求高，經常需要對數據進行大量的錄入、核驗、統計分析，導出上報等工作。如何在人手少、業務繁多的情況下，高效地完成人事工作是高校人事管理工作的長期難題。要根本解決這一問題，就必須要加快推行和實現高校人事管理信息化，而在各高職院校推行人事管理信息的過程中，不可避免地出現了一些問題。

2高職院校實現人事管理信息化的意義

2．1人事管理信息化為高校改革發展和領導決策提供依據

人事管理信息化可以把教職工的所有信息整合到一起，通過數據分析等信息化手段快速地為教職工提供全面、準確、及時的信息資料，按照要求生成各種需要的分析數據表，為學校各項工作的高效開展提供數據支持。學校領導也可以自己進行數據查詢和數據分析，掌握第一手資料，根據數據做出科學客觀的決策。

2．2人事管理信息化實現信息共享，提高工作效率

人事管理信息化通過整合教職工各類信息，把人事工作人員從以往的翻檔案、查電子表格等低效的重復性工作中解放出來，讓管理人員可以更加專注于提升服務質量和制度建設，優化工作流程，提高人事管理人員的工作效率。人事管理信息化也可以實現信息共享，如線上辦事、信息查詢等，節約教職工時間，讓教職工“少跑腿”，提高教職工的辦事效率，且線上辦事流程更加透明，規范化。人事管理信息化可以整合人事部門各項工作流程，把人事，師資，勞資等工作有機統一，解決人事工作的錯綜復雜的問題，提高人事工作效率，還可以整合不同部門的各類數據系統，快速進行數據統計，且可以由學院，部門，二級學院，秘書，個人等多方面進行維護，大大提高了數據的準確性和及時性，提高了學校各部門的工作效率。

2．3人事管理信息化促進管理工作規范化，提高管理人員信息化水平

人事管理信息化不僅僅是人事部門的工作，而是需要所有行政部門通力合作，才能實現信息共享。信息共享就需要統一的信息標準，完善的的工作流程和規范，這會促使各部門加強合作，互通有無，統一制定相應的業務標準和工作流程，使管理工作規范化。同時，隨著對新的信息技術的不斷使用，促使管理人員轉變了傳統的工作習慣，在實踐中提高了自身的管理化水平。

3高職院校人事管理信息化存在的問題

3．1對人事管理信息化不夠重視，觀念落后

現階段，高職院校陸陸續續開展了人事管理信息化工作，但大多是盲目跟風去做，缺乏對人事管理信息化的全面理解，只注重人事管理信息化的形式，沒有真正認識到人事管理信息化的重要性和必要性，對人事信息化建設的目的，結果，如何使用，維護等問題都沒有清晰的認識，導致人事管理信息化工作沒有起到應有的效果。

3．2信息冗余現象嚴重

信息冗余主要指在管理系統中相同或者相似信息的重復出現。人事部門的信息化工作沒有進行統一規劃，各項人事工作對應了不同的信息系統，如人事系統，工資系統，培訓系統等等，有些是自己開發，有些是上級部門開發。不僅如此，人事工作和教學，科研等工作均緊密相連，而各個部門又都有自己的系統，這些大大小小的系統形成了一個個的信息孤島，互不相連，使得各部門工作人員需要在不同系統中錄入大量重復性數據，增加了人力資源成本和維護的成本，信息也很難共享和交流，信息的準確性更無法保證。這種信息冗余現象使得信息化工作不僅沒有提高工作效率，反而從一定程度上降低了工作效率。而且這些大大小小的系統功能簡單，不易使用，往往對工作的幫助有限，使得工作人員認為信息化對工作的幫助并不大，從一定程度上阻礙了信息化的發展。

3．3人事管理信息化制度不完善

人事管理信息化不僅僅體現在信息技術上，同樣也需要配套的管理制度來保障信息化的正確運行。但高職院校的信息化進程還處于初級階段，重建設，輕維護。大多數高職院校并未及時制定完善的管理制度，嚴重阻礙了信息化的建設。信息系統沒有專人進行維護，且沒有和其他部門，二級學院間建立起共同使用，共同維護的體制機制，使得信息化的成果無法真正轉化，無法最大化地利用人事管理信息化建設的成果。且人事信息有安全性的要求，沒有規范的制度約束，完善的密碼管理和系統權限設置，就無法保證信息的安全，容易導致信息泄露事件的發生。

3．4信息系統建設落后，實用性不高

人事管理信息化建設不僅僅是設備、硬件的建設，同樣也是應用軟件的建設，各高職院校普遍注重硬件上的投入，而輕視應用軟件的建設，缺乏一整套完善的人事管理系統，或已有的人事管理系統已經使用很多年，明顯滯后。且很多信息系統的開發由信息中心主要來負責，人事部門與信息中心間溝通不暢，導致開發工作脫離人事工作實際需求，人事管理信息系統實用性不高。

3．5業務人員信息化水平不高

人事管理信息化最終落到實處需要人事部門工作人員的不斷參與，信息系統再好，不去使用或者不會使用，最終都無法產生作用，因此對相關工作人員的信息化水平提出了更高的要求。高職院校大多都是由中專校合并升格而成，管理人員層次相對較低，自身業務水平和信息化水平不高，且習慣傳統的工作方式，對信息化的工作方式不適應，這些阻礙了人事管理信息化的建設，降低了信息化帶來的優越性。

4人事管理信息化的建議

4．1轉變觀念，重視人事管理信息化

現今是信息化的社會，各種信息技術日新月異，線上線下協同辦公，云辦公，手機辦公等新技術不斷出現，高職院校要轉變傳統觀念，積極去適應新的信息技術，擁抱新的信息技術，利用新的信息技術來提高自己的工作效率，而人事工作是高職院校的一項重要工作，高職院校要重視人事管理工作，重視人事管理信息化，不斷提高人事管理效率，這樣才能為學校的改革發展和領導決策提供有力支撐。

4．2打通信息孤島，實現信息共享

高職院校要從全局出發，整合資源，統籌規劃，制訂完善的信息化建設計劃，整合全校力量進行信息化工作，統一制定規范和標準，打通各部門間的信息孤島，實現全校范圍內的信息共享和流轉，減少信息冗余現象，提高管理工作效率。

4．3規范人事管理信息化制度

人事管理信息化的高效運轉同樣離不開配套的制度。轉變傳統的工作習慣需要強有力的制度支持，通過制度倒逼管理人員去使用信息化，去適應信息化，去改變工作習慣，學習新的工作思路和流程，以此來提高管理水平。高職院校要及時制定相應的規章制度，加強規范化管理，建立整套的信息化建設、使用，維護等制度，讓二級學院，不同部門，教職工個人都充分參與到人事管理信息化工作中來，有效保障信息的時效性，安排專人進行維護，及時更新信息，并合理分配權限，保障信息的安全性，使得人事管理工作可以高效、協同、安全地進行。

4．4完善并有效利用人事信息系統

人事管理信息化系統需要高職院校統籌規劃，不止是人事部門的一個系統，而是在全校建立起統一的信息共享平臺，信息中心要和人事管理部門深入對接，確定需求，因地制宜地開發適宜的信息系統，并不斷利用新的信息技術去完善，改進系統，做到與時俱進，提高系統的可用性，安全性等，讓所有教師崗都能方便快捷的使用信息系統，提高學校服務水平和管理效率。

4．5加強培訓，提高業務人員信息化水平

人事管理信息化只是輔助工具，起決定性作用的還是使用的人員。因此，高職院校要定期對相關業務人員開展培訓，轉變傳統觀念，加強信息化的業務水平，學習新的工作規范和流程，適應人事管理信息化，并不斷進行安全教育，提高安全意識，建立起一支適應現代高職發展的高水平管理隊伍，為高職院校的持續發展提供支持。

5結語

隨著信息技術的不斷發展，競爭的不斷加劇，高職院校實施人事管理信息化是必然的趨勢。高職院校領導和工作人員要轉變觀念，重視信息化建設，利用信息技術為學校的發展添磚加瓦。人事管理信息化同樣是一項長期工作，高職院校一定要合理規劃，統籌實施，切實保障人事管理信息化的有序運行，提高工作效率，提升學校的競爭力。

主要參考文獻

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作者：余晨曄 單位：蘇州經貿職業技術學院