外事綜合檔案管理工作分析

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摘要：外事綜合檔案作為外事檔案的基礎性內容和組成部分，是外事檔案管理工作的重要管理內容之一。隨著國內高校的國際化辦學水平日益提升，高校涉外教育工作不斷拓展，該類別檔案的管理工作量也相應不斷增長。筆者結合高校外事綜合檔案的收整經驗，探討該類檔案的內涵、特點與重要性，提出對該類檔案管理工作的建議。

關鍵詞：高校；外事；綜合；檔案；管理

伴隨著我國對外開放的進一步擴展，高校開放辦學規模與層級不斷得到拓展與提升，教育全球化集團化的趨勢日漸明顯，國際教育交流合作互動日趨頻繁，國內高校涉外教育合作交流活動不斷增多，帶動了外事檔案以及隸屬其中的外事綜合類檔案收整管理工作量的增長。結合該類檔案的實際收整經驗，筆者分析該類檔案管理工作的管理內容、該類檔案的特點與重要性，從自身視角提出對于該項工作的建議。

一、高校外事綜合檔案的基本概念與內涵

高校外事檔案是指高校開展與境外高等院校、科研機構、國際組織及個人在友好往來、學術交流、人才交流、聯合辦學科研等活動以及高校師生參與境外文化、體育、衛生交流、國際組織履職等各項涉外活動中直接或間接形成的具有利用保存價值的文字、圖表及聲音影像材料。主要包含外事工作綜合管理、校際出訪來訪、因公出國（境）進修訪學考察、外籍師資、中外合作辦學、國際會議、聯合教學科研學術交流合作等方面的內容。外事綜合檔案是外事專業檔案的重要類別和組成部分，根據《高等學校檔案實體分類法》，隸屬于外事檔案范疇下的WS11類別。主要包含高校對應國際化辦學以及開展外事工作所制定的各項規章制度規定文件、學校及相關學院部門外事工作的計劃、總結及簡報、上級外事主管部門頒布的各項涉外工作性文件、日常外事管理工作中的工作日志記錄、外事工作各類統計報表等以及外事工作會議材料等。外事綜合檔案是學校外事工作的基本依據，是外事類檔案的基礎性內容。

二、外事綜合檔案的特點與重要性

外事綜合檔案記述和反映了高校外事工作的管理原則與管理依據，具有重要的保存價值。筆者通過參與多年該類檔案收整工作，總結該類型檔案特點及重要性如下：

（一）外事綜合檔案具有的特點一是大數量。隨著國家對外開放步伐的不斷邁進。教育國際化開放化的趨勢日漸明顯。開放辦學成為高等教育的主旋律之一。國內高校近年來普遍注重推進國際化辦學事業，涉外交流人員及涉外合作項目數量大幅提升的同時相關適應新時期發展形勢的外事工作規章制度不斷推陳出新、涉外外事工作的會議、研討及學習類活動逐漸增多，外事工作中所涉及的各類數據量日益增加，這些綜合性因素促成了外事綜合檔案的總量呈現出成級數增長的趨勢。二是專業性強。高校的外事綜合檔案工作，要求管理人員具備檔案收整方面的基本知識技能，同時還需具備較強的外事工作所要求的辨識力和敏銳性，能夠采用嚴謹的工作方式方法，能夠妥善在完成文件歸檔工作的同時保障該類檔案的收整的過程安全性與完整性。三是保密性要求。外事綜合檔案具有外事檔案的通用特性之一保密性。從存儲的介質、存儲環境、收整過程要求等方面對于檔案管理工作的安全性與完整性具有較高的要求。

（二）外事綜合檔案管理是評價高校及相關部門、工作人員外事管理工作水平的重要依據高校及相關管理工作人員對于外事工作的重視程度，落實到具體的重要形式體現就包含各項涉外事管理工作規章制度文件的制定是否完善、相關外事工作的計劃總結方案等是否完備、外事日常工作日志是否及時完整、外事工作的統計報表分析是否詳盡并具有指導性，外事工作會議是否富有成果等。因此，上級部門或高校自身通過以上述檔案的收整管理工作情況為依據開展檢查評估，即可對高校、相關部門及個人的外事基礎性工作做出評價與評定。目前，該類檔案工作已成為高校外事管理工作測評的重要觀測指標和依據。

三、外事綜合檔案管理工作的建議

針對外事綜合檔案管理的特點與重要意義，對于該類檔案的管理工作提出如下建議：

（一）加強外事綜合檔案管理工作人員的培訓與技能提升目前，絕大多數高校采用外事管理部門工作人員作為外事綜合檔案的直接收整管理人員開展相關工作。優點在于外事工作人員直接參與接觸學校外事工作的各項環節，便于第一手收集文檔材料，有利于保障歸檔的時效性與完整性。缺點在于該類人員往往缺乏檔案管理的基本技能與知識結構，對歸檔過程中的檔案采集和收整的規范性準確性有一定的影響。高校可以采取檔案管理部門牽頭，以舉辦培訓班、研討會、專題講座、換崗體驗、校內外檔案管理調研等多種形式提升該類管理人員的檔案管理基礎知識和技能。同時，由于外事綜合檔案是外事檔案的基礎組成部分，具備外事檔案通有的特殊性，應通開設政策法律法規及規章制度的學習培訓，加強相關工作人員的政治敏感程度及覺悟性，提高他們對于該類外事檔案管理工作的責任感與嚴謹度。

（二）完善外事綜合檔案管理責任機制學校可實行檔案職能管理部門主導，外事管理職能部門及各相關學院部門具體實施，人力評價職能部門考評的外事綜合檔案管理責任機制。對于具體的實施收整管理工作的外事管理部門及相關學院部門，可建立“四嵌入”工作機制。即將外事綜合檔案管理工作嵌入本學院或部門年度工作計劃和總結，嵌入到本學院或部門的日常管理體制，嵌入到本學院或部門負責人的責任范圍，嵌入到本學院或部門有關人員的工作職責范圍。建立起工作有計劃，實施有擔當，評價有落實的外事綜合檔案管理責任機制。

（三）重視外事綜合紙質原始檔案收整外事檔案的特殊性在于對檔案收整過程中的嚴謹性與保密性具有較高的要求。在當今大數據時代背景下，紙質檔案一般為第一手原始文件資料，能夠保證檔案歸檔的根源性及可信度。與此同時紙質檔案的原生態特點較強，篡改的余地比較低，具有很強的穩定性與持久性，對于確保檔案信息的安全性與有著獨特的作用，并且從根源上來追蹤,目前廣泛流行的電子檔案絕大多數都是依托紙質檔案的存在而存在。因而在當前階段，紙質檔案尚無法被電子化完全取代。做好外事綜合原始紙質檔案收整工作對于保障該類檔案的完整與嚴密具有重要意義。應將零散和需要進一步條理化的外事綜合業務涉及的紙質檔案，進行基本的分類、組合、排列與編目，組成有序體系。同時，在檔案保存的過程責任部門應劃分專用的原始紙質文檔保存空間，配置安全獨立的保存環境，并購置提供必要的專有硬件設施用于該類檔案的永久及暫時存檔。綜上所述，外事綜合檔案管理是高校外事檔案管理工作的基礎組成部分。高校應針對該類檔案的內容及特性，加強管理人員的培訓，建立相應的管理責任機制，加強該類紙質原始檔案的收整工作。為高校外事管理工作提供基礎性支撐。

參考文獻：

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[2]陳亮.淺析高校國際學生紙質檔案收整實用技巧[J].蘭臺內外，2020(03)：53-54.

作者：王君慧 單位：青島大學國際交流合作處