社會養老保險檔案管理強化措施

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摘要：隨著我國社會保障制度的完善，加強社會養老保險檔案管理的質量已成為一個亟待解決的問題。本文主要分析了加強社會養老保險檔案管理的舉措，并提出了一系列相應的有效措施，以便為有關方面的工作提供有益的參考和借鑒。

關鍵詞：養老保險；檔案管理；措施

隨著我國社會經濟的飛速發展，社會保險制度不斷進行改革，人們對保險事業的認識不斷提高，要求加入社會保險的人員逐年擴大，社會養老保險檔案數量劇增。然而，由于體制的原因，我國公民個人社會養老保險檔案隸屬多個管理部門，社會養老保險檔案管理工作存在著許多不足，只有不斷創新，才能煥發生機，進而適應我國社會保險事業發展的需要。

一、社會養老保險檔案的特點

（一）數量龐大

隨著我國社會保險制度的改革，參與社會保險的人口已從城市覆蓋到農村，最終實現全民參保，導致社會養老保險檔案數量龐大。

（二）動態變化

隨著個人工作單位的變化，個人的社會養老保險檔案也會隨著發生關系的轉移，另外個人工資的增減的變化也會影響各項社會保險繳費情況，這就導致了社會養老保險檔案的動態變化。

（三）以人為本

社會養老保險檔案是以人為基本對象來辦理的，個人是社會養老保險檔案的最基礎的形成單位。社會養老保險檔案是個人參與社會保險的原始憑證，也是維護個人利益的重要憑證。就如人事檔案一樣，隨著個人變化，產生相應變化。

二、養老保險檔案管理的現狀分析

（一）法律法規不健全

目前，我國尚無一部與社會養老保險檔案管理相關的全國性法律，養老保險檔案管理工作主要是依據《規定》以及各地相關部門制定的規章制度進行，而《規定》及各地規章制度屬于行政法規，效力低于法律，并存在層次低、穩定性不強的特點。由于權威法律的缺失，使得養老保險統籌層次提升的改革工作難以取得實質性的進展。

（二）缺乏統一的工作標準

《規定》對社會保險各險種業務檔案資料的收集、分類、保管期限都作出了規定，但《規定》并未對實際工作中辦理業務的參保對象應填寫何種表格、提供哪些資料等事項設置統一的標準，使得各地在檔案管理工作中往往各行其是。因此，各地在實際工作中的方法大相徑庭，有的采用電子表格，有的使用紙質檔案，有的則是購買現成的檔案軟件，這就突顯了養老保險檔案管理的標準化程度還處于較低水平。

（三）檔案意識薄弱

一是社會養老保險檔案管理沒有擺上領導的議事日程，不關心或很少關心檔案管理工作存在的問題。二是部分業務人員存在認識不高，工作態度不嚴肅的問題。認為當前的工作都忙不過來，哪有時間去整理檔案。缺乏創新意識。缺乏新思路、新舉措，難以適應社會保險制度的快節奏。

（四）缺乏專業的檔案管理人員

目前，各地社會養老保險經辦機構中缺乏專職的檔案管理人員，具備檔案管理專業學位的檔案管理人員更是微乎其微。在平時的檔案歸檔工作中，各經辦機構往往采取抽調人員突擊整理的辦法，而這些抽調的人員由于缺乏檔案管理相關知識，存在應付工作的不負責心態，容易造成檔案分類混亂、立卷不合理，進而影響檔案的價值。而有的社會養老保險經辦機構采取委托當地檔案部門整理檔案的方法，雖然彌補了檔案管理專業知識缺失的問題，但由于檔案部門人員對社會養老保險業務缺乏了解，使得檔案管理工作仍然存在著局限。

三、加強養老保險檔案管理工作的對策

（一）規范檔案管理，健全管理制度

社會養老保險相關業務的所有原始資料稱之為社會養老保險檔案，比如參保人個人的信息賬戶、養老金的發放資料、繳費資料以及有關業務的書面資料等。社會養老保險檔案管理的工作人員和有關部門在分類管理檔案時，應當做到高標準、規范化，嚴要求，并建立健全相關檔案管理制度和標準。在管理有關檔案時，要嚴格遵循工作原則，將具有實用性和長遠利用價值的資料歸檔、存檔，將能夠充分體現企業活動的有效材料完整備案，以滿足后期使用和考察的需要。然而，社會養老保險檔案的管理并不是將所有資料記錄、儲存，而是將處在要求之內以及存檔范圍的具有實際利用價值的有關文件、資料分類整理并存檔，具有參考性且非最終定稿的文件是不需要存儲的。在明確分類的基礎上做好檔案歸檔工作，實現檔案管理規范化。此外，檔案管理部門要建立健全社會養老保險檔案管理制度和標準，要建立能夠將所有工作環節包括在內的檔案管理制度。以文件的實際來源和自身價值為依據，進一步確定檔案管理的具體流程、方式方法、檔案資料分類方式等。這些方案的確定要嚴格遵循《中華人民共和國檔案法》等現行法律的規定，以事業單位養老保險的實際狀況為主要依據，不斷健全檔案管理分類制度、檔案保密制度和檔案存檔制度等。在此過程中，要做到每一個檔案管理部門都能夠嚴格遵守規章制度，以實現檔案管理的規范化和標準化，實現社會養老保險檔案的集中管理、規范有序、科學分類等，不斷完善我國社會養老保險制度。

（二）積極推進養老保險檔案信息化建設

傳統的管理模式是工作人員手工收集、整理，工作量大，效率也低下，費時費力信息化對檔案工作提出了新的要求，要大力運用當代科技新成果和新手段，提高檔案管理工作的效率和水平，以盡快實現檔案管理信息化檔案管理數字化、信息化是當今經濟社會對檔案工作的要求，檔案管理人員必須熟悉掌握和運用現代科技新成果和新手段，以適應檔案管理工作現代化的需要要實現檔案工作科學化、現代化、信息化，必須利用計算機操作系統，利用檔案管理先進軟件程序，建立健全檔案電子文檔，使用計算機檢索檔案目錄，實現現代化管理，這樣既減少了檔案管理人員的工作量，提高了工作效率，也為查詢檔案人員提供了更優質、更快捷的服務。

（三）提高認識，加強領導

加大社會養老保險檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社會養老保險檔案工作的重要性，提高每一位公民的社會保障意識，加大對社會養老保險檔案工作的重視程度，積極爭取各級黨委、政府領導對社會養老保險檔案工作的支持和重視，增強人力和資金投入，切實解決社會養老保險檔案工作中存在的資金缺乏、庫房緊張、人員不足等現實問題，為建設和完善社會養老保險檔案工作創造良好氛圍和有利條件。

（四）加強人員培訓，提高服務質量

養老保險檔案管理是一項科學嚴謹的工作，要加強檔案管理工作，必須建立起一支高素質、專業化的檔案管理隊伍。首先，對社會養老保險經辦機構的工作人員進行培訓，提高他們的檔案管理水平，增強他們的實際操作技能。其次，加強專職檔案管理人員隊伍的建設，這些工作人員應該具備良好的職業道德和踏實的專業知識，同時根據他們所作出的貢獻給予相應的獎勵。通過加強培訓，提高相關工作人員的業務素質，將有利于實現養老保險檔案管理工作為參保人員服務、為社會服務的目標。

四、加強社會養老保險檔案管理的重要意義

(一)有利于實現對參保人切身利益的保護

在社會養老保險檔案管理工作中會涉及才到諸多的環節，而且每一個環節都會涉及到參保人的切身利益，所以需要對社會養老保險檔案管理工作進行加強。參保人在參保到離退休享受社會保險待遇需要經歷較長的一個過程。從參保時填寫保險卡和個人詳細情況表，然后進行保費的繳納，繳費基次及養老金發放標準的調整，保險關系的轉移和基金的轉入轉出手續等，這些記載都是個人社會養老保險檔案的重要內容，是享受社會保險待遇的重要依據，與參保人的切身利益息息相關，所以需要通過加強社會養老保險檔案的管理，從而更好地實現對參保人切身利益的維護。

（二）有利于社會養老保險部門提高業務質量和辦事效率

在社會養老保險檔案管理工作中，需要通過對檔案資料的收集、整理、歸檔和利用來為社會養老保險檔案工作的順利開展奠定良好的基礎。在對社會養老保險檔案有序梳理和歸納過程中，可以對已經完成的業務進一步進行總結，并從中歸結出經驗和教訓，從而為下一步工作的開展提供良好的借鑒作用，而且通過對社會養老保險檔案的收集和整理，將各項數據進行有效的歸納，從而可以為決策者提供準確的參考依據，確保領導決策的科學性，這不僅有利于業務質量提高，而且對于辦事效率的提升也具有極為重要的意義。

五、結束語

綜上所述，社會養老保險檔案是完整、有效的社會養老保險工作的最原始數據，是保護參保人利益的重要依據。隨著我國社會保險工作的全覆蓋，參保人數也在逐年遞增，社會保險業務檔案也越來越多，社會養老保險檔案工作也越來越重要。因此，要建立健全社會養老保險檔案管理制度，切實提高管理水平，確保我國社會保障制度的完善。

參考文獻:

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作者：吳增媚 單位：莆田市機關事業單位社會保險中心