談新時代高校人事檔案信息化管理

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摘要：本文通過對大數(shù)據(jù)的概述，分析大數(shù)據(jù)時代高職院校人事檔案管理現(xiàn)狀及遇到的發(fā)展機(jī)遇，以及大數(shù)據(jù)時代人事檔案信息化管理的必要性和特殊性，并提出具體的應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高職院校；人事檔案；信息化管理；信息化平臺

2018年11月，中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》要求把干部人事檔案作為新時代黨的重要執(zhí)政資源，持續(xù)推動干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。[1]如何利用大數(shù)據(jù)對人事檔案進(jìn)行管理，是高職院校目前急需解決的問題。

1大數(shù)據(jù)時代我國高職院校人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1管理制度不夠完善。

目前，我國各高職院校雖明確了人事檔案管理制度，但缺乏完善和執(zhí)行。高校普遍把工作重點集中在擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模、搶占生源、科研等問題上，而人事檔案管理制度成為一紙空文，缺少執(zhí)行力度和責(zé)任擔(dān)當(dāng)，將對人事檔案管理制度的完善造成巨大的影響。

1.2管理模式單一，管理意識薄弱。

現(xiàn)階段，我國大多數(shù)高職院校仍采用傳統(tǒng)的管理方式對人事檔案進(jìn)行管理，信息化管理意識極弱。且在人事檔案管理中，沒有充分認(rèn)識到在高校發(fā)展中的重要作用，使得人事檔案管理發(fā)展比較片面，因此，出現(xiàn)硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)，人員配備不齊全等現(xiàn)象，大大降低了高校人事檔案工作的效率。[2]

1.3管理人員綜合能力不夠，難以保證數(shù)據(jù)安全。

在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，數(shù)據(jù)安全非常重要，人事檔案是個人職業(yè)生涯中最重要的憑證，關(guān)乎到個人利益，[3]因此對管理人員的管理水平提出了更高的要求。

2大數(shù)據(jù)時代人事檔案信息化管理的必要性和特殊性

2.1必要性

2.1.1有助于提高人事檔案利用率和效能。高職院校人才隊伍集中，近年來，隨著事業(yè)單位人事制度改革不斷深入，招才引智力度不斷加大，人才流動日趨頻繁。高職院校要加大人才培養(yǎng)力度，對人事檔案管理便捷化、信息化提出更高的要求。對高職院校人事檔案工作來說，其人事檔案的保管形式應(yīng)當(dāng)緊跟時展的潮流，更新保管模式，提高人事檔案管理的綜合效能。

2.1.2有助于保證人事檔案真實性完整性。干部人事檔案是記錄干部個人從事各種社會活動的文件，是高職院校組織人事部門對干部管理的重要憑證和開展各種工作的基礎(chǔ)，加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理，對學(xué)校考察和識別干部、選拔優(yōu)秀人才，加強(qiáng)高校師資隊伍建設(shè)，促進(jìn)教學(xué)、科研、黨政管理的開展具有重大作用。[4][5]雖然我國的信息化發(fā)展已經(jīng)達(dá)到一定程度，但是許多高職院校并沒有將人事檔案管理工作重視起來，目前高校急需加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，高效完整地保存有價值的資料。

2.1.3有助于提升檔案管理規(guī)范化科學(xué)化水平。高職院校相對于機(jī)關(guān)仍存在重視不夠，專職人員不到位，沒有按照《檔案法》《干部人事檔案工作條例》要求建立健全人事檔案管理各項制度。存入資料的收集和審核也存在著標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)、把關(guān)不嚴(yán)，甚至還存在檔案丟失的情形，且高校人事檔案信息管理系統(tǒng)也不健全。對此，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，必然要完善制度、規(guī)范工作流程和創(chuàng)新工作方式。

2.2特殊性

2.2.1以信息化的便捷性、高效性保障檔案的真實性和完整性。采用計算機(jī)、掃描儀等，將現(xiàn)有的檔案信息數(shù)據(jù)化，可有效降低檔案管理過程中的物力成本和人力成本。同時應(yīng)注意，高校人事檔案管理工作具有規(guī)范性、嚴(yán)肅性、真實性的特征，這就需要把傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)與現(xiàn)代信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合，在保證檔案原始資料完整的同時，不斷完善高校人事檔案信息及管理制度，推動全面深化改革.

2.2.2信息化普遍性開放性與人事檔案特殊性保密性。人事檔案由于保密和涉及個人隱私方面的原因，一直沿用傳統(tǒng)管理辦法，“養(yǎng)在深閨人未知”。對人事檔案信息化認(rèn)識不足、定位不明、重視不夠，軟硬件技術(shù)落后，與大數(shù)據(jù)背景下人事檔案信息化建設(shè)要求不相適應(yīng)，加快人事檔案信息化平臺建設(shè)和開發(fā)利用是當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)的突出問題。此外，數(shù)據(jù)化的同時，更應(yīng)該做好檔案保密工作，重視大數(shù)據(jù)背景下人事電子檔案的安全工作，把信息化普遍性開放性與人事檔案特殊性保密性結(jié)合起來。

2.2.3人事檔案信息化平臺開發(fā)規(guī)劃性統(tǒng)一性與推廣應(yīng)用的階段性試點性。人事檔案信息化的目的是為了運(yùn)用，但目前仍缺乏統(tǒng)一規(guī)范科學(xué)化的人事檔案管理信息化平臺。雖然干部人事檔案信息化管理在一些地方試行，也得到了預(yù)期的成果，但是這些成果很少被廣泛認(rèn)可和推廣。加快高校人事檔案信息化建設(shè)，必須加強(qiáng)頂層設(shè)計，按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，建立健全高校人事檔案信息化管理體系和人事管理信息化平臺，加強(qiáng)檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開發(fā)和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力。

3加強(qiáng)高職院校人事檔案信息化管理對策措施

3.1搭建平臺，完善與信息化配套的管理體制。

以《干部人事檔案工作條例》作為基本遵循，結(jié)合高職院校的特點，建立健全適應(yīng)大數(shù)據(jù)新形勢和人事管理需要的人事檔案管理信息化平臺。政府有關(guān)部門要加強(qiáng)人事檔案信息化管理使用平臺的研究和開發(fā)，制定完善人事檔案管理相關(guān)制度，為人事檔案信息化提供軟硬件環(huán)境。

3.2夯實基礎(chǔ)，加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)采集。

建立健全高校人事檔案信息化管理體系是一項系統(tǒng)性工程，準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)源是基礎(chǔ)。人事檔案管理工作人員要擔(dān)起責(zé)任，時常補(bǔ)充收集所需材料，并時刻注意甄別這些資料的真?zhèn)危_保檔案信息的真實可靠。[6]此外，人員進(jìn)出、崗位變動、職稱晉升、工資調(diào)整等事項均納入電子檔案，建立完備的人事檔案數(shù)據(jù)庫。

3.3強(qiáng)化監(jiān)管，嚴(yán)格安全保密紀(jì)律。

制定和完善相關(guān)人事檔案保密制度，進(jìn)一步強(qiáng)化安全保密意識。一方面要注重人事檔案信息的保密，對人事檔案相關(guān)信息要進(jìn)行科學(xué)合理區(qū)分，甄選出可以公開與非公開兩個部分；另一方面要注重人事檔案信息管理系統(tǒng)的安全，在保證信息安全的同時，防止篡改與偽造，強(qiáng)化日常監(jiān)督，構(gòu)建全方位多維度立體化的監(jiān)督體系，來保證系統(tǒng)的可靠運(yùn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》[EB/OL].[2020-04-01].

[2]朱歡.大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案管理的價值及其優(yōu)化路徑研究[J].才智,2019(16):234.

[3]吳彧一.大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案管理的發(fā)展[J].蘭臺世界,2018(10):53-54.

[4]婁楠.高校人事檔案信息化管理探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2016,15(13):234-235.

[5]王蔚麗.論述學(xué)校人事檔案管理信息化[J].檔案管理,2017(03):95-96.

[6]鐘虹.大數(shù)據(jù)背景下人事檔案信息化建設(shè)的問題與對策研究[J].中國管理信息化,2019,22(08):179-181.

[7]干部人事檔案管理要邁向信息化[EB/OL].[2020-04-01]

作者：孫保惠 單位：河南輕工職業(yè)學(xué)院