人事檔案管理提升思考

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人事檔案是對員工的自然情況、工作經歷、工作情況等內容的記錄和反映，為員工晉職晉級提供著重要的參考依據。人事檔案的管理工作對人力資源有著重要的意義，它能夠幫助企業識別人才、選拔人才。換句話說，人事檔案管理能夠促進人力資源的開發。

一、提升人事檔案管理效能的意義

無論是在國家機關還是一般企業，人事檔案的管理工作占據著十分重要的地位，尤其是在改革開放后，企業得到了空前的發展，對人事檔案管理也提出了更高的要求。任何組織在做出管理決策時，都需要以人事檔案中的內容作為依據，其中包括個人的經歷、工作表現、生活作風及思想作風方面的內容，這些內容能夠更好地幫助企業做出決策。良好的人事檔案管理效能能夠幫助企業提升高生產效率，在激烈的競爭中能夠站穩腳跟，不斷提升其核心競爭力。對人力資源管理的發展也起著關鍵作用。無論是國家機關、企業還是社會組織，都應該加大對人事檔案管理的重視力度，做到科學、合理地對人事檔案進行管理。

二、人事檔案管理的現狀及問題

1.缺乏時效性。在對人事檔案進行管理的過程中，許多企業的檔案材料過于老舊，人事檔案內容已經無法跟上企業發展的需要，由于受到長期擱置，許多人事檔案資料都沒有進行再次鑒定，信息缺乏時效性。另外，許多人事檔案的管理工作并沒有得到落實，只是流于形式，無法真實反映員工的實際情況，給企業的人事管理工作帶來了較大的阻礙。

2.檔案管理工作不夠規范。我國的人事檔案管理工作并沒有形成完善的規章制度，也缺乏相應的法律制度對其進行約束，缺乏系統的規范對人事工作進行管理。企業沒有落實對從事人事檔案工作的人員的培訓工作，人事檔案工作者專業技能無法得到提升，專業知識無法得到更新，導致工作效率低下，工作方法過于陳舊。隨著我國事業單位改革的不斷深入、內部結構調整的進行，原來的人事檔案管理人員也隨著變動。部分人事檔案管理人員沒有進行專業知識培訓，對于人事檔案管理的方法、要求等不夠了解和掌握，造成檔案管理方式方法落后。同時部分檔案管理人員往往身兼數職，對于檔案管理投入不夠，影響了人事檔案管理的質量。

3.信息化程度低。長期以來，我國企業大多數都是以手動操作的方式進行人事檔案的管理工作，其過程十分煩瑣且枯燥，耗費了大量的時間，并且效率也不高。由于人事檔案工作人員信息化技能的缺乏，導致其在面對大量的工作任務時，無法進行有效的整理，許多材料的真實性無法得到核實，人事檔案管理的信息化程度較低，無法符合科學管理的要求。

4.人事檔案管理人員的素質亟待提高。對于人事檔案管理來說，其整理、收集、保管檔案信息都是為了人事管理和決策服務的。但是由于傳統因素的影響，部分能力強的工作人員對檔案管理的認識片面，不愿意從事檔案管理工作，還有部分人事檔案管理人員不重視檔案信息的保密工作，對于人事檔案信息的服務開發做的不夠。

5.人事檔案管理制度不夠完善。人事檔案作為客觀真實記載員工情況的信息載體，部分人事單位的檔案工作混亂，導致年齡、學歷等信息存在造假等現象，使檔案信息管理處于混亂的狀態。部分單位的人事檔案管理缺少嚴格完善的制度，導致人事檔案管理工作中存在不少的漏洞。例如，在人員考核、評價材料中套話現象嚴重，特別是很多評價資料重復，在內容和形式上雷同，難以真實地表達和反映出個人的工作情況和實績。

三、提升人事檔案管理的相關措施

1.建立規范化的人事檔案管理制度。要使人事檔案的管理工作具備高質量，必須運用科學的手段來管理。所以要建立完善的信息化管理模式，提高人事檔案管理工作的效能。傳統的管理模式已經無法適應現代社會發展的需要，應該根據單位自身的實際情況，將人事檔案的管理工作推向信息化的平臺。

2.充實人事檔案管理內容。在激烈的市場競爭下，企業要想快速找到針對性人才，就必須對員工信息進行深入的了解，才能夠合理安排工作任務，更好地提高其工作質量。認識人事檔案的內容包括個人的生活經歷、工作經驗、性格、愛好、專長等方面，同時還應該將其職業水平和信用記錄同時放入檔案的記錄當中，提升檔案記錄的價值，為企業用人工作提供依據。

3.對人事管理工作進行評估。具體可以從三個方面進行。一是定期對主管部門進行考核，對人事檔案進行監督。二是實行人事檔案測評制度，該制度在人力資源管理中占據著重要的地位。三是實行個人監督制度，將人事檔案交給檔案本人和管理部門共同審核和鑒定，對主觀內容進行反復審查，對出現異議的部分進行核實，對企業和個人負責。

作者：李偉 單位：臨江市六道溝國土資源中心所