人事檔案管理信息化建設(shè)思路

前言：想要寫出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了人事檔案管理信息化建設(shè)思路范文，希望能給你帶來靈感和參考，敬請閱讀。

摘要：當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，人們的生活方式也發(fā)生了變化，信息技術(shù)給人們的生產(chǎn)、生活提供了便利的條件，也是衡量經(jīng)濟(jì)以及社會發(fā)展的重要標(biāo)志。在企事業(yè)單位發(fā)展中，人事檔案是十分重要的組成部分，人事檔案管理的效果將直接影響企事業(yè)單位的發(fā)展與建設(shè)，因此在現(xiàn)代社會中，應(yīng)積極發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢作用，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，促進(jìn)管理效果的提升。本文就新時期人事檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行分析和研究。

關(guān)鍵詞：新時期；人事檔案管理；信息化建設(shè)

人事檔案就是對企事業(yè)單位的信息資源進(jìn)行管理，當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)以及信息技術(shù)快速發(fā)展，企事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)良好的發(fā)展就應(yīng)積極加強(qiáng)人才的管理，認(rèn)識管理是人力資源管理的重要組成部分，對于促進(jìn)人才的穩(wěn)定、高效發(fā)展具有積極地意義。在現(xiàn)代化發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的實(shí)際需要，因此應(yīng)積極轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案的管理方法，促進(jìn)人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化的管理與建設(shè)，更好的適應(yīng)社會以及單位發(fā)展的實(shí)際需要。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展迅速，人類活動主要通過信息資源來承載，人事檔案是對人的成長以及社會經(jīng)歷進(jìn)行記載，在人力資源管理中有著十分重要的作用，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，人事檔案的信息化管理建設(shè)成為發(fā)展的必然趨勢。人事檔案的信息化建設(shè)需要以信息技術(shù)為依托，不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，將人事檔案信息錄入到計算機(jī)中，利用計算機(jī)進(jìn)行管理，保證人事檔案信息的全面、真實(shí)，避免出現(xiàn)信息丟失的情況[1]。利用計算機(jī)進(jìn)行人事檔案管理有助于提高檔案信息的安全性和完整性，有助于檔案信息的開發(fā)和利用。人事檔案中的信息數(shù)量比較大，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理有助于提高信息的更新速度，強(qiáng)化信息資源的共享，避免傳統(tǒng)紙質(zhì)管理中復(fù)雜的工作環(huán)節(jié)，減少勞動力的支出。通過及時更新人事檔案信息資料，企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)能夠更加全面、及時、準(zhǔn)確的了解員工的工作情況，為人事變動提供了科學(xué)的依據(jù)。同時，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè)，能夠促進(jìn)人事檔案管理效率以及效果的實(shí)現(xiàn)，促進(jìn)管理水平的提升。信息化的人事檔案管理是在計算機(jī)上對檔案信息進(jìn)行查詢、修改和更新的，能夠避免破壞原始檔案資料，保證檔案信息資源的權(quán)威性。人事檔案信息的建設(shè)應(yīng)尊重員工，保證員工的知情權(quán)，這樣人事檔案才有利用的價值，對人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，員工能夠通過網(wǎng)絡(luò)查詢了解自己的檔案信息，為員工解疑答惑，體現(xiàn)人性化服務(wù)。因此應(yīng)加強(qiáng)人事檔案的信息化建設(shè)，促進(jìn)人力資源管理效果和水平的提高。

二、新時期人事檔案管理的信息化建設(shè)對策

1.提高對人事檔案信息化管理的重視程度

當(dāng)前信息化建設(shè)逐漸推進(jìn)，人事檔案管理的信息化建設(shè)也得到了一定的發(fā)展，人事檔案的信息化建設(shè)就是利用信息管理系統(tǒng)進(jìn)行動態(tài)化、即時性的建設(shè)，促進(jìn)人事檔案管理水平的提高。因此應(yīng)提高對人事檔案信息化建設(shè)的重視程度，了解信息化建設(shè)的作用和意義。人事檔案管理的信息化建設(shè)不是一朝一夕就可以實(shí)現(xiàn)的，應(yīng)將人事檔案管理信息化建設(shè)納入到日常管理工作中，從企事業(yè)單位的實(shí)際情況出發(fā)，循序漸進(jìn)，不斷提升人事檔案信息化的建設(shè)效果和水平，對人事檔案的信息化建設(shè)進(jìn)行綜合的研究和分析，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，并積極采取措施加以解決[2]，使人事檔案管理信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)高效、順利的建設(shè)與發(fā)展。

2.加強(qiáng)信息化軟件的開發(fā)力度

人事檔案管理的信息化建設(shè)需要利用信息管理平臺來實(shí)現(xiàn)，因此應(yīng)檔案管理以及科學(xué)技術(shù)人員應(yīng)加強(qiáng)對人事檔案管理信息化軟件的開發(fā)和利用，對各種操作系統(tǒng)進(jìn)行升級，建立完善的人事檔案信息管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的有效推進(jìn)，在人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)時，應(yīng)注重管理系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn)，數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)應(yīng)具有一定的查詢、傳輸、處理等功能[3]，在人事檔案信息化管理建設(shè)中，數(shù)據(jù)庫中包含著大量人員信息，這些信息數(shù)據(jù)是需要重復(fù)利用的，因此要以人事檔案管理信息化建設(shè)為核心，促進(jìn)信息資源的利用效率，實(shí)現(xiàn)信息的共享，保證信息資源的科學(xué)性、安全性，提高人事檔案的信息服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的高效推進(jìn)。

3.提高檔案管理人員的素質(zhì)能力

人事檔案管理的信息化建設(shè)最終還是由人來完成的，因此在人事檔案管理的信息化建設(shè)中，應(yīng)努力提高人事檔案管理人員的素質(zhì)能力，提高人事檔案管理人員的服務(wù)水平。在人事檔案信息化管理中，需要利用計算機(jī)對文字、圖像、聲音等進(jìn)行加工處理，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)字化存儲，并通過人事檔案管理平臺實(shí)現(xiàn)人事檔案的傳輸和共享，以便滿足人們的人事檔案需求。檔案管理人員應(yīng)掌握一定的信息處理基礎(chǔ)，明確檔案管理的相關(guān)知識，以高度的責(zé)任感投入到人事檔案管理信息化建設(shè)中，促進(jìn)人事檔案管理水平的提高。

4.做好人事檔案的安全管理工作

由于計算機(jī)本身的局限性，使得在人事檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)加強(qiáng)對人事檔案信息安全的管理，在做好人事檔案信息資源共享的同時，也應(yīng)注重檔案信息的安全問題，避免由于檔案信息泄露造成嚴(yán)重的損失。因此人事檔案管理部門應(yīng)努力強(qiáng)化檔案信息的安全管理工作，做好安全保護(hù)措施，保證人事檔案的真實(shí)性和科學(xué)性。對計算機(jī)中的人事檔案做好備份工作，并明確人事檔案數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限，保證人事檔案的管理能夠按照相關(guān)的制度進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)人事檔案的安全管理。

三、結(jié)束語

當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)以及信息技術(shù)快速發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到社會生產(chǎn)及生活的各個領(lǐng)域，在人事檔案管理中，計算機(jī)技術(shù)也得到了普及，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向信息化檔案管理的轉(zhuǎn)變，促進(jìn)了人事檔案管理效率的提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]張雨薇,李鋒.人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略分析[J].科協(xié)論壇(下半月),2013.14(11):148-149.

[2]郝小紅.新時期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2012.11(15):142-143.

[3]黃芝虹.新時期人事檔案管理信息化建設(shè)探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè),2010.29(3):294-295.

作者：劉慧超 單位：安圖縣機(jī)構(gòu)編制委員會辦公室