醫院人事檔案管理完善策略研究

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摘要：我國社會經濟正處于發展高峰期，新醫改政策的實施也處于新階段，醫院改革中人事改革工作增強了各個醫院的人才流動性，在此背景下，醫院人事檔案的管理面臨著新的挑戰。本文以人才流動性增強為研究背景，以現階段醫院人事檔案管理現狀中存在的問題作為切入點，著重分析了人才流動背景下加強和完善醫院人事檔案管理工作的有效辦法。

關鍵詞：人才流動；醫院；人事檔案；完善策略

人事檔案承載著醫院內工作人員的全部職業資料，包括個人信息、學歷、工作經驗等，不僅與薪資待遇、社會勞動保障以及組織關系掛鉤，同時具有一定的法律效力，也是人才培養的重要依據[1]。隨著醫院規模的不斷擴大，醫院內部人事組成復雜，人才流動頻繁，人事管理缺乏完整的制度，導致人事管理工作難以有序進行。現代信息技術與醫院管理的融合也將醫院人事管理推向了新的高度，更加科學、規范的人事檔案管理能夠提高人事管理的有效性，如何將人事檔案管理工作的效用最大化是各大醫院亟需解決的問題。

一、人才流動背景下醫院人事檔案管理現狀及存在的問題

隨著新醫改政策的不斷深入，醫院內部的人員管理也產生了巨大的變化。為了能夠提高醫療質量，取得更好的社會效益和經濟效益，許多醫院增強了內部人員的流動性，通常采用外聘的形式招募醫務人員、科研人員、技術人員等。在此背景下，醫院流動人員的檔案管理也呈現出新的問題。

（一）檔案管理不規范現階段我國醫院的人事管理集中在提升醫護人員的專業技術與綜合素質上，缺乏人事檔案管理意識。這種現象的產生主要是由于醫院工作的特殊性。醫院工作的核心在于為病人提供醫療服務。醫院每天要接待大量的病人，并且要為這些病人解決醫療問題，這就需要醫護人員將時間與精力放在技術研究和與病患溝通上，對于檔案的提交與補充有所忽視。[2]同時，醫院人事檔案管理工作醫院內部的“幕后”工作，相對于財務部門、醫護部門、門診部門、住院部門等其他部門，其工作并不受到重視。有很多的醫院建立了醫護站，也通過互聯網的HIS系統對醫院的各個部門進行信息化管理，使醫護人員和患者均可以共享醫療資源。但是大部分醫院的信息化管理中忽視了人事檔案管理工作，仍然采用傳統的紙質資料或者膠片存檔，造成檔案信息收集、分類、整理和歸檔工作難度增加，工作水平下降；此外，檔案管理工作看似簡單，并不需要專業的技術，所以有些從業人員在工作中經常會消極怠工；另外，有些醫院會雇傭兼職或非專業人士，這些人員的相關專業知識較為欠缺，不能夠有效挖掘出檔案中潛在的價值，醫院人事檔案中無法完整、準確的體現醫護人員的科研水平、臨床業績、教學水平等綜合素質，也就無法為醫院對流動人才客觀背景以及真正能力的準確判斷提供依據。這種情況的產生，是由于落后的管理理念與先進的科學技術發生沖突，從而產生了影響醫院發展的重大矛盾。

（二）檔案管理人員素質有待提升醫院人事檔案的管理人員需要盡職盡責做好檔案保存、交接等日常工作，保證醫院人事檔案的安全性與傳遞性。為此，人事檔案管理人員首先要具備較好的職業精神；其次，部分醫院的人事檔案管理人員變動較為頻繁，基于各醫院人事檔案管理制度的差異性，新上任人員不熟悉管理流程、規范，難以高效完成人事檔案管理工作；最后，醫院人事檔案數量龐雜，在信息化發展不充分的情況下，人事檔案管理人員的工作量較大，容易產生懈怠、消極的工作態度。總體來說，人事檔案管理人員的綜合素質較低。

（三）檔案移交不及時人才流動背景下，醫院的流動人員檔案管理難度加大。流動人員的辭退等行為會產生解除勞動合同、薪資結算等文件，此類文件需歸入流動人員的人事檔案之中。部分不具備人事權利的單位擅自保管流動人員相關文件資料，導致檔案遺漏、丟失的現象。此外，人事檔案的作用隨醫院人才招聘理念的轉變，其作用逐漸弱化。隨著醫療體制改革的深入，醫院與醫院之間的核心競爭轉變為人才競爭。為此，醫院在招聘人員時，通常采用筆試、面試等方式，考核人員的專業技術與經驗，忽視了人員職業道德、工作態度等綜合素質。因此，人事檔案反映人員工作能力、職業精神、培訓落實的作用也逐步弱化，造成人事檔案“無用化”，由此來看，醫院對于人事檔案管理工作的重視程度明顯不足。各部門人員在此人員招聘理念及管理理念的影響下，對檔案相關文件的編制、移交也有所忽視。

二、人才流動背景下醫院人事檔案管理的完善策略研究

（一）完善人事檔案管理制度人事檔案管理雖然屬于醫院內部管理，包含與人事活動相關的所有記錄，但是為了能夠提高人事檔案管理的規范性，人事檔案管理應當嚴格遵照《檔案法》制定完善的人事檔案管理制度[3]。人事檔案管理人員應當明確自己的責任，根據醫院的需求實現人事檔案管理的全面覆蓋，聯合醫院內部的各個部門與相關人員，及時對檔案進行收集、整理、鑒定與歸檔。此外，醫院應當對人事檔案的各個環節與責任人員實行統一、規范的管理辦法，清晰劃分人事檔案管理的權利和責任，對醫院內外部的人事檔案嚴格審核，實地考察醫護人員的技術水平、工作經歷、科研水平等其他與人才綜合素質相關的指標，確保檔案信息的真實性、準確性。

（二）建立信息化人事檔案管理模式醫院人事檔案管理工作受人才流動性增強的影響，人事檔案的數量有所增加。傳統的醫院人事檔案主要以紙質資料為主。紙質資料的記錄需要管理人員的細致與耐心，因此紙質檔案的容錯率較低，稍有疏忽就會降低檔案的真實性。如有關檔案記錄人員遇到特殊情況，會難以完成及時記錄的工作，嚴重影響檔案記錄的時效性。同時，查詢紙質檔案資料的工作十分繁瑣，要想在資料中提取有效信息需要花費大量的時間及人力，大大降低人事檔案的參考與使用作用。此外，紙質檔案無法隨意流通于各個部門，不方便上級下達命令，下級反饋工作。最后，人才流動背景下，醫院要根據需求培訓相關人才，這就需要有針對性的分析和調整人員職責[4]。傳統人事檔案管理辦法無法對檔案資料進行大數據管理，常常出現人才與職責不配合的現象。檔案管理的信息化可大大避免紙質檔案所遇到的問題。醫院人事檔案的信息化建設，需要設備、技術以及人員的支持。即，醫院人事檔案信息化建設的基礎為專業的信息化設備、具有信息技術的設備管理人才，以及能夠進行信息化管理的人員。醫院需要結合自身的特點和發展需求，引進專業設備；技術人員需要保證人事檔案信息系統的正常運行，對設備進行日常維護與保養，避免設備故障影響人事檔案工作效率；人事檔案信息化管理人員需要具備一定的信息操作能力，能夠對數據、信息進行分析和預測，以此為醫院管理決策提供支持。

（三）提高管理培訓，強化管理意識針對人事檔案管理意識缺乏這種情況，醫院應當從以下幾個方面提升管理人員素質，擴大管理范圍[5]。第一、醫院可以通過微信或QQ群組、醫院網站、主題講座等對醫院人事檔案管理的重要性進行宣傳，不僅要提高相關管理人員意識，還要讓所有工作人員明白人事檔案的重要性。第二、培養人事檔案管理人員的專業能力，包括理論知識，如人才流動下的管理理念轉變、人事檔案管理方法等；專業技術，例如軟件使用、網絡知識等。第三、加強監管。醫院要將監管落實到人事檔案管理的各個環節，實行追責制度，確保人事檔案管理工作有效進行。

（四）人事服務形式的創新人事檔案管理人員應不斷充實人事檔案的內容，提高人事檔案的使用價值。要全面了解醫院和人才對人事檔案的要求，將過去的“待命”服務轉變為“受眾”和“發展”服務，重點分析醫院人事檔案用戶的多方面需求，為其提供相應的服務。人事檔案管理部門要優化人員、資源的配置，做好人事檔案的安全管理工作，進一步推動人事檔案管理的科學化、制度化以及規范化。

三、結語

人才流動性增強為醫院發展帶來了機遇，在這一過程中，為了抓住機遇，實現突破性發展，醫院需要應對其背后的挑戰。對人事檔案管理給予充分的認識，就是應對挑戰的前提條件，此外，醫院還需要構建信息化管理模式和加強相關人員的培訓，為人事檔案管理提供支撐，確保醫院人事工作的順利進行。

參考文獻：

[1]武輝.人才流動背景下醫院人事檔案管理的完善對策[J].檔案管理,2019(06).

[2]溫淑珍.當前醫院人事檔案管理中存在的不足與優化策略簡析[J].科技創新導報,2018,15(15).

[3]宋丹.新形勢下醫院人事檔案管理分析[J].辦公室業務,2018(06).

[4]劉祥.醫院人事檔案管理工作探討[J].辦公室業務,2018(05).

[5]周翠蘭.對目前醫院人事檔案信息化管理創新策略分析[J].辦公室業務,2016(07).

作者：程文鵬 王浩 單位：山東省微山縣中醫院