醫院人事檔案信息化管理探索

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摘要：人事檔案是醫院的人事資料庫，是醫院對醫護人員個人資料以及工作動態進行考核的重要參考，對于改善醫院人事管理機制、強化人事管理工作有著十分重要的意義。基于此，本文首先對信息化在醫院人事檔案管理工作中的重要作用展開了研究分析，并針對醫院當前人事檔案信息化管理工作存在的問題，提出了幾點建議，以期對醫院人事檔案管理方面的工作能夠提供一定的建議與參考。

關鍵詞：人事檔案；信息化；醫院；管理工作

人事檔案管理是醫院管理工作的一項重要內容。隨著社會時代的發展進步，醫療體制改革以及人事體制改革也得到了不斷地深入，辦公自動化水平也有了顯著的提升[1]，電腦目前已在各個領域得到了廣泛的應用，醫院人事檔案管理工作也逐漸朝著信息化的方向發展。

1醫院人事檔案管理信息化建設的重要意義

1.1促進了工作效率的有效提升。信息化管理對于醫院人事檔案工作效率的提升有著十分積極的作用。以往翻箱倒柜找人事檔案的方式較為麻煩，且需要耗費很多的時間和人力。而信息化的人事檔案管理有著智能化、自動化的優勢，工作人員能夠以最短的時間搜索到符合標準的人選，節約了大量的工作時間[2]。比如工作人員可以利用電腦，通過檢索醫護人員的姓名、科室、職稱等。此外通過計算機，還能快速生成所需的數據表格與統計報表，根據具體的要求進行打印，同時也大大降低了出錯率[3]。信息化的醫院人事管理方式，也使員工資料的更新方式變得更加便捷，為保障人事工作的時效性以及準確性提供了有效的保證。1.2有利于紙質人事檔案的保護。醫院人事檔案有著十分重要的作用，但由于紙質檔案存在著難更改等客觀性的特征，這就意味著信息化檔案是必須存在[4]。信息化的人事檔案管理，可以通過電腦開辟專欄，將醫護人員原發檔案進行存檔，在需要的時候，首先通過電腦查詢原發檔案，遇到不確定的地方或者存在問題的地方，再去翻閱紙質人事原發檔案，這樣就大大減少了翻閱紙質檔案的幾率，在很大程度上保護了紙質檔案[5]。此外，通過計算機，可以保存大量的人事檔案資料，減輕了紙張浪費的問題，節約了大量的資源。此外，信息化的人事檔案管理，能夠充分借助網絡優勢，通過電子郵件形式傳輸相關的公務文件以及人事信息，推動醫院人事管理工作朝著規范化、現代化、智能化的方向發展。1.3有利于調動人事檔案工作人員的積極性。信息化的人事檔案管理能夠促進工作人員綜合能力的有效提升，激發工作人員的積極性。信息化的人事檔案管理能夠強化信息分析，有效提升了信息搜索的實現內涵，達到了人盡其才的目的[6]。信息化的人事檔案管理減少了工作人員的工作量，提高了人事檔案管理效率，同時也提升了檔案管理人員的綜合能力，給這項工作注入了新的活力，從而將檔案管理人員的工作熱情充分地激發了出來。

2醫院人事檔案管理目前存在的問題

2.1信息較為繁冗。醫院人事檔案涉及的內容極為廣泛，包括醫護人員個人資料檔案、工作經歷檔案以及人事調配等，這些檔案的信息量巨大，無形中增加了工作人員的工作量以及工作難度。由于人事檔案資料較多，因而在進行工作交接的時候，稍不留神就會導致丟失資料的問題，對信息的準確性與完整性產生了很大的影響[7]。繁冗的人事檔案資料給工作人員增加了很多的負擔。首先是浪費了大量的時間，檔案查閱需要前往檔案室，找到相應科室的檔案柜之后，還需要在大量的檔案中翻找自己所需的資料。其次是造成了紙張浪費的問題，經過多次翻閱之后，人事檔案很容易出現破損的問題，如果進行重新記錄，勢必需要消耗大量的紙張。最后是造成了勞動力浪費的問題，工作人員需要進行檔案的記錄、歸檔、完善以及重置，尤其是檔案的完善和重置，需要以原有檔案為基礎，再重置一份，因而耗費了大量的勞動力。2.2工作人員管理不到位。人事檔案的管理較為乏味枯燥，工作人員通常每天都需要重復同樣的工作，且需要花費大量的時間進行檔案的翻閱和查找。長此以往，工作人員很容易產生懈怠的情緒[8]。除此之外，還有一些工作人員還沒有認識到人事檔案管理工作的重要性，只是簡單地認為自己的工作就是在領導和醫護人員需要的時候，能夠及時將完整的資料找出來就足夠了，這種錯誤的認識對醫院人事檔案管理工作產生了較大的影響，同時也很難滿足社會發展的要求。2.3缺乏完善的人事檔案管理制度。不完善的檔案管理制度主要體現為，工作人員在進行檔案的收集和歸檔時較為被動，工作程序不夠細致，沒有按照相關的標準開展各項工作。管理人員需要負責很多工作，很難對其工作內容進行具體的劃分，同時管理者不重視人事檔案管理工作，也是一個非常重要的影響因素，這些都是導致人事檔案管理制度不完善的重要因素[9]。

3醫院人事檔案信息化管理的措施

3.1管理者要高度重視人事檔案管理工作。醫院的管理者要對醫院的人事檔案管理工作的信息化建設引起高度的重視，對人事檔案信息化管理的重要性有一個全面、深入的認識，使信息化在人事檔案管理中能夠充分發揮其優勢作用，通過多種方式創造有利的條件，促進醫院人事檔案信息化建設水平的全面提升，為醫院人事檔案管理工作的順利有序開展奠定良好的基礎[10]。3.2引進高素質計算機應用人才。醫院在招募人事檔案管理人員的過程中，應以計算機應用能力作為人才錄用的一個標準[11]。通過這種招聘方式，不僅能夠吸引更多高素質的計算機應用人才，同時對于檔案管理工作人員計算機整體應用能力的提升，也有著十分積極的意義，也為醫院收納了更多的計算機應用導師，找到了檔案管理部門管理人員的計算機培訓人才，這樣醫院的檔案管理人員就能得到更加專業的培訓，有效地提升了工作人員的專業素質。3.3積極應用現代化的人事檔案管理系統醫院應自上而下統一建立一套數據庫，以便各部門能夠共享各種資源信息。信息化的人事檔案管理系統，可以為醫院人事檔案資料的準確性與完整性提供有效的保障，推進醫院人事檔案信息化建設的進程[12]。3.4加強人事檔案信息化系統的維護。要確保人事管理檔案數據庫中信息的真實性，醫護人員的資料要符合實際情況。同時還要及時更新人事檔案的信息資料。人事檔案信息化系統涵蓋了很多方面的內容，包括醫護人員的個人資料、工作履歷以及醫院的實際情況等信息，工作人員必須對這些資料進行備份，并配備最先進的硬件設備，對數據庫的安全進行隨時維護，避免人事檔案信息化系統遭受攻擊而造成數據泄露的問題[13]。此外，還要將人事檔案的保密工作做好。3.5強化人事檔案管理人員的知識與技能培訓。強化人事檔案管理工作人員的業務培訓，為其提供進修學習的平臺和機會，同時還要積極引導人事檔案管理人員進行主動的學習，強化其自主學習的意識，以此促進工作人員專業能力的不斷提升。此外，還應強化人事檔案管理人員的思想認識，使其樹立正確的思想觀念，始終保持良好的信息化工作狀態，從而更好地適應醫院人事檔案管理工作的發展需要，努力打造一支專業的信息化人事檔案管理隊伍。

4結束語

總而言之，信息化的人事檔案管理，能夠將工作人員從繁瑣的工作者解脫出來，在節約人力成本的同時，大大提升了工作的效率，更好地適應了當前醫院人事管理的發展需要。人事檔案管理工作，順應了我國醫療改革的發展方向，為醫院各項工作的順利開展奠定了良好的基礎，推動了我國醫療衛生事業的長效發展。

作者:梁燕 單位:南陽市中心醫院