非供應(yīng)鏈類采購合同管理體系建設(shè)
前言：想要寫出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了非供應(yīng)鏈類采購合同管理體系建設(shè)范文，希望能給你帶來靈感和參考，敬請閱讀。
一、常見的公司合同管理漏洞
未對合同履行狀態(tài)進行有效的跟蹤和反饋，導(dǎo)致合同結(jié)算不嚴格，無法進行適當?shù)暮贤男星闆r的檢查有些公司雖然對合同簽訂前的比價、招投標等工作進行了規(guī)范和控制，但缺乏有效的合同履約的跟蹤管理，經(jīng)辦人員編制付款預(yù)算時往往將同一家供應(yīng)商涉及多筆合同付款混報預(yù)算，特別是合同重要條款發(fā)生變更是無法對合同版本進行控制，在賬務(wù)上無法準確知曉公司還有多少在手合同沒有履行，對于監(jiān)控付款及合同履約更是無從下手，無法及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。
針對以上的漏洞和問題，筆者試著轉(zhuǎn)變管理思路，采用深度應(yīng)用金蝶ERP系統(tǒng)的思路，采用項目管控方式，建立起公司的非供應(yīng)鏈類采購合同管理體系。通過建立一套規(guī)范和有效控制非供應(yīng)鏈類合同管理業(yè)務(wù)操作流程并對合同承辦部門的經(jīng)辦人員進行有針對性的培訓(xùn)，在國家內(nèi)控法規(guī)和現(xiàn)有制度保證的情況下，有效監(jiān)控這一部分合同的執(zhí)行和結(jié)算，有效降低企業(yè)財稅風(fēng)險、提高合同履行執(zhí)行效率，提高公司信譽。
（一）確立項目的階段性目標
1、確立非供應(yīng)鏈合同類合同分類及編碼規(guī)則。
2、實現(xiàn)在金蝶ERP實現(xiàn)非供應(yīng)鏈合同類合同的錄入、審核、付款、開票結(jié)算流程順暢。
3、指導(dǎo)業(yè)務(wù)人員操作，確立試點對象，完成兩個月的業(yè)務(wù)同步模擬測試。
4、制定《非供應(yīng)鏈類合同管理操作規(guī)范》。
（二）項目具體實施的總體思路
1、根據(jù)公司現(xiàn)狀確立本單位涉及納入管理的合同實施的范圍。針對公司業(yè)務(wù)情況對涉及的合同進行分類和編碼規(guī)則的制定。合同編號是一個基本的工作點，也是錄入ERP系統(tǒng)進行管理的一項重要內(nèi)容。編號是可以按照部門代碼+年份縮寫+合同類別進行編號，也可依據(jù)以前公司或單位的習(xí)慣分類來編，總之，目的只有一個，方便記憶、保存和查找。
2、走訪業(yè)務(wù)單位并開展公司合同管理現(xiàn)狀的調(diào)研，了解并分析現(xiàn)有流程風(fēng)險點?？梢圆扇緲I(yè)務(wù)進行分析的方式，找出涉及問題最多的部門和業(yè)務(wù)，有針對性的進行問題調(diào)研。特別需要挖掘現(xiàn)有合同履約結(jié)算流程的風(fēng)險點。
3、根據(jù)調(diào)研結(jié)果拿出具體項目方案并在項目組開展項目方案評審。在這個階段需要注意，可以先對公司使用的財務(wù)軟件進行深度挖掘和利用，盡可能不要改變穩(wěn)定系統(tǒng)的核算思路，但對于需要重點把控系統(tǒng)又無法支持的情況下，建議對系統(tǒng)進行簡單的開發(fā)調(diào)試。例如，例如有的公司在年初會下達技改計劃和資金預(yù)算計劃，而系統(tǒng)提供的合同錄入單據(jù)中又沒有填列技改編號的地方，那么可以在合同錄入單據(jù)和付款單及系統(tǒng)發(fā)票的單據(jù)上進行將此內(nèi)容添加成必錄項。
4、根據(jù)確定的方案在ERP測試系統(tǒng)進行模擬測試，包含權(quán)限設(shè)置測試、業(yè)務(wù)流程測試、關(guān)鍵控制點測試、財務(wù)控制點對接等。這個環(huán)節(jié)特別重要，需要在測試庫中進行完整業(yè)務(wù)錄入，并對各種可能發(fā)生的情況做好業(yè)務(wù)應(yīng)對，有的公司的財務(wù)軟件如果系統(tǒng)操作復(fù)雜，那么更要考慮與財務(wù)流程的對接，包括什么角色的業(yè)務(wù)人在什么情況下做怎樣的動作來完成。
5、根據(jù)測試結(jié)果編寫《非供應(yīng)鏈類合同管理操作規(guī)范》并組織業(yè)務(wù)和財務(wù)開展一對一業(yè)務(wù)操作培訓(xùn)。
6、確認項目正式系統(tǒng)試運行時EnterpriseResourcePlanning推進范圍，采取先試點再推廣的方式，以公司常常發(fā)生的合同試點對象，在測試帳套中運行檢查2-3個月無特殊流程變化后逐步推廣至其他非供應(yīng)鏈類合同正式運行。
（三）筆者對開展該項目的思考
通過該項目的實施，從源頭開始讓業(yè)務(wù)人員在系統(tǒng)中對所簽訂的合同進行電子備案，授權(quán)該業(yè)務(wù)人員所在單位領(lǐng)導(dǎo)對合同進行審批，后期業(yè)務(wù)人員取得發(fā)票或需要進行付款時與系統(tǒng)中的合同先進行關(guān)聯(lián)，財務(wù)人員只負責(zé)調(diào)取電子合同資料對發(fā)票內(nèi)容和付款時間及合同載明的付款條款進行核查，系統(tǒng)自動對超出合同標的金額的發(fā)票和付款進行錯誤提示。原工作方式下靠的是細心的業(yè)務(wù)人員手工做備查簿登記每次在財務(wù)發(fā)票掛賬及付款情況，然而這種低效的工作方式往往容易出錯，財務(wù)人員根本無法知曉合同履行情況，合同管理失去控制，新的工作方式業(yè)務(wù)人員的各種操作受到系統(tǒng)控制，財務(wù)人員脫離了基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)操作達到了職責(zé)分離互相監(jiān)控的目的?，F(xiàn)如今很多制造企業(yè)都在做信息化提升管理的工作，紛紛實施了各種適合自己企業(yè)的ERP管理系統(tǒng)。ERP作為企業(yè)資源規(guī)劃（EnterpriseResourcePlanning）的縮寫，濃縮了更深一層的含義，即如何將企業(yè)的資源進行整體規(guī)劃，這是一個系統(tǒng)工程。ERP已經(jīng)上線的企業(yè)后期一定要持續(xù)的更深度的應(yīng)用這個系統(tǒng)。深度應(yīng)用系統(tǒng)并不是只拋開系統(tǒng)之外獨自開發(fā)新的管理或分析報表，而是利用現(xiàn)有系統(tǒng)提供的資源“拿來”使用，在深度應(yīng)用的過程中，考慮兼顧效率和效能最優(yōu)的原則梳理原有業(yè)務(wù)進行，讓系統(tǒng)成為連接業(yè)務(wù)與財務(wù)的一個關(guān)鍵的平臺，財務(wù)人員也要帶著“互聯(lián)網(wǎng)+”的思維重新審視系統(tǒng)，多考慮用系統(tǒng)控制規(guī)范業(yè)務(wù)行為和業(yè)務(wù)內(nèi)容，從管理會計的角度提升自己，深化系統(tǒng)應(yīng)用并貼合企業(yè)本身為企業(yè)經(jīng)營所用。
作者：王琳琳 單位：陜西寶光真空電器股份有限公司
