醫(yī)院等級評審助力醫(yī)學(xué)裝備檔案管理

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摘要：剖析當(dāng)前醫(yī)院醫(yī)學(xué)裝備檔案管理中存在的問題，依據(jù)醫(yī)院等級評審醫(yī)學(xué)裝備相關(guān)條款要求，在醫(yī)院等級評審迎評工作中探索醫(yī)學(xué)裝備檔案規(guī)范化管理策略，提高醫(yī)學(xué)裝備檔案規(guī)范化管理水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)裝備；醫(yī)院等級評審；檔案管理；規(guī)范化

醫(yī)學(xué)裝備管理是醫(yī)院等級評審的重要內(nèi)容，其文檔資料檢查占醫(yī)學(xué)裝備管理的80%以上。[1]醫(yī)學(xué)裝備管理檔案的抽查歸根結(jié)底就是對醫(yī)院檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作的一次全面檢驗，在醫(yī)院等級評審中有著重要作用和意義，是醫(yī)院等級評審的內(nèi)在要求。[2]

1醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作中存在的問題

1.1重視程度不夠，缺乏統(tǒng)一管理。

多數(shù)醫(yī)院中存在“重購置、輕管理”現(xiàn)象，對購置設(shè)備的日常運行監(jiān)管、維修保養(yǎng)、周期性檢測、預(yù)防性維護、報廢等內(nèi)容缺乏應(yīng)有的重視。醫(yī)學(xué)裝備檔案管理保存不系統(tǒng)，不完整，間接增加了檔案管理難度，也易造成檔案資料缺失。

1.2制度流程不完善，部門職責(zé)分工不明確。

受醫(yī)院規(guī)模、設(shè)備數(shù)目等因素影響，很多醫(yī)院的醫(yī)學(xué)裝備檔案管理沒有明確的制度要求，缺乏清晰的操作流程。醫(yī)學(xué)裝備檔案管理的相關(guān)部門職責(zé)不明、分工不清，使醫(yī)學(xué)裝備管理部門在收集歸檔材料時協(xié)作配合不夠，導(dǎo)致資料收集出現(xiàn)遺漏情況。

1.3歸檔內(nèi)容繁雜、歸檔范圍不精細。

隨著醫(yī)學(xué)裝備檔案內(nèi)容快速增長，醫(yī)學(xué)裝備檔案容易出現(xiàn)缺失不全、整理歸檔類別不清、分析運用效率低下的情況。結(jié)合醫(yī)院實際情況，實施歸檔設(shè)備目錄和檔案內(nèi)容的規(guī)范管理至關(guān)重要。

1.4管理信息化程度不高。

傳統(tǒng)的醫(yī)學(xué)裝備檔案收集、存儲、整理等工作費時費力，難以查詢和利用。通過引用合適醫(yī)學(xué)裝備管理系統(tǒng)，可以更加快捷、有效地實現(xiàn)醫(yī)學(xué)裝備檔案資源的共享，更利于提高醫(yī)院的社會效益和經(jīng)濟效益。

1.5管理人才缺乏、管理人員能力參差不齊。

目前很多醫(yī)院從事醫(yī)學(xué)裝備檔案管理的人員多為非專業(yè)人員或兼職人員，檔案室管理員知識欠缺，能力參差不齊，溝通、交流困難，工作效率低下，在記載設(shè)備醫(yī)療詳細信息時容易出現(xiàn)遺漏、錯記等問題。[3]

2推動醫(yī)學(xué)裝備檔案管理規(guī)范化的措施

2.1加強宣傳，提高全體檔案管理人員檔案管理意識，加強統(tǒng)一管理。

以醫(yī)院等級評審為契機，真正做到“以評促改，以評促建”，反復(fù)宣傳檔案管理在醫(yī)院等級評審中的重要性，提高全員特別是領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理意識，取得領(lǐng)導(dǎo)和職工對檔案工作的支持，為檔案的規(guī)范化管理打下良好基礎(chǔ)。對此，需采用“統(tǒng)一管理、集中建檔、分級負責(zé)”的醫(yī)學(xué)裝備檔案管理原則，實行醫(yī)院、醫(yī)學(xué)裝備科及使用科室三級管理。

2.2完善醫(yī)學(xué)裝備檔案管理制度流程，健全組織、明確分工。

明確的制度和流程是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。[4]在完善醫(yī)學(xué)裝備檔案管理制度時，遵循集中統(tǒng)一管理的原則，根據(jù)實際制訂了醫(yī)學(xué)裝備從論證、招標(biāo)、采購、驗收、培訓(xùn)、使用評價、日常維護保養(yǎng)，到后期報廢處理及轉(zhuǎn)讓與捐贈等一系列覆蓋醫(yī)學(xué)裝備管理全過程的管理制度與流程，并建立醫(yī)學(xué)裝備檔案管理制度，督促各科室開展制度流程培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作有規(guī)可依、有章可循。在完善醫(yī)院三級管理體系基礎(chǔ)上，加強對各部門各科室醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作的監(jiān)管，并將醫(yī)學(xué)裝備檔案管理作為科室日常管理工作的重要指標(biāo)，納入績效考核。明確使用科室在負責(zé)設(shè)備的日常維護保養(yǎng)的同時，必須做好設(shè)備日常運行監(jiān)測、維護記錄；醫(yī)學(xué)裝備科負責(zé)對裝備購置、驗收、維修維護等檔案進行整合收集，通過明確的分工，促進檔案管理收集過程規(guī)范化。

2.3細化醫(yī)學(xué)裝備檔案的歸檔內(nèi)容、范圍，引入信息化管理系統(tǒng)，推動醫(yī)學(xué)裝備檔案管理信息化。

（1）為了建檔規(guī)范方便，我院嚴格按照國家固定資產(chǎn)的類別并參照國家最新的“醫(yī)療器械分類規(guī)則”及“醫(yī)療器械分類目錄”中68碼的類別進行分類，對整機價格在1500元以上的儀器設(shè)備建立電子固定資產(chǎn)臺賬，整機價格在10000元以上的儀器設(shè)備均實行逐臺建檔，實現(xiàn)了建檔分類的規(guī)范化。固定資產(chǎn)臺賬包括：設(shè)備編號、名稱、規(guī)格型號、生產(chǎn)廠家、設(shè)備分類、使用年限、安裝日期、開箱驗收日期、生產(chǎn)日期、啟用日期、維修負責(zé)人、報廢進度、計量標(biāo)志、強檢標(biāo)志、檔案編號等，每臺設(shè)備對應(yīng)唯一一張固定資產(chǎn)卡，打印并粘貼。（2）在固定資產(chǎn)管理基礎(chǔ)上，我院引入醫(yī)學(xué)裝備信息化管理系統(tǒng)，包含驗收管理、庫房管理、臺賬管理、維修管理、統(tǒng)計分析等，從論證申購開始就建立電子檔案，實現(xiàn)從驗收審核、臺賬管理、日常維修保養(yǎng)、預(yù)防性維護保養(yǎng)到后期統(tǒng)計分析完備的電子檔案管理系統(tǒng)，管理者和工程師可以隨時查詢在賬設(shè)備所有的運行及維修保養(yǎng)情況，定期對全院設(shè)備故障率、維修保養(yǎng)、計量檢測等進行統(tǒng)計分析；操作者可進行網(wǎng)上報修、臺賬查詢等，實現(xiàn)了科室數(shù)據(jù)共享，為醫(yī)學(xué)裝備管理提供有力支撐，為醫(yī)院經(jīng)濟效益和社會效益分析提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支撐，實現(xiàn)醫(yī)院電子檔案管理的規(guī)范化。（3）醫(yī)院根據(jù)檔案管理流程，當(dāng)設(shè)備開箱驗收、調(diào)試安裝、培訓(xùn)考核完成后，逐臺建立紙質(zhì)檔案，并進行分類和編號，醫(yī)學(xué)裝備檔案編號與固資管理系統(tǒng)內(nèi)檔案編號一致。我院主要采取檔案集中管理模式，單個設(shè)備為主體逐臺建檔，從科室提交設(shè)備購置申請開始，以建檔時間及類別為位置索引進行建檔，醫(yī)學(xué)裝備檔案中包含設(shè)備購置申請、論證報告、購置合同、設(shè)備開箱驗收、現(xiàn)場調(diào)試、培訓(xùn)考核、售后服務(wù)記錄等檔案信息，隨著設(shè)備使用過程不斷更新設(shè)備檔案信息，直到該設(shè)備報廢時停止更新。

2.4加強醫(yī)學(xué)裝備檔案管理隊伍，提高醫(yī)學(xué)裝備檔案管理人員能力。

我院組建了一支穩(wěn)定的專兼職檔案員管理隊伍，醫(yī)院設(shè)立專門檔案管理機構(gòu)，醫(yī)學(xué)裝備科設(shè)立獨立檔案室及專職檔案管理員，每個臨床科室以科室主任為第一責(zé)任人，設(shè)立一名兼職醫(yī)學(xué)裝備檔案員，專門負責(zé)本科室醫(yī)學(xué)檔案材料的收集；由醫(yī)學(xué)裝備科定期組織兼職檔案員進行檔案知識及醫(yī)學(xué)裝備管理知識培訓(xùn)；加強對科室醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作的督導(dǎo)檢查，并指導(dǎo)他們對醫(yī)學(xué)裝備第一手的原始資料進行有效及時的收集和整理，不斷提高醫(yī)學(xué)裝備檔案管理人員科學(xué)管理意識和整體素質(zhì)，提高效率和執(zhí)行力，有效地降低了醫(yī)學(xué)裝備檔案規(guī)范化管理的難度。

3結(jié)語

醫(yī)院等級評審是推動醫(yī)院醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作的規(guī)范化良好契機。醫(yī)院等級評審“持續(xù)改進”的理念要始終貫徹到醫(yī)學(xué)裝備檔案管理中，借助信息化手段，不斷推動醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作水平的穩(wěn)步提高，進而推進醫(yī)院更加科學(xué)、規(guī)范和有序的發(fā)展。

參考文獻：

[1]張超群.軍隊綜合醫(yī)院等級評審中做好“醫(yī)學(xué)裝備管理”迎評工作探討[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2012,33(12):94-95.

[2]孫德卿,張婧,陳琦,王躍.新時期醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理策略[J].生物醫(yī)學(xué)工程學(xué)進展,2020,41(01):52-54.

[3]周學(xué)武.我院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的做法和體會[J].生物醫(yī)學(xué)工程學(xué)進展,2011,26(06):88-89.

[4]孫少環(huán),鄭理華,陳宇珂,李敏.醫(yī)院三甲等級評審中規(guī)范醫(yī)療設(shè)備檔案管理的體會[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2014,35(06):145-147.

作者：賈棟 單位：南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校第一附屬醫(yī)院