城鄉居民養老保險檔案管理研究

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摘要：城鄉居民養老保險檔案是參保人員繳費、享受社保待遇的重要依據，加強城鄉居民養老保險檔案管理工作，在保障當事人合法權益方面具有積極的現實意義。本文針對當前城鄉居民養老保險檔案管理特點、現實價值和面臨的問題，有針對性地提出了做好新時期城鄉居民養老保險檔案管理對策，對進一步提升居民養老保險檔案管理工作的科學化水平具有積極的現實意義。

關鍵詞：居民養老保險檔案；新時期；檔案管理

1城鄉居民養老保險檔案的特點

1.1政策性強。我國人口基數大，區域差異性大，以及地區經濟社會發展不平衡，這使得我國城鄉居民養老保險工作始終堅持“保基本、廣覆蓋、有彈性、可持續”“資源參保”“自由選擇參保檔次及繳費水平”等基本原則。因此，作為城鄉居民養老保險的工作管理者，應積極主動地適應和尊重不同參保群體多樣性、流動性及差異性特點，將黨和國家關于城鄉居民養老保險制度和政策落實好、執行好，維護每一名參保人員的切實利益。1.2涉及面廣。據國家統計局公布的數據顯示，截至2018年年末我國人口總數已經達到了13.95億人，城鎮常住人口8.31億人，鄉村常住人口5.64億人。因此，我國城鄉居民養老社會保險涉及面廣、群體數量龐大，這是其他任何一種保險所無法比擬的。1.3內容復雜。從城鄉居民養老保險檔案的內容來看，主要包括：為城鄉符合條件的居民提供參保登記、保費收繳、保費撥付、賬戶管理、保險關系轉移、接收、稽核以及基金管理等，保險業務環節眾多，導致各個環節形成的檔案內容結構復雜，涉及各個領域和各個方面。1.4變動性大。城鄉居民社會養老保險主要是為廣大城鎮居民、農村居民等提供養老保險業務辦理，這些人員大多沒有固定單位、戶籍流動性強，尤其是隨著城鎮化進程的加快，大批農村勞動人口向城鎮轉移，且其工作又不固定，這就使城鎮居民養老保險辦理始終處于流動狀態，導致城鎮居民養老保險檔案常常處于變動狀態，增加了養老保險檔案資料收集、移交和管理的難度。

2城鄉居民養老保險檔案價值

2.1助力養老保險制度改革。城鄉居民養老保險制度的設立旨在為廣大基層群眾提供一份生活保障，是一項得民心、利千秋的民生工程。隨著城鄉居民養老保險并軌制度改革的深入，通過養老保險檔案管理的推進，為養老保險制度的改革提供了參考依據。例如，當前城鄉居民養老保險不僅擔負社保責任，還需要對60歲以上老人提供社會化服務。通過對居民養老保險檔案的規范管理，有助于新增養老保險業務的開展和執行。2.2保障城鄉居民切身利益。城鄉居民養老保險事關每一名參保人的切身利益，無論是參保人員參保手續的辦理，還是養老保險關系的轉移、待遇享受等，都會涉及參保人員的信息采集、保費劃撥等，在此過程中通過科學的檔案資料保管，可以為參保人員養老保險轉移、保費申領提供依據，一旦發生紛爭時，可以第一時間調閱相關檔案資料，作為權利維護的重要憑據。2.3提升養老保險業務質量。城鄉居民養老保險檔案資料的收集、編目、整理、歸檔，以及信息化錄入等，其實質就是對城鄉居民養老保險業務工作開展的有效梳理和歸納，并對業已完成的養老保險業務進行系統回顧、總結，分析存在的問題和不足，通過館藏城鄉居民養老保險檔案編研，數據統計分析，為城鄉居民社保部門領導決策提供有用信息，增強決策的科學性，提升養老保險業務質量和水平。

3城鄉居民養老保險檔案現狀

3.1管理基礎薄弱。城鄉居民養老保險檔案是一項專業性極強的工作，但從當前城鄉居民養老保險檔案的現狀來看，其基礎十分薄弱，主要表現在專業人員數量配備不足，“重業務、輕檔案”的思想認識和觀念在不同程度存在，業務檔案管理所需的經費投入不足，無論是硬件配備，還是軟件投入都不能有效滿足日益增長的養老保險檔案的現實需要，城鄉居民養老保險檔案收集、整理、鑒定、查詢、利用，以及銷毀等管理制度建設存在短板。3.2業務素能不精。從目前從事城鄉居民養老保險檔案工作人員的現狀分析，主要存在人員數量配備較少、年齡結構老化、專業知識欠缺、后期業務培訓跟不上等，這導致從事養老保險檔案工作人員的業務素能不精，掌握檔案專業知識、養老保險業務知識以及計算機信息技術等復合型人才奇缺。3.3利用效率不高。檔案的價值在于利用。從城鄉居民養老保險檔案管理現狀來看，突出表現在檔案的利用效率不高。由于單位合并、機構分拆、人員頻繁調動，影響到社保檔案保管的連續性和完整性。此外，社保檔案沿襲了手工紙質操作為主，電子化、數字化進程緩慢，影響了社保檔案的后期利用效率，社保檔案價值無法發揮出來。

4城鄉居民養老保險檔案對策

4.1思想上重視是關鍵。城鄉居民養老保險檔案的重要性不可低估。做好養老保險檔案工作的關鍵是各級人員在思想上要對這項工作高度重視。黨委政府應成立專門的居民養老保險檔案管理組織機構，將社保部門、檔案管理部門納入到領導小組之中，讓檔案管理部門的專業人員積極參與進來，及時掌握城鄉居民養老保險檔案工作進展，及時做好調度。為保障養老保險檔案管理工作，檔案行政主管部門應將社保檔案所需的經費納入本級財政預算，配備養老保險檔案管理所需的軟硬件基礎設施，如密集架、檔案柜、除濕機、計算機、恒溫機等，按照“十防”標準和要求做好檔案室建設和運行管理。此外，要加快養老保險檔案數字化、現代化進程，對館藏的紙質檔案進行數字化掃描、錄入專門的檔案數據庫中。對新增養老保險檔案要及時對其進行數字化錄入，不斷豐富館藏檔案資源，為后期的查詢、利用奠定扎實基礎。4.2制度上健全是基礎。城鄉居民養老保險工作啟動時間較短，隨著養老保險業務工作的深入推進，城鄉居民參保業務檔案數量呈現出大幅增長態勢，由此所涉及的養老保險檔案管理的規章制度亟待完善。為了保障整個養老保險檔案工作的規范開展，需要從制度上進行約束、指導和保障。為了提升規章制度的可操作性和權威性，應由檔案管理部門與城鄉居民養老保險部門聯合制定《關于城鄉居民基本養老保險檔案管理規則》《城鄉居民基本養老保險業務檔案管理辦法》等，重點是要詳細做好城鄉基本養老保險業務工作的規定，包括養老保險業務檔案的歸檔范圍、保管期限、整理要求、安全保管、鑒定銷毀程序等，確保城鄉基本養老保險業務檔案工作有章可循、有據可依。此外，社區、街道人員大多只熟悉參保繳費業務工作，對于城鄉居民養老保險業務檔案專業知識掌握得不精、不透，可由檔案行政主管部門會同人社部門加強雙方的合作配合，組織城鄉居民養老保險從業者參加檔案業務培訓。通過邀請專家、業務骨干手把手講解、面對面教授，及時回復工作人員在實踐中遇到的困惑或難題，不斷提升從業者的業務理論和實踐能力。此外，隨著數字化、信息化技術在城鄉居民養老保險業務檔案管理中的應用，還應加強現代計算機、信息技術、數字化等知識的培訓，提升檔案從業者的綜合業務素能。4.3管理上規范是保障。為了有效保障城鄉居民養老保險檔案工作的科學化、規范化，切實做好養老保險檔案利用，為城鄉居民提供優質服務，需要在管理的方式方法上與時俱進，創新管理方法，實現養老保險檔案管理工作的可持續和先進性。嚴格按照“參保一生、記錄一生、管理一生、服務一生”的原則和要求，通過檔案行政管理部門的介入，及時審查收集的業務資料是否完整，如申請表、登記表，表、冊、卡及相關證明資料是否齊全。此外，需要對歸檔的養老保險業務檔案進行分類，如分為登記類、申請類，并用不同標識區分。前者用“DJ”，后者用“SQ”不同字母表示。將同一年度、類別及期限的歸檔資料，按照“件”為單位進行歸檔整理。最后進行組卷，在明確類別、保管期限的前提下，對城鄉居民的鎮（街）按照同一年度、保管期限及類別的文件資料進行組卷，可以是100戶一卷，如，第1～100戶為一卷，第101～200戶為第二卷，等等。最后，是以“卷”為單位，來詳細編輯好城鄉居民養老保險的全宗號、案卷號、件號、標題等等，確保整個檔案管理的規范、科學、合理。

參考文獻：

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［2］童正花.城鄉居民基本養老保險檔案規范化管理建議［J］.2017（13）：43.

［3］王建勛.關于城鄉居民養老保險檔案存檔管理要點的探討［J］.決策與信息，2015（12）：300.

作者:王梅 單位:西安市鄠邑區城鄉居民養老保險基金管理中心