知識管理的企業電子檔案系統建設思考

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摘要：隨著知識經濟時代的到來，企業需要將檔案不斷轉變為企業知識，以更好地促進知識共享與傳播，進而提高組織知識創新能力與核心競爭力。本文以企業檔案管理為例，闡述了以知識管理為導向的企業電子檔案系統建設的一些思考，希望對企業檔案信息化建設方面提供一些有益的建議和參考。

關鍵詞：電子檔案管理系統；知識管理；系統集成；知識共享

隨著市場經濟體制的建立和發展，我國社會信息化程度不斷深入，信息載體的多樣化、管理對象的數字化，使得企業檔案管理手段和模式發生著重大的變化，檔案管理的內涵也不斷被延展。企業檔案是對企業重要信息資源的收集和匯總，更是企業知識的歸納和凝練，而知識管理則是對企業內外部各種信息和知識資源的有效識別、全面收集、科學加工和充分利用[1]。企業檔案信息作為知識資源管理的重要源頭和基礎，其管理模式應以企業知識管理為導向，而企業知識管理要以檔案管理為核心，通過對企業知識的充分共享和有效利用，以期不斷提升企業管理效率、創新能力和核心競爭力[2]。本文以企業電子檔案管理系統建設為主線，提出基于知識管理的企業電子檔案管理系統建設和改進思路，并對電子檔案系統深化應用提供了方向性的建議。

一、企業電子檔案系統建設思路

企業檔案作為企業重要信息資源的收集和匯總，是企業知識的歸納和凝練，企業需要借助新的信息化技術措施、新的管理模式，不斷拓展企業檔案的整合范圍、加強企業知識的分析和整理，深化企業知識的共享和利用，使企業檔案伴隨著企業知識管理層次的加深而呈現出新的價值[1]。

（一）統籌規劃，擴展整合范圍

企業電子檔案系統是對企業經營、黨政管理等文件材料進行收集、保管和利用等，隨著企業信息化工作的不斷深入，企業各類應用系統，如：ERP、OA等逐步投入使用，企業所產生的大量電子化、數字化文件是企業經營活動中重要的知識資源，需要通過電子檔案管理系統予以妥善保管和合理利用。同時，企業相關信息資源和知識資源在系統中大量存儲和應用，又為企業檔案管理提供了很好的轉型機遇，促使企業電子檔案管理系統具有很好的開放性，可與現有應用系統進行無縫集成、平滑數據共享和交換，以便對企業檔案信息資源進行開發利用，真正挖掘檔案中所蘊涵的知識價值[3]。以知識管理為導向的企業電子檔案管理系統，需要在建設之初進行統籌規劃，使其不僅可以通過標準數據的方式有效整合企業內部各方面信息資源，而且還可以對企業外部相關信息資源進行整合，如各類政策法規、市場數據分析、業界動態等，通過企業電子檔案系統對其真正有保存價值的信息進行整理和歸檔保存，以便為企業生產經營、管理決策提供支撐服務。

（二）遵循標準，完善分類體系

企業電子檔案管理系統中關于信息資源的分類，一方面要遵循國家及行業的相關標準和規范，按照檔案的來源進行分類。另一方面，企業電子檔案分類還要以知識單元為基礎，在原有按來源分類的基礎上，補充建立知識分類體系，以便用戶能夠高效地檢索到相應的信息。因此，系統在建立之初就需要充分調研和評估公司在知識檢索方面的需求，優先建立常用知識模塊，在知識模塊中設置豐富的、且具有一定共性的關鍵知識點。例如，在貿易合同中，除可能設置合同的基本信息（如：檔號、合同名稱、金額、合同相對方、簽訂時間等關鍵信息）外，還可以設置合同內關鍵條款、簽訂依據、支付方式，甚至合同背景知識等信息模塊，這些信息可通過人為的方式予以標注，也可以通過一些智能算法進行提取和學習。建立語義豐富的分類體系，將有助于用戶快速精準地定位知識范圍，有利于知識的共享和利用。

（三）變被動為主動，提高共享服務能力

由于企業電子檔案在收集過程中要求完整性，往往導致知識的包裹性太強，不容易精準獲取所需的內容。以“知識服務”的方式來開發檔案資源，需要將包裹性強的知識打散，并利用類似標簽或關鍵字的形式予以標注，通過知識導航，知識咨詢、知識檢索等方式，主動并精確地為用戶提供關鍵內容，而不是提供給用戶一整本資料或一大段文字。當然被打散的知識并不是完全的“碎片化”，而是要做到散而有型，即這些被打散的信息相互之間還是有關聯的。企業檔案來源于企業實際生產運營過程中，特別是企業中一些重要應用系統，如ERP系統、OA系統、生產制造系統等，在獲取、整理這些應用系統的電子資料的同時，也要以“知識服務”的方式來“反哺”各應用系統的用戶，類似企業電子檔案知識的主動服務方式，也可以應用于其他應用系統，不僅實現了檔案知識的共享，而且為用戶提供了優質、高效的檔案知識服務。

（四）注重人才管理，提升工作者素質

企業電子檔案系統的建設、運行和維護是由多個部門、不同人員協同實現的過程，僅依靠信息化人員，或檔案工作人員是無法使系統發揮其真正的價值。首先，信息化建設人員必須對檔案工作，以及公司業務非常熟悉，才有效組織電子檔案管理系統的建設實施工作，同時運維人員也要全程參與到系統建設過程中，了解其建設思路、系統結構、使用規范等，以便在系統投入使用后，分析并處理電子檔案管理系統日常運行過程中的基本問題。其次，檔案工作是一個專業性較強的工作崗位，檔案管理人員需接受專業化、先進化的培訓，往往檔案管理人員的能力與素質直接決定著檔案系統的應用效果[4]。同時，檔案工作者應能接受、理解為企業提供知識服務的模式，并主動開展與知識管理相關的實踐活動，不斷將自己從“保管員”向“知識提供者”進行過渡，切實將知識管理這種全新的管理模式融入檔案管理中。

二、總結

檔案知識管理是一個系統化、綜合化、知識化的過程[5]，僅依靠應用系統是無法完成這個復雜過程的，基于知識管理的企業電子檔案管理系統需要企業領導的支持和參與，需要檔案管理人員的專業能力、需要信息化人員的技術能力、需要企業員工的全體參與，更需要建立相應的制度規范，才能使企業電子檔案管理系統邁向知識管理的臺階。將企業電子檔案管理系統以知識管理的方式進行規劃、設計、建設和運行，是對傳統電子檔案管理系統的創新應用，基于知識管理的企業電子檔案管理系統將有利于企業知識的收集、匯總和提煉，有利于企業知識的傳承和利用，有利于企業創新能力和核心競爭力的提升。

參考文獻

[1]任越,曹玉,喬爾.知識管理中檔案價值的重新發現[J].檔案學通訊,2012(3):38-41.

[2]丁曉陽.論知識管理在檔案創新管理中的靈活運用[J].辦公室業務,2018(05):65.

作者：王凱 單位：中國原子能工業有限公司