企業辦公室行政管理工作研究

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摘要：新時期的企事業單位發展中，辦公室行政管理工作任重道遠，復雜且重要，為了完善此方面的工作，應當強化團隊觀念，注重團隊建設的等等，不斷加強制度建設，完善自身發展，從而推動所在企業快速進步。本文重點分析企業辦公室行政管理工作中存在的矛盾及處理對策。

關鍵詞：企業；行政管理；辦公室

當前企業發展中，單位工作的正常運轉離不開辦公室行政管理工作的支持，新時期，社會各個階層發勢頭迅猛，進步較快，顯然對于各方面的工作提出了更高的要求，而企業中的辦公室工作具備了工作量大、繁雜以及點多面廣等特征，亟待提高其工作效率，促進其自身職能的更高效發揮，去完善工作機制等等，凸顯自己的價值和關鍵性作用，這對于企業的更快速發展有著很重要的現實意義。

一、企業辦公室行政管理中的矛盾

1.主動和被動的矛盾。基于其服務性職能的原因，使得辦公室工作具備了被動性，但同時，為了完善和做好辦公室工作，勢必要積極去發揮主動性，轉變被動為主動，應當主動著手卻解決工作及相應任務，而非消極等待，對于非確定性工作，諸如應急、突發事件，則應當忙而不亂，具備高超的應變能力，想領導之所想，預先考慮到可能會出現的問題，適應領導的工作思路，主動做好超前服務，完善自己的工作。

2.大局和小局的矛盾。作為新時期企業內部的綜合部門，辦公室在服務性上體現出了與其他部門的區別，基于此，新時期的辦公室工作的出發點和落腳點，無疑成為了服從大局和服務小局，這就需要其靈活協調，使得出現部門工作與企業整體工作發生矛盾時，抑或是對應的大局工作與小局工作矛盾時，應當整合處理，促使小局服從大局和整體，在此前提下，又不忘做好小局工作，這樣才能真正促進企業的發展和全面進步。

3.“過”與“不過”的矛盾。辦公室工作開展中，需要履行出謀劃策的職責，為領導出主意當參謀，但同時應當注意細節方面應把握好“度”，掌控一定的界限，特別是在領導決策方面，作為新時期的辦公室，應當注意不能缺位，淡然也不能越位，應當知曉自己的輔助和從屬地位，替領導分憂解難，成為領導的智囊團，為其提供盡可能多的資料，從而幫助其進行決策，積極諫言，但注意不可越俎代庖，體現自己的輔助價值。

二、企業辦公室行政管理工作中矛盾的處理對策

綜合看來，新時期的企事業單位發展中，為了更好地發揮辦公室的整體功能，體現其關鍵性作用，積極努力地去提高辦公室人員的整體素質必不可少，在此前提下，應當結合工作的設施，逐漸培養起良好的工作作風的，善于思考，和領會領導的意思，做到忠于職守，樂于奉獻等，促進所在企事業單位的更高效發展。

1.完善辦公室工作管理制度，明確分工。企業辦公室工作水平的提升離不開完善的企業辦公室工作管理制度支持，因此，邀請專業的管理專家及人才共同制定全國統一且適用性比較強的企業辦公室工作管理制度，該制度在責任分工上要做出明確的規定，明確每個工作人員的職責，即權利與義務，并且在企業內部制定詳細的相互監督機制，督促每個工作人員提升自身的服務水平，保障每個環節的服務質量，便可以有效的提升整個企業辦公室工作水平。另外，在、構建并完善科學的企業辦公室工作管理制度之前，要對企業發展要求及員工的內在要求做詳細的調查，保障制度的制定是保障企業及員工的雙方利益，從而提升員工對企業的向心力及歸屬感，促使員工保持親和的態度、飽滿的熱情投入到服務工作中，減少服務差錯，從而全面的提升企業辦公室工作水平。除此之外，根據企業的發展狀態，及時的調整現有的企業辦公室工作管理制度，保持與時俱進的發展態勢，注入可持續發展因素，從而有效的保障企業辦公室水平提升的持續性。

2.敢于面對問題，增強服務意識。作為當前發展環境下的辦公室行政管理人員，應當對工作認負責，并確保于繁雜的事物中能時刻保持頭腦清醒，能分清主次，對于日常事務應當及時完善地處理好，講究原則性、規范性，勇于奉獻，并能敢于吃苦，保持對工作的認知度和嚴謹性，去力求所負責工作的盡善盡美，對于自身，更應嚴格用各種紀律和規章制度進行要求，事無巨細，不論大事小事，都應積極認真地去對待，及時完善，不錯辦，更不漏辦等等，完善負責的行政管理工作。

3.完善自身，適應辦公室工作需求。事物都具有發展的特征，辦公室行政管理工作也不例外，基于其工作面廣，綜合性強等特征，使得在工作的開展過程中，行政管理人員對于日常事務要能高效地處理，在此前提下，應當始終保持良好的工作心態，積極去做好輔助領導的工作，工作的過程中，逐漸去探索做好行政事務工作的新路子，逐漸完善自身，提高自身素質，于被動服務中尋找主動，積極學習研究新知識和問題，使自身更節能滿足新時期的辦公室工作需求。

4.強化團隊觀念，注重團隊建設。企事業單位中，辦公室工作雖有分工，職責各異，顯然這種情況下僅依靠個人不能夠去完善所有的工作，所以在工作的完成方面，需要更多地依靠群體的力量，也就是應當逐漸強化團隊建設，保證辦公室的整體合力，最大限度地去發揮其潛力，做到工作分工不分家，多進行有益的溝通交流，取長補短，不斷完善本職工作，同時本著共同進步，集思廣益的理念，去做好與其他同時的協調銜接，促使的工作的質量和效率得到提高。

5.提高智力服務水平，增強服務主動性。當前發展的大背景下，“服務”貫穿了辦公室日常行政管理工作的始終，基于此，為了更適應所在企事業單位的發展要求，提高智力服務水平必不可少。具體實施環節，應當模擬領導想問題，對于其問題能做到辯證分析，更高效地為領導服務，樹立時間觀念，使得對應工作及服務的展開能有較高的效率，加強工作的系統性和預見性等。此外，應當有效增強服務的主動性，對于各項工作的具體情況，應當主動了解，督查落實，并完善主動追蹤過程，對于問題應及時反映，主動分析等等，規范化化辦公室行政管理工作；最后，應加強制度建設，促使相應工作被納入規范化軌道，改進辦公條件，向辦公信息化方向發展等等，全方位促使辦公室行政工作效率得到提升。其中可以通過各種各樣的方式，增強企業辦公室工作人員的服務意識和服務能力，如：（1）開設綜合素質培訓班，要求工作人員定期的學習，更新自身的理論知識，并且在培訓的過程中，多采取情景模擬的方式，人工作人員換位思考，扮演服務對象，站在服務對象的立場來看待自身的服務態度、服務能力和所產生的效果等，在情景模擬教育法中，使得企業辦公室工作人員潛移默化的提升自身的服務意識和服務能力。（2）企業內部創建動態學習平臺，利用先進的互聯網技術，與工作人員保持密切的聯系，及時的了解并且掌握工作人員的工作壓力、工作狀態、綜合素質提升水平等，根據工作人員的綜合能力，及時的調整工作崗位，實現人才的最優化，從而全面的提升企業辦公室工作水平。

三、結語

行政辦公室集事務處理、文件運轉、信息傳遞、內部監督等工作于一身，具有較強的綜合性服務功能，發揮著“上傳下達”的作用，新時期發展中，作為機關企業單位的綜合行政管理部門，辦公室存在的意義和價值極大，構成了整個部門工作運行的中樞，為了全面促進企業的發展，提高其工作效率，勢必要提高辦公室行政效能，然而，目前，我國企業行政辦公室的社會形象及工作水平受到社會各界的質疑，如何提升我國企業行政辦公室工作水平，維護其良好的社會形象已經成為行政辦公室工作改革的重點任務。針對此，本文從辦公室工作需處理的三個矛盾出發，積極探討了提高辦公室行政管理工作效率的對策，以供參考。

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作者：張睿 單位：南開大學