談急救中心檔案信息管理體系的健全與完善

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摘要：醫療急救中心檔案是社會公共衛生體系急救醫學的基礎。其檔案信息管理體系的健全與完善，是發展檔案事業的基本要求，是檔案服務于社會與公眾的需要，是提高急救速度與效果的保障。文章根據醫療急救中心急救系統檔案管理存在的問題，就檔案信息管理體系的建立與完善深入研究，并進行系統表述。

關鍵詞：急救中心;檔案信息管理體系;健全與完善

急救中心檔案信息是以不同載體保存的歷史記錄。這些具有利用價值的資料是檔案工作的基礎，必須具備一定的完整性。但由于對其重要性缺乏足夠的認識，急救中心檔案基礎工作還不夠完善；人員操作隨意不規范；資料收集不夠及時；工作欠協調；借閱手續不嚴格；制度有待進一步健全；致使檔案資料分散，收集遺漏，以至導致一些資源的損失。因此，必須加以進一步規范與改進，從檔案信息的內容要素、收集傳遞，到保存利用等，形成一整套科學嚴謹的管理系統。

一、檔案信息資源收集范圍的界定

檔案資料的收集是檔案管理的主要業務。隨著時代的發展，社會與個人的信息利用需求日益強烈。這就給急救中心有用信息的獲取和收集管理提出了更高的要求。急救過程中，急救中心客觀地記錄有病人急救全程實時全方位錄像錄音以及紙質數據信息，不僅是醫患糾紛處理的法律依據，還是醫院應急能力及專科特長的實際體現，是考核評價急救人員績效的客觀依據。檔案部門必須將其無一遺漏地盡收囊中。1.急救中心歷史沿革資料。急救中心從無到有、從小到大、從分支到獨立，整個發展歷程全貌的信息資料是重要的檔案信息資源。中心檔案中必須如實記錄反映。諸如中心的場地、設施、設備、規劃、設計、建設等原始影像、視頻、圖紙資料，以及組織機構的變遷；印模式樣的啟用更改；文化、科技、制度、管理經驗等傳承資料都在收集之列。2.院前急救全程信息資料。院前急救全程檔案所記載的內容不同于醫院門診與住院部門。急救全程檔案必須從急救中心受理報警、調度員派車開始，到現場搶救，送達醫院全部過程的信息資料無一遺漏地記錄在案。大到病名病因、責任大夫護士、救治用藥措施，小到出車車型、車速、行車公里數，細到調度員接警的對話語態、派車指令的錄音資料，都要收集在案。病人姓名、地址、起止時間以及各項收費等信息資料也自然照收不誤了。這些檔案信息資料收集后，還應按照病種、發病年齡與地域、發病原因及時進行分類、整理、編目、歸檔。并通過計算機系統，實現檔案統計、保存、檢索及應用的系統而科學的管理。不僅方便衛生主管部門及科研工作人員的快速查詢，而且在發病規律研究、搶救經驗總結及預防方法的探索方面發揮著應有的作用。3.中心行政活動資料。在院前急救全程信息資料收集的同時，急救中心還要拓寬檔案信息資源，進行全方位、多層次的收集開發工作。一是上級機關下達的決定、制度、通知等指導性文件；二是本中心上報的總結匯報材料、請示報告及相關批件；三是大型會議紀要、重大事件、學術研討、醫療保健、人才培訓，及其黨辦、工會、團委活動及各科室日常例行活動情況等材料的完整收集，以充實檔案信息，實現資源共享。

二、收集方式的創新

豐富的檔案信息資源是做好檔案服務工作的基礎。新穎的信息資源收集方式，往往可以收到事半功倍的收集效果。因此，很有必要打破按部就班的收集習慣，多管齊下，迅速及時地獲取完整齊全的檔案信息。1.主動出擊收集法。急救中心檔案工作人員可以改變坐等報送檔案資源或被動接收的傳統做法，采取積極采集方式，真正走出辦公室，加強與各科室相關人員的聯系和協調，確保檔案信息能及時收集，了無遺漏。檔案工作人員還可以自己動手，親自進行中心召開的大型會議的拍攝，或參與重大事件與活動的拍攝，直接獲得齊全完整的第一手照片與鏡頭資料。此外，為方便應急事件的處理，檔案部門還可以主動建立以轄區戶主姓名、家庭住址、聯系電話等信息為內容的社區居民急救信息檔案。并收集轄區范圍內醫院的地理位置、急救設施、專家優勢、血量存儲，以及聯系電話等相關信息，以便在緊急情況下迅速確立處置預案，為病人贏得更多搶救時間。2.檔案組織網絡收集法。急救中心可以成立自上而下的檔案組織管理網絡機構，在各科室設立兼職檔案員，正式行文明確要求其負責本科室檔案收集與報送，并對收集時間、歸檔內容及其目錄編排做出具體規定。檔案部門針對所收集報送的信息資料，在鑒別分類的基礎上，整理歸檔，統一進行分卷編號，列出目錄明細，以備檢索查詢。3.“非常規資料”的追蹤催交收集法。“非常規資料”是一些臨時性工作形成的文件資料。諸如赴外地參會的會議文件資料；同合作單位業務洽談形成的合同或協議等契約資料；機關工作人員調離退休變動時需要移交的文件材料；上級部門授予的榮譽證書；以及一些專項活動的文字、聲像、圖片等。這些資料如不及時收集，極易散落在部門或個人手中，檔案工作人員要主動提醒，及時追蹤收集催交。4.電子文檔網絡上傳收集法。隨著辦公自動化和檔案信息系統計算機管理的普及，急救中心各部門對檔案信息資源實現了聯網互通。檔案部門要充分利用網絡功能，通過上傳方式進行文件和圖片資料的收集，形成電子文檔，方便查詢與共享。

三、檔案管理制度的完善

急救中心檔案信息管理體系的健全與完善，不僅要明確檔案信息收集的范圍，在收集手段方面還要適應新形勢的需要和變化，建立一系列檔案管理制度，用健全與完善的管理制度做保證。1.檔案管理人員職責的制定。以《中華人民共和國檔案法》為依據，結合院前急救醫療工作的特殊性，制定《專職檔案管理工作人員崗位職責》、《兼職檔案員崗位職責》等規章制度，強調檔案集中統一的管理原則，在明確專職人員收集、整理、歸檔、保管、保密、監督等方面的責任的同時，明確各科室兼職檔案員的職責，要求將分散在各科室的文件、信息資料隨時收集整理，送交歸檔。2.檔案管理制度的制定。通過《文件資料收集整理的規定》、《立卷和歸檔工作的具體要求》、《檔案的保管條例》、《檔案分類編號標準》等各項管理制度的制定，明確文件信息資料收集分類、排序立卷、保管時間期限、查詢借閱、檔案保密、檔案利用與銷毀鑒定等事項及要求，所有制度以文件形式下達，確保檔案工作的嚴肅性、規范性、科學性與條理性。特別是《檔案借閱制度》，必須強調借閱登記手續的辦理，借閱檔案的及時歸還，不得隨意涂改損毀；若需卷宗拆線，必須獲得檔案室的同意。3.檔案知識教育培訓制度的制定。根據形勢的發展變化，不斷組織檔案部門專職人員，以及各職能科室兼職人員進行以檔案知識與管理制度學習為內容的專題培訓或短訓。并通過專題會議、講座、櫥窗、板報等多種形式，進行急救系統檔案管理重要意義、檔案收集整理的基本操作流程與技能，以及注意事項等相關知識的宣傳，提高大家的認識，豐富專業知識，激發其工作熱情及主動性，從而加強檔案管理工作的科學性，促進檔案管理水平的大幅提高.

參考文獻：

[1]劉麗.大數據時代下急救中心檔案管理信息化建設研究.“決策論壇——管理決策模式應用與分析學術研討會”論文集（上），2016

[2]唐夢雅.淺談急救中心檔案的現狀與對策.法制與經濟月刊，2015(8)

作者:王彩虹 單位:太原市急救中心