淺析如何優化OA系統及應用

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1關于oa系統規章制度的分析

OA系統的應用范圍是比較廣泛的，它更需要進行各個細節的配合，這對于公司這個大的應用機構來說，是非常必要的，這需要實現單位內部各個部門的有效協調，無論是人員、技術、設備，都是缺一不可的，這就需要進行新型管理模式的培養，保證相關領導人員的自身管理意識的提升，這對于OA系統的優化作用是非常明顯的，因此來改變其傳統的辦公形式，保證高效率、高質量的現代辦公模式得到進步發展，但是目前來說，這種OA系統在全公司開展需要循循漸進，因為其不可能出現一蹴而就的情況，這是不現實的。在推廣過程中，難免要遇到各種阻力，因此，要從制度上、人員上加以保證。首先，通過將OA系統的實施制度化，制定OA系統運行的規定及一整套實施細則，明文要求系統的使用，尤其要切斷非必要的傳統紙質信息流轉形式；同時，在人員方面，單位領導要帶頭堅持使用，不使系統卡在某些關鍵的審批環節，而各部門之間也要充分協調配合，利用OA的信息共享平臺，把行政管理和業務實施在OA平臺上開展起來，以促進系統迅速、切實地應用起來。

2數據模式及其人性化管理模式的優化

現代化辦公系統的發展，歸根究底就是對信息技術的應用，如何進行信息數據的利用就是擺在現代化企業辦公的重要問題，通過對信息技術、信息設備及其信息數據等這三個環節的協調，可以保證OA系統的穩定建設，保證其綜合效益的提升。因此，要突破其傳統的管理觀念，樹立新型的信息管理模式，保證對數據資源信息的有效整合，實現其數據標準的統一性，保證OA系統的數據體系的健全。這對公司來說是一個刻不容緩的問題，需要做好積極的數據資源規劃，從而滿足現代化的OA系統發展的需要，通過對舊系統的歷史數據信息的整合，來保證其OA系統數據庫的與時俱進，避免陳舊信息的應用，避免其過于復雜的結構，需要整合舊系統遺留的歷史數據，存在結構復雜或不規范、數據量浩大、數據不全或者有誤等多種情況，如果不能對這些已有數據進行正確的整理和遷移，常常會讓新的OA系統成為空殼，無法支持業務的順利開展。而整理數據的工作量往往耗時費力，為此，建議成立專門的數據項目組、單獨立項、專業實施。同時，針對企事業單位存在的一個業務部門要同時管理多套信息系統進行信息上報的情況，OA系統作為日常辦公的基本業務平臺，允許用戶方便地自定義各種業務流程和表單，和其他系統進行數據整合，生成各種統計報表；預留良好的接口，方便信息數據的導入導出，從而能最大限度地減少使用者的重復勞動。

當然現代OA系統的發展要遵循人性化的規則，因為是人這個因素進行操作，并且OA系統人性化原則的遵守，也有利于降低日常工作的難度，促進工作效率的提升，保證工作環節的穩定發展。比如對于一些管理人員來說，其日常的工作環節是比較復雜的，因為他涉及的要求非常多，這就需要進行管理職位的OA系統的設計，簡化其復雜的工作流程，挑重點、挑緊急事件，這樣能夠保證工作效率的提升，比如在審批界面可以進行一些常見審批語言的構建，確保其簡單的選擇性，從而實現審批程序的簡潔化，保證其有效的操作。有些計算機應用者可能對于電腦操作并不擅長，這時候可以進行手寫板的設置，滿足其人性化的要求。在內部短信、郵件收發功能上，可以進行自定義模式的應用，電話分組、郵件分組，這樣能夠保證工作效率。

網絡技術的發展，促進了OA系統的普及，每個人都可以成為OA系統的用戶，通過對用戶的培訓，來進行OA軟件的詳細掌握，這是OA系統廣泛普及的一個重要環節。在培訓環節中，可以進行現場培訓模式及其授課模式的應用，針對各個管理階層，進行培訓方案的具體化，從而實現OA系統功能的有效教學。通過對這些應用模式的更新，來保證工作人員對于OA系統運作原理、應用方法等的掌握，確保其工作能力的提升。要通過培訓提高全員對實施OA項目根本意義的認識，提高積極性和主動參與意識，提高和增強全員的信心和熱情，使所有員工都能盡快地進入角色。OA系統實施時需要重點關注的有制度的保證、數據的支持，并輔以一些人性化的設計與管理，實施全面的人員培訓。

3結束語

現代企業經濟的發展，對于OA系統提出了更高的要求，這需要引起相關管理者的重視，進行管理理念的創新，與此同時也要保證企業培訓工作的開展，保證工作人員的綜合素質的提升，以適應現代化的企業辦公的需要。摘要：隨著時代的發展，OA系統不斷得到深化，滿足了現代化企業辦公的需要。

作者：趙鑫 呂妍 單位：黑龍江省計量檢定測試院