淺析如何優(yōu)化OA系統(tǒng)及應(yīng)用

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1關(guān)于oa系統(tǒng)規(guī)章制度的分析

OA系統(tǒng)的應(yīng)用范圍是比較廣泛的，它更需要進行各個細節(jié)的配合，這對于公司這個大的應(yīng)用機構(gòu)來說，是非常必要的，這需要實現(xiàn)單位內(nèi)部各個部門的有效協(xié)調(diào)，無論是人員、技術(shù)、設(shè)備，都是缺一不可的，這就需要進行新型管理模式的培養(yǎng)，保證相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員的自身管理意識的提升，這對于OA系統(tǒng)的優(yōu)化作用是非常明顯的，因此來改變其傳統(tǒng)的辦公形式，保證高效率、高質(zhì)量的現(xiàn)代辦公模式得到進步發(fā)展，但是目前來說，這種OA系統(tǒng)在全公司開展需要循循漸進，因為其不可能出現(xiàn)一蹴而就的情況，這是不現(xiàn)實的。在推廣過程中，難免要遇到各種阻力，因此，要從制度上、人員上加以保證。首先，通過將OA系統(tǒng)的實施制度化，制定OA系統(tǒng)運行的規(guī)定及一整套實施細則，明文要求系統(tǒng)的使用，尤其要切斷非必要的傳統(tǒng)紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)形式；同時，在人員方面，單位領(lǐng)導(dǎo)要帶頭堅持使用，不使系統(tǒng)卡在某些關(guān)鍵的審批環(huán)節(jié)，而各部門之間也要充分協(xié)調(diào)配合，利用OA的信息共享平臺，把行政管理和業(yè)務(wù)實施在OA平臺上開展起來，以促進系統(tǒng)迅速、切實地應(yīng)用起來。

2數(shù)據(jù)模式及其人性化管理模式的優(yōu)化

現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)的發(fā)展，歸根究底就是對信息技術(shù)的應(yīng)用，如何進行信息數(shù)據(jù)的利用就是擺在現(xiàn)代化企業(yè)辦公的重要問題，通過對信息技術(shù)、信息設(shè)備及其信息數(shù)據(jù)等這三個環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)，可以保證OA系統(tǒng)的穩(wěn)定建設(shè)，保證其綜合效益的提升。因此，要突破其傳統(tǒng)的管理觀念，樹立新型的信息管理模式，保證對數(shù)據(jù)資源信息的有效整合，實現(xiàn)其數(shù)據(jù)標準的統(tǒng)一性，保證OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)體系的健全。這對公司來說是一個刻不容緩的問題，需要做好積極的數(shù)據(jù)資源規(guī)劃，從而滿足現(xiàn)代化的OA系統(tǒng)發(fā)展的需要，通過對舊系統(tǒng)的歷史數(shù)據(jù)信息的整合，來保證其OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的與時俱進，避免陳舊信息的應(yīng)用，避免其過于復(fù)雜的結(jié)構(gòu)，需要整合舊系統(tǒng)遺留的歷史數(shù)據(jù)，存在結(jié)構(gòu)復(fù)雜或不規(guī)范、數(shù)據(jù)量浩大、數(shù)據(jù)不全或者有誤等多種情況，如果不能對這些已有數(shù)據(jù)進行正確的整理和遷移，常常會讓新的OA系統(tǒng)成為空殼，無法支持業(yè)務(wù)的順利開展。而整理數(shù)據(jù)的工作量往往耗時費力，為此，建議成立專門的數(shù)據(jù)項目組、單獨立項、專業(yè)實施。同時，針對企事業(yè)單位存在的一個業(yè)務(wù)部門要同時管理多套信息系統(tǒng)進行信息上報的情況，OA系統(tǒng)作為日常辦公的基本業(yè)務(wù)平臺，允許用戶方便地自定義各種業(yè)務(wù)流程和表單，和其他系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)整合，生成各種統(tǒng)計報表；預(yù)留良好的接口，方便信息數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出，從而能最大限度地減少使用者的重復(fù)勞動。

當(dāng)然現(xiàn)代OA系統(tǒng)的發(fā)展要遵循人性化的規(guī)則，因為是人這個因素進行操作，并且OA系統(tǒng)人性化原則的遵守，也有利于降低日常工作的難度，促進工作效率的提升，保證工作環(huán)節(jié)的穩(wěn)定發(fā)展。比如對于一些管理人員來說，其日常的工作環(huán)節(jié)是比較復(fù)雜的，因為他涉及的要求非常多，這就需要進行管理職位的OA系統(tǒng)的設(shè)計，簡化其復(fù)雜的工作流程，挑重點、挑緊急事件，這樣能夠保證工作效率的提升，比如在審批界面可以進行一些常見審批語言的構(gòu)建，確保其簡單的選擇性，從而實現(xiàn)審批程序的簡潔化，保證其有效的操作。有些計算機應(yīng)用者可能對于電腦操作并不擅長，這時候可以進行手寫板的設(shè)置，滿足其人性化的要求。在內(nèi)部短信、郵件收發(fā)功能上，可以進行自定義模式的應(yīng)用，電話分組、郵件分組，這樣能夠保證工作效率。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，促進了OA系統(tǒng)的普及，每個人都可以成為OA系統(tǒng)的用戶，通過對用戶的培訓(xùn)，來進行OA軟件的詳細掌握，這是OA系統(tǒng)廣泛普及的一個重要環(huán)節(jié)。在培訓(xùn)環(huán)節(jié)中，可以進行現(xiàn)場培訓(xùn)模式及其授課模式的應(yīng)用，針對各個管理階層，進行培訓(xùn)方案的具體化，從而實現(xiàn)OA系統(tǒng)功能的有效教學(xué)。通過對這些應(yīng)用模式的更新，來保證工作人員對于OA系統(tǒng)運作原理、應(yīng)用方法等的掌握，確保其工作能力的提升。要通過培訓(xùn)提高全員對實施OA項目根本意義的認識，提高積極性和主動參與意識，提高和增強全員的信心和熱情，使所有員工都能盡快地進入角色。OA系統(tǒng)實施時需要重點關(guān)注的有制度的保證、數(shù)據(jù)的支持，并輔以一些人性化的設(shè)計與管理，實施全面的人員培訓(xùn)。

3結(jié)束語

現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展，對于OA系統(tǒng)提出了更高的要求，這需要引起相關(guān)管理者的重視，進行管理理念的創(chuàng)新，與此同時也要保證企業(yè)培訓(xùn)工作的開展，保證工作人員的綜合素質(zhì)的提升，以適應(yīng)現(xiàn)代化的企業(yè)辦公的需要。摘要：隨著時代的發(fā)展，OA系統(tǒng)不斷得到深化，滿足了現(xiàn)代化企業(yè)辦公的需要。

作者：趙鑫 呂妍 單位：黑龍江省計量檢定測試院