新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)思路

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【摘要】進(jìn)入二十一世紀(jì)以后，隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)也取得了突破性的進(jìn)步。如今科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步使得我們的生活變得非常方便，而科技也更加深入地融入了我們的生活，也使得我們的生活變得更加快捷。而對于企業(yè)來說，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)揮著十分重要的作用，因此，在人事檔案管理中合理的運(yùn)用計(jì)算機(jī)，對公司的人力資源管理有著非常大的好處。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；信息化；問題；對策

目前，全世界的人們都生活在一個(gè)信息時(shí)代，信息化已經(jīng)成為全世界社會發(fā)展和進(jìn)步的一個(gè)主要趨勢，與此同時(shí)，作為一種極其重要的戰(zhàn)略資源，信息資源的利用價(jià)值和重要性也日漸凸顯出來。當(dāng)前，隨著時(shí)代的進(jìn)步，傳統(tǒng)的人事檔案管理的方法已經(jīng)脫離了時(shí)代的潮流，因此，變革和創(chuàng)新是十分有必要的，這樣可以不斷地提高人事檔案管理的效率，也有利于實(shí)現(xiàn)資源的共享以及信息的數(shù)據(jù)化，保障信息的安全，使得人事檔案管理人員的服務(wù)意識得到進(jìn)一步地增強(qiáng)。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

1、有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理

如今我們正處于信息時(shí)代，各類信息資源急劇增加，而信息資源的價(jià)值也顯得尤為重要，因此，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，是一項(xiàng)迫在眉睫的任務(wù)。因此，我們要順應(yīng)時(shí)代潮流，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理由實(shí)體化管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變，進(jìn)而提高人事檔案管理工作的效率。

2、有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共享

在二十一世紀(jì)這個(gè)信息瞬息萬變的時(shí)代，信息資源，這一各國必不可少戰(zhàn)略資源。因此，不斷加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，有助于實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，從而促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會的快速發(fā)展，推動我國早日實(shí)現(xiàn)中華民族的偉大復(fù)興。

3、有利于開發(fā)和利用檔案資源

為人事工作服務(wù)是人事檔案存在的目的和意義，因此，為了滿足當(dāng)今時(shí)代對檔案工作的各種需求，必須開發(fā)和建設(shè)多層次、立體化、全方位的人事檔案資源管理模式。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，信息化管理模式逐漸誕生，這一模式大大提高了檔案信息資源的開發(fā)和利用效率，從而極大地促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會的進(jìn)步。

4、有利于方便對人事檔案信息的查閱

所謂人事檔案管理信息化，就是利用計(jì)算機(jī)整合、收集和管理紙質(zhì)的檔案信息以及館藏的資料，這使得傳統(tǒng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的數(shù)字化和電子化的全新的方式，因此，人們平時(shí)可以更加便捷地查閱資料，而資料的利用價(jià)值也將變得更高，從而使得人事檔案管理的效率的到提高。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1、檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低

人事檔案管理人員在檔案管理中十分重要，他們的素質(zhì)的高低直接影響了檔案管理的質(zhì)量。但是，在目前的人事檔案管理中，高素質(zhì)的人員十分缺乏，這就使得人事檔案信息化管理存在一些問題，制約其發(fā)展。

2、信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)化設(shè)施配備不完善

在進(jìn)行人事檔案的信息化建設(shè)的過程中，不但要掌握足夠的信息資源，優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)施也是必不可少的，例如：掃描儀、計(jì)算機(jī)等，擁有良好的硬件設(shè)施是保證檔案信息化管理的一個(gè)重要保證，然而，在實(shí)際的檔案管理信息化建設(shè)中，技術(shù)設(shè)施都不完善，這就很大程度上制約了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)行。

3、缺乏統(tǒng)一規(guī)范的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

任何事都要有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)識檔案信息化建設(shè)也不例外，在實(shí)際工作中一定要有一定的參考標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能提高工作效率和工作質(zhì)量。但是在具體的檔案管理工作中，大多數(shù)單位都是考慮自身的利益，在管理中沒有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，這就造成了檔案信息網(wǎng)絡(luò)不通暢，不能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的共享。

三、如何加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)對策

1、提高工作人員整體素質(zhì)

針對目前檔案管理人員整體素質(zhì)偏低這一狀況，首先，要對他們進(jìn)行專業(yè)的技能培訓(xùn)，使他們能夠熟練地掌握在工作中使用的必要技能，并且樹立他們的意識，使他們端正工作態(tài)度，積極地去工作。另外，還可以適當(dāng)?shù)卣{(diào)整檔案管理人員的薪資，這樣一來就可以使那些高素質(zhì)的人員愿意投身到檔案管理工作中。

2、配備先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備

先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備對于人事檔案信息化管理至關(guān)重要，它是信息化管理的基礎(chǔ)，也是開發(fā)和利用信息資源的基本條件，更是檔案信息傳輸和共享的主要媒介。所以，檔案管理信息化建設(shè)就一定要購買先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，建立一套完整的網(wǎng)絡(luò)信息管理體系，從而使檔案管理信息化的工作效率得到進(jìn)一步的提高。

3、統(tǒng)一信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

標(biāo)準(zhǔn)對于做任何事情來說都很重要，所以在檔案管理中要根據(jù)實(shí)際情況制定一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)一定要客觀合理化，這樣就可以使它成為工作人員奮斗的目標(biāo),從而提高員工工作效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè)。

4、提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平

進(jìn)行人事檔案管理就是為了更好地滿足于人們對檔案資料的需求，所以要不斷地提高管理人員的服務(wù)質(zhì)量。這就需要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將文字、圖像、聲音、視頻等檔案信息資料進(jìn)行分類、提取和加工，并通過不同的載體來實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資料的數(shù)字化存儲，然后通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的遠(yuǎn)距離傳輸和交流，這樣就可以滿足人們對人事檔案信息的各種需求，從而也實(shí)現(xiàn)了檔案管理的真正目的。

四、結(jié)語

總而言之，新時(shí)期人事檔案工作的重心就是實(shí)現(xiàn)其信息化管理。所以這就要求檔案管理人員順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，要認(rèn)識到信息化的重要性，不斷地提高自身的專業(yè)知識，在工作中盡職盡責(zé)。單位也要重視檔案的管理，提高硬件設(shè)備，只有硬件設(shè)施和軟件設(shè)施都提高了，那么檔案管理信息化建設(shè)的水平才能不斷地提升。

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作者：范宇飛 單位：棗莊市市中區(qū)市政工程管理處