大學生人事檔案管理問題探討

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高校對大學生人事檔案管理工作的重要性的認識不足，致使在校大學生的人事檔案管理工作存在諸多問題，該文旨在正視當前大學生人事檔案管理工作中存在的不足，并積極采取措施，加強管理，力求做到準確、全面、高效，以期更充分地發揮檔案材料的作用，更好地為國家和社會服務。

1提高對大學生檔案管理工作重要性的認識

高校是未來人才的聚集地。大學生的人事檔案，記錄了個人成長經歷，是大學生在校期間生活、學習及各種社會實踐的真實寫照，對助推大學生就業能夠起到十分重要的作用。通過人事檔案可以動態地分析大學生的人生軌跡，進而預測其發展潛力，有利于及時發現人才，選拔人才，避免壓制人才，埋沒人才，使各類人才盡其所能，最大限度地發揮其才能，從而為組織和部門發展科學地配置人力資源，促進部門之間、系統之間、組織與組織之間人才合理性流動，避免人才積壓和用非所學。當前，查閱畢業生人事檔案已成為用人單位考察優秀人才工作中不可省略的重要程序，因此，加強高校畢業生人事檔案管理工作，是促進高校畢業生就業的重要保證之一。

2當前大學生人事檔案管理存在著四大問題

2．1檔案管理部門管理缺位

大學生人事檔案管理是一項非常重要的工作，但是很多單位并不重視大學生人事檔案建設，比如不單獨建立專門的管理機構，不配備專職的工作人員，從而降低和削弱了管理部門的力量。有的檔案管理人員，工作中不按上級規定執行。很多單位檔案管理設施投入嚴重不足，有的沒有做到三室(庫房、辦公室、閱檔室)分開;有的甚至連必須的溫度計、滅火器等基本設施都沒有。檔案管理制度也相對欠缺，缺乏嚴格的管理措施等。這些現象，都嚴重地制約了檔案的利用和流動。

2．2檔案管理安全性不到位

大學生人事檔案是個人歷史的真實寫照，從中可以清楚地了解大學生過去的學習生活軌跡，為用人單位領導進行科學決策和科學管理提供重要的依據和參考。但是由于檔案管理不夠嚴格，檔案造假、檔案丟失現象時有發生。另外檔案的材質通常多為紙張，且有些由個人保管，一旦個人暫時不需要這份檔案，檔案就會有遺失風險。即使在檔案被保存的地方，很多時候也會發生不可預測的一些自然或人為災難等，例如地震水災丟失等。檔案的消失，特別是重要檔案的消失會給個人帶來嚴重的影響。

2．3檔案內容收集面小，不規范

當前高校學生檔案缺少建檔標準，形式單一、內容陳舊，經常出現諸如材料缺欠、書寫不規范、紙張規格不一等問題。例如建檔所涉及的材料和內容本應全面反映學生綜合素質，但實際收集時往往不夠齊全。大多數現有歸檔材料僅僅只是高考錄取材料、學習成績總表、入黨入團材料、體檢表等，其他許多可反映學生綜合素質的材料，如大學生英語四、六級證書復印件、大學生能力、技能競賽證書復印件等，沒能及時歸檔。這不利于全面展現大學生的實際情況和個性特點。從檔案中既看不出該生有什么突出成績，也發現不了其有什么專長，對學生的鑒定存在評述模式化傾向，成績多是千篇一律的評價套語，缺點則是千人一面的希望之詞，很難反映出一個人的真實情況。在強化素質教育，提倡培養復合型人才的今天，不能一味沿用傳統的歸檔做法，應與時俱進。

2．4檔案信息化建設有待加強

當前，現代信息技術飛速發展，檔案信息化建設對于高等院校大學生人事檔案管理工作具有非常重要的意義。但從我國高校大學生人事檔案管理工作開展的現狀來看，基本上仍沿用傳統的管理方法方式，尚未構建起全面的信息化管理機制。有研究者指出，高校大學生檔案管理信息化建設程度不高，缺乏統一規范的高校大學生檔案管理應用軟件，基本上還處于傳統、原始的實體管理模式來進行操作，管理體制、管理模式、科技手段、檔案利用率，均跟不上信息化發展的潮流，滯后于整個信息時代。高校人事檔案管理部門配置人員數量較少，工作繁重，工作人員常年忙于瑣碎的檔案材料收集、整理及歸檔工作，難有更多精力投入本單位信息化管理系統的研究與開發。

3進一步做好大學生人事檔案管理工作的幾點思考

3．1高度重視大學生人事檔案管理工作

目前高校大學生檔案管理工作體制落后，觀念落伍。當務之急應多加宣傳動員，提高大學生檔案管理的意識，促使單位領導高度重視，將其納入議事日程，在設備、人員和相關文件規定上加大力度。加強檔案管理工作的設施以及環境建設，改善軟件硬件基本設備條件。另外，還應該向畢業生大力宣傳人事檔案的重要性，提升他們對人事檔案的認知度，提醒他們畢業后及時把檔案保存在人才服務機構，并保持長期聯系，避免檔案不必要的遺失。

3．2建立健全大學生人事檔案管理制度

有效保管檔案的關鍵是必須建立完善的大學生人事檔案保管制度。應歸檔的材料要進行周密審核，及時歸檔。其次，檔案管理工作人員的文化程度需要提高，這樣才能高效地以更加專業的手法進行檔案管理工作。檔案管理人員要積極主動地收集各項材料，并對這些信息進行鑒別和分類，并且讓每一條信息都有可靠的依據，一旦發現存在問題的檔案資料，要及時查找原因，弄清情況，確保檔案準確無誤。

3．3進一步加強大學生人事檔案管理工作信息化建設

高校人事檔案信息化建設是當前高校檔案管理部門的重要研究課題，要把先進的科學技術手段應用于大學生人事檔案管理中去，提高工作效率，延長人事檔案的使用壽命。這就要求檔案管理部門要及時準確地傳輸個人信息，提高信息管理的時效性。為適應需要，高校大學生人事檔案管理的重心應逐步由檔案實體管理轉向檔案信息管理，逐步利用計算機、掃描儀等現代化設備和技術，促進檔案管理向數字化、信息化、網絡化發展。通過建立內部局域網，實現檔案信息資源共享，方便用人單位從中了解掌握畢業生全面基本信息，從而有效提高人事檔案信息的利用率和使用價值。

4小結

探討大學生人事檔案管理問題，加強大學生人事檔案管理，是保證大學生檔案科學化管理的重要手段。我們應當充分認識到當前大學生人事檔案管理工作中存在的不足，并積極采取各項對策措施，加強管理，力求做到準確、全面、高效，以期充分利用現有檔案材料，更好地為國家和社會服務。

作者：張培玲 單位：河南醫學高等專科學校