電子時代人事檔案管理論文

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1電子人事檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建工作的具體開展

1.1建立人事檔案特征模型

電子人事檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建需要建立起一套與之相匹配的特征模型，便于指導(dǎo)具體的工作。人事檔案特征模型主要包括的內(nèi)容有：履歷材料、自傳或報告?zhèn)€人有關(guān)的事項(xiàng)材料、考察或考核所需要的相關(guān)材料、學(xué)歷學(xué)位或職稱以及相關(guān)的培訓(xùn)材料、政審材料、黨組織材料、表彰或獎勵材料、違法違紀(jì)等相關(guān)材料、工作任免等材料、其他具有參考意義的材料。看過上述這些，人事管理人員便很容易對企業(yè)員工的相關(guān)檔案進(jìn)行檢查，然后再據(jù)此進(jìn)行修訂等。

1.2建立相應(yīng)的工作制度

對于企業(yè)的具體工作，需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，對于每年發(fā)生的人員變化情況、工資變化情況等做好相應(yīng)的記載，同時，公司在開展項(xiàng)目時，除了提交相應(yīng)的紙質(zhì)材料之外，還需要提供相應(yīng)的電子材料，以便存檔之用。此外，針對人事檔案轉(zhuǎn)遞工作，當(dāng)員工的管理權(quán)限出現(xiàn)變動時，需要形成相應(yīng)的紙質(zhì)材料以及電子材料，按照企業(yè)的要求轉(zhuǎn)往人力資源部進(jìn)行相應(yīng)的管理，直到相關(guān)崗位得到確認(rèn)之后，移交人力資源部檔案室進(jìn)行存檔。同時，材料的存檔必須做到填寫合乎規(guī)范、取得相應(yīng)的手續(xù)或流程、前后所出現(xiàn)的信息抑制等，否則，需要對材料進(jìn)行進(jìn)一步的考核或拒收。

1.3電子人事檔案查閱

針對企業(yè)中部分員工出于工作需要或個人要求等原因，需要查閱檔案時，首先需要填寫相關(guān)申請，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人簽字同意后，才能查借閱，否則不能無故進(jìn)行查閱。

2電子人事檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建工作的具體維護(hù)

2.1做好電子人事檔案管理系統(tǒng)管理

建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)建立健全電子人事檔案管理系統(tǒng)，對電子人事檔案做好統(tǒng)一規(guī)劃和管理，設(shè)立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。要加強(qiáng)對電子人事檔案管理的監(jiān)管，設(shè)立相關(guān)部門執(zhí)行監(jiān)管的職能，每一個工作環(huán)節(jié)需要在監(jiān)管下執(zhí)行。同時，還要建立科學(xué)、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，并對需要存檔的電子信息的真實(shí)性進(jìn)行確定其真實(shí)性，從而提高信息的有效性。

2.1.1做好電子人事檔案系統(tǒng)的保密工作電子認(rèn)識檔案是利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對電子文檔進(jìn)行管理保存的，網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)之一是具有很強(qiáng)的開放性，即使相距很遠(yuǎn)依然可以通過網(wǎng)絡(luò)直接獲取數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)通信，而電子人事檔案作為國家單位重要的數(shù)據(jù)，需要很強(qiáng)的保密性。由于網(wǎng)絡(luò)的普及，很多不是國家單位的工作人員常常采取不正當(dāng)?shù)氖侄胃`取或更改檔案信息，這樣會導(dǎo)致重要信息的流失，檔案的保密性失去了作用，這將為檔案管理工作帶來安全隱患。網(wǎng)絡(luò)的開放性是無法改變的，保密也是電子人事檔案管理的要求，那么怎樣才能在保持網(wǎng)絡(luò)開放性的前提下不失電子人事檔案的保密性是目前亟待解決的問題。

2.1.2做好電子人事檔案原始文件保存和管理電子文件可以通過不同的格式在不同的載體上運(yùn)行，也可以通過某些軟件把格式進(jìn)行相互轉(zhuǎn)換，然后電子計算機(jī)的復(fù)制粘貼功能能夠把它的內(nèi)容完全一樣的呈現(xiàn)，這一定程度上方便了人們對電子人事檔案的使用，這樣的操作能夠保證電子文檔的真實(shí)性，但是卻無法確認(rèn)原來的文檔格式。雖然如此，計算機(jī)的強(qiáng)大功能能夠能夠?qū)﹄娮尤耸聶n案等資料進(jìn)行保護(hù)。電子文檔的格式可以輕易的通過計算機(jī)轉(zhuǎn)換，并且電子人事檔案被轉(zhuǎn)換成另外一種格式后完全看不出被改動過，因此一旦被轉(zhuǎn)換或修改，最原始的資料就會消失。為了防止這種情況的發(fā)生，在轉(zhuǎn)換或改動文檔之前，要在系統(tǒng)保存一份未被改動的原始文件資料，并對其進(jìn)行備份，這樣能確保以后使用文檔資料的準(zhǔn)確性。

2.2培養(yǎng)建立新的檔案管理隊伍

在信息化時代，檔案管理人員應(yīng)該不斷提高自身的素質(zhì)，加強(qiáng)對電子計算機(jī)的學(xué)習(xí)，培養(yǎng)專業(yè)化的電子人事檔案資料管理的人員。從一個角度上來說，要引進(jìn)先進(jìn)的電子計算機(jī)的專業(yè)技術(shù)，通過不斷的學(xué)習(xí)電子計算機(jī)的知識，培養(yǎng)高素質(zhì)、思想端正、擁有高度的責(zé)任感的人從事檔案的工作。從另外一個角度上說，專業(yè)的培訓(xùn)對現(xiàn)有的電子人事檔案管理人員來說是十分有必要的，尤其是電子計算機(jī)技術(shù)。隨著電子人事檔案系統(tǒng)的不斷完善，高要求是對電子人事檔案工作人員應(yīng)該追求的目標(biāo)，現(xiàn)代化的檔案管理的程度，其的關(guān)鍵性因素主要包括電子人事檔案管理工作人員的專業(yè)知識水平以及他們對電子計算機(jī)知識的補(bǔ)充和更新速度，后者是最主要的因素。所以，電子人事檔案管理工作人員要跟上時代的腳步，優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)單一的檔案管理方法，建立一支高素質(zhì)，專業(yè)結(jié)構(gòu)合理，順應(yīng)信息時代的電子人事檔案管理的隊伍。

3結(jié)語

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各企業(yè)對于電子人事檔案管理系統(tǒng)的工作的重視程度越來越深，通過構(gòu)建和開展于電子人事檔案管理工作，能夠?qū)⑵髽I(yè)人力資源管理系統(tǒng)的內(nèi)容轉(zhuǎn)化為實(shí)際行動，利于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

作者：趙慶鵬 單位：黑龍江省泰來縣克利鎮(zhèn)