企業人事檔案管理工作研究

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一、加強檔案工作規范化管理

1.完善規章制度和管理手冊

人事檔案管理工作復雜繁瑣，必須按照相關的規章制度來辦事，否則就會無章可循，無所適從。根據國家檔案局、國資委關于檔案工作的新規范和新要求，結合企業實際工作和社會現實需要，要進一步健全人事檔案管理體系和工作責任制，規范業務環節，推進檔案工作標準化、規范化管理，使人事檔案案卷的整理更加全面、科學、完整，為任用考察干部提供準確、實用的信息。

2.加強建檔業務指導

結合企業全面深化改革的實際，及時指導合并重組單位、職能調整單位和新成立單位開展人事檔案業務，做好合并重組后被撤銷業務或單位的人事檔案處置工作。及時收集管理改革中新形成的人事檔案，對檔案材料認真整理，進行有效細致的鑒別，去偽存真、查缺補漏，確保材料齊全完整，手續完備。3.扎實做好人事檔案歸檔工作完善人事檔案歸檔范圍，做到確認依據齊全、充分，使人事檔案內容充實，更全面地反映一個人的情況。做好人事檔案歸檔與檔案收集工作，建立人事檔案材料收集網絡，保證人事檔案“應歸盡歸”，減少重復歸檔和重復保存，推動檔案資源科學配置和共享利用，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。

二、加快檔案數字化建設進程

1.進一步完善人事檔案管理系統應用

做好人事檔案管理系統升級工作，熟練應用檔案管理系統，提高應用范圍，實現計算機輔助管理。以實現全文數據庫建設為目標，落實“增量電子化”要求，保證電子檔案同步歸檔，做到收集齊全、命名科學、整理有序、元數據合理有效、格式規范、歸檔及時。

2.加快推進人事檔案數字化、信息化

按照國家相關要求，加快“存量數字化”步伐，盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，使文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，加強數據質量管理，嚴把數據質量關，加強審核力度，確保進入系統的數據符合要求。

3.開展檔案資源數字化、網絡化服務

做好人事檔案數字化成果的權限設定和掛接工作，搭建聲像檔案展現平臺，實現人事檔案資源的在線閱覽與網絡利用，實現人事檔案紙質與數據格式并存，以此推動檔案服務方式的變革。

4.加大檔案安全保管力度

嚴格執行人事檔案保密管理相關規定，制定切實可行的安全預案，做好人事檔案保管與利用過程中的保密工作，確保檔案實體和信息安全。嚴格遵守人事檔案借閱審批程序和檔案管理系統檔案查閱權限，明確人事檔案利用的方式和方法。

三、推進檔案開發利用工作

1.創新檔案服務方式

要創新思維、善于謀劃，找準結合點，主動利用檔案資源服務領導決策和企業發展。積極提供人事檔案利用服務，為企業全面深化改革提供檔案信息資源保障；結合人事檔案利用需求，加強檔案信息分類管理，提供多樣化、個性化、常態化的檔案服務。

2.加強人事檔案文化產品開發

對人事檔案中的內容進行篩選、提煉、加工、編撰，把人事檔案轉化為文化產品，推出一些有特色、有影響力的佳作。以檔案資料為主舉辦各種展覽、制作電視節目或音像制品等，使檔案從庫房中“走出來”，更精彩。

3.做好人事檔案的宣傳和研究工作

圍繞“國際檔案日”宣傳主題深入宣傳檔案工作服務企業改革發展的作用和成果，提高全員檔案意識。深入宣傳人事檔案部門在服務改革發展中的新舉措、新成果和典型案例，把檔案變成現實的延伸、背景和參照。另外，要加強對檔案工作重點難點和關鍵問題的研究，及時總結好的做法和利用案例，引領檔案工作的創新發展。

四、落實相關保障措施

1.加強檔案隊伍建設

充分利用國家組織的專業培訓、遠程教育等方式，制定培訓規劃，優化和豐富培訓內容，做好各類檔案人員的崗位培訓，提高全員業務素質。務必使檔案管理人員熟悉人事檔案工作的各個環節，明確鑒別、分類的內容和歸檔的要求，更好地掌握科學管理人事檔案的方法和原則，以便提高工作效率和檔案質量。

2.深入推進檔案評價工作

企業人事部門要堅持和完善檔案工作評價機制，定期抽檢人事檔案，評分排名，對于出現的問題，要積極認真及時地整改。以評價為抓手推動各項管理要求的落實，提升檔案工作整體水平，使人事檔案工作更加科學實用，為人事資源管理工作提供幫助。

五、總結

總之，人事檔案管理工作不僅是我國現代化建設中的一個重要組成部分，而且也是人力資源管理工作進步與發展的基本需要，更是當今社會對檔案信息需求逐步增強的客觀要求。因此，提高人事檔案管理的效率，及時傳送人事信息，完善人事檔案管理工作，對于促進企業人力資源管理改革及建設，發展企業文化，構建和諧穩定的社會都具有重要的現實意義。

作者：韓露 單位：中國遼化聯合對外貿易有限公司