信息化建設人事檔案管理論文

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1人事檔案管理信息化建設意義

計算機信息技術使檔案信息資源開發和利用效率大大增加,在人事檔案管理工作中起到重要作用,這種全新的管理模式,促進了管理方式的轉變,特別是推進了人事檔案的利用率,人事檔案就是為人事工作服務的,通過對軟件的開發應用,可以建立多層次、立體化、全方位的人事檔案資源集成模式,這種科學的管理模式,完全滿足了當今時代對檔案工作的各種需求,符合社會發展,服務了經濟建設。

2人事檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1基礎設施的配備不完善

有的地區不能完全實現電子管理,有的地區實現了計算機管理,但卻不能聯網,不同的差異造成我國檔案信息還不夠健全,有的地方或單位,在現代信息如此發達的情況下,依然保持傳統的人工管理,對現代管理科學持懷疑態度,不重視電子信息管理,對基礎設施配備不全,特別是基礎設施的計算機、掃描儀、網絡等缺失。影響了人事檔案信息的發展和有效傳輸。

2.2缺乏統一規范的信息化管理標準

有的單位因為不想公開信息,沒有把人才信息公布出來,或者只通過局域網進行內部管理,人事檔案管理信息化建設不科學,實現信息管理的前提是標準和依據,只有標準完善了,才能確保人事檔案信息的質量,實現作用功能。現實是,有些單位從自身利益出發進行管理,并沒有形成統一規范的管理標準,造成檔案信息網絡不夠通暢,無法實現檔案資源的共享,使現代檔案管理不能充分展示其強大的功能。

2.3檔案管理人員的綜合素質較低

檔案管理的好壞關鍵在人,管理人員的專業水平和綜合素質是決定檔案管理的重要因素。我國還沒有人事檔案管理高素質專業人才,許多管理人員都是臨時的,或者不夠專業,整體維持在一個較低的水平內,在現代信息手段高度發達的今天,遠遠無法滿足人事檔案信息化管理要求。有些管理人員粗心大意,檔案輸入信息,為人事檔案資源的管理和使用帶來較大的風險。

3人事檔案管理的信息化建設對策

3.1配備先進的技術設備

要想很好的進行科學管理,就要不斷加大投入力度,購買先進的技術設備,實現技術設備的快速更新,建立一套完整健全的網絡信息管理系統,這是人事檔案信息化管理的重要硬件設備,是信息化管理的物質基礎,也是進行檔案信息傳輸和共享的主要方式。通過科學的管理,提高人事檔案信息化管理工作的效率,推動人事檔案管理向現代化發展。

3.2實現人事檔案信息資源的數據化

目前,我國各級人事檔案管理不完全是電子化的,還有紙質材料,這是我國現行體制決定的。檔案管理部門要同時對兩者進行收集并形成管理系統,通過信息維護將原始檔案信息和檔案資料錄入微機,最終建立一個全國范圍的人事檔案信息數據庫。

3.3確保人事檔案信息的安全

實現信息資源共享與信息安全是共存的,二者相互協調統一。只有不斷強化檔案信息安全,才能保證信息不泄漏。在檔案信息真實性的前提下,需要各級檔案管理部門一定要加強網絡權限建設,加大安全保護措施,對違法泄漏使用信息的情況,要做到嚴格執法,加大打擊層面,保證網絡安全可靠。檔案管理人員要做到嚴格按照規章制度辦事,不能隨意泄漏相關人員的信息,為實現人事檔案信息的安全提供多重保障。

3.4提高人事檔案管理服務水平

利用計算機將文字、圖像、聲音、視頻等檔案信息資料進行分類、提取和加工,通過不同載體實現數字存儲,形成遠程傳輸和交流,滿足人們對人事檔案信息的各種需求,提高人事檔案管理工作的服務水平。這就需要進一步提高人事檔案管理工作的服務水平,不斷開發創新各項環節流程,使人事檔案發揮更大的作用。

4結語

計算機技術普及到了人事檔案管理工作的各個方面,已經完全實現了由傳統紙質檔案向電子檔案管理的轉化,提高了管理工作效率。今后要進一步加強對計算機和軟件的應用熟練程度,提升素質,加強安全管理,提速人事檔案信息化建設步伐,使人事檔案信息管理工作能夠在社會和人們生產、生活中發揮更大的積極促進作用。

作者：李銳 單位：吉林市市政設施管理處