人事檔案管理信息化建設(shè)淺談
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【摘要】高職院校檔案管理的信息化是必然趨勢，隨著高等職業(yè)教育網(wǎng)絡(luò)的管理模式的建立，人事檔案管理信息化程度逐漸提高。基于其重要性和現(xiàn)狀，筆者對其建立過程進行分析。
【關(guān)鍵詞】高職院校；人事檔案管理；信息化建設(shè)
一、高職院校人事檔案信息化管理的作用
（一）促進人事制度改革與發(fā)展
高職院校在我國高等教育體系中的發(fā)展迅速，教職工逐年增加，并且人才職位變動頻繁，需要及時的更新人才結(jié)構(gòu)信息。人事檔案管理信息化極大的推進了檔案管理的標準化，使高職人員信息變動留存效率提高，有助于院校干部提拔，教師崗位輪換等工作的進行。推行干部聘用制度，是良性競爭的開始，人事管理的不再執(zhí)行身份管理，而是變成一種崗位管理職責。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，具有明顯的優(yōu)勢，是現(xiàn)代快節(jié)奏社會的一種必然趨勢。
（二）有利于實現(xiàn)人事檔案的自身價值
高職院校人事檔案管理的最終目的是利用，也就是通過檔案為學院中心工作和管理決策提供方針，檔案管理的現(xiàn)實價值轉(zhuǎn)化是一種必然。而在漫長的紙質(zhì)管理時代，人事檔案的調(diào)取需要更多的時間和精力，其效果不是十分理想。信息化有助于促進人事檔案管理價值的實現(xiàn)。也是人才開發(fā)的重要資源，為人才資源的合理使用提供信息參考。信息化時代，可以人事檔案的高效利用，人事檔案和信息檔案分為兩部分，共同進行，既保證了檔案的原始真實性，也確保了其高效的使用價值，從而最大限度的發(fā)揮高職人事檔案信息化建設(shè)的作用。
二、高職院校人事檔案管理信息化過程
（一）提高意識，建立并完善信息化流程
人事檔案管理的受重視程度不足是導(dǎo)致其管理效率低下的最主要原因，管理過程未涉及到個人利益，因此管理態(tài)度不端正。為此高職院校應(yīng)建立完善的管理體系，委派專業(yè)的管理團隊進行管理，提高管理人員的意識，從科學化、規(guī)范化、制度化等角度入手提高管理效果。每學期之初將人事檔案管理工作任務(wù)安排清晰，并嚴格執(zhí)行。
（二）夯實基礎(chǔ)，規(guī)范管理
基礎(chǔ)工作能力是保證檔案管理高效的前提。在檔案管理中，要求首先了解相關(guān)管理條例，從規(guī)范化和科學化上入手，建立完善的管理制度，并要求管理人員和執(zhí)行人員認真研讀相關(guān)制度，提高執(zhí)行力。其次，應(yīng)不斷的充實檔案內(nèi)容。材料部門對教職工檔案進行全面考察，改變以往填寫模式，使對教職工的評價更加公平和全面。對檔案管理進行收集和整理，錄入計算機系統(tǒng)保證其安全性，并體現(xiàn)規(guī)范化檔案管理的重要性。
（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)
任何一個時代，人才都是效率提升的關(guān)鍵。高職人事檔案管理人員的素質(zhì)需進一步提高，從專業(yè)性，職業(yè)道德等方面入手，對其進行培訓，明確人事檔案管理的重要性和其管理流程，提高其管理執(zhí)行力。對于高職管理人員而言，應(yīng)認識到檔案管理是一項長期的任務(wù)和職責，并且在管理中肩負起這一職責。此外，還應(yīng)保持完善的知識結(jié)構(gòu)和專業(yè)的業(yè)務(wù)水平，培養(yǎng)檔案管理綜合性人才。
（四）建立完備的人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)
隨著高職院校人事制度改革的進行，對新時期檔案管理提出了全新的要求，保證及時準確的完成檔案管理任務(wù)，確保人事信息管理的真實性好時效性。實體檔案管理依然存在，未來一段時間內(nèi)應(yīng)逐步將管理重心轉(zhuǎn)移到信息化管理，減少手工檢索的麻煩，建立完備的人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。由人工為索轉(zhuǎn)向網(wǎng)上查詢，將傳統(tǒng)管理模式與信息化管理模式有機結(jié)合。實踐證明，建立完備的人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，便于檔案信息的調(diào)取和使用，極大的提高了管理效率和當事人檔案的使用價值。對信息的更準確。對高職院校而言，需要認真分析檔案管理，分層次的資源投入，將數(shù)據(jù)庫建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上。發(fā)揮人事檔案管理的信息化和現(xiàn)代化功能。建立起人員信息數(shù)據(jù)庫，重視并完成信息數(shù)據(jù)的采集，為檔案管理打好基礎(chǔ)。可以在管理中實施“三齡一歷”原則，做好信息數(shù)據(jù)庫的完整性、準確性和全面性。另外，可對信息進行定期維護，進一步確保人事檔案信息的時效性、真實性與準確性。目前，高職院校人事檔案管理信息庫已經(jīng)開始建立，但筆者認為還缺乏系統(tǒng)性，需要進一步強調(diào)并加大管理力度。
總結(jié)
綜上，對高職院校人事檔案管理信息化應(yīng)提高意識，夯實基礎(chǔ)，并且要加快人才培養(yǎng)步伐。以適應(yīng)知識結(jié)構(gòu)的更新和人事檔案工作管理的基本需求，保證院校人事檔案的完整性，促進其管理穩(wěn)定發(fā)展。
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作者：李欣欣 單位：廊坊職業(yè)技術(shù)學院
