人事檔案管理信息化建設(shè)淺談

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【摘要】人事檔案作為個人成長過程中最重要的載體，無論是對人才的開發(fā)還是利用均有著無可替代的重要作用，尤其在信息技術(shù)飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會，人們除了需在時間、空間等概念方面發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變外，也應(yīng)該加強對人事檔案重要性的認知。當前的社會形勢，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式儼然已無法滿足時展的要求，必須進行變革及更新。本文從新時期人事檔案管理實踐出發(fā)，就其信息化建設(shè)開展研究與探討。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；信息化建設(shè)；人力資源管理

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作，其最主要的任務(wù)莫過于管理各項與人相關(guān)的信息資源。而現(xiàn)如今，隨著時代以及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其不僅讓我國的社會經(jīng)濟發(fā)生了巨大變化，也讓人事檔案管理工作的內(nèi)涵得以新的延伸。加快檔案信息化建設(shè)，是我國迅速發(fā)展的政務(wù)信息化對檔案工作提出的迫切要求和檔案工作自身發(fā)展需要，也是順應(yīng)潮流，適應(yīng)時展的新舉措、新要求。

一、加強信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想

在信息化技術(shù)愈漸發(fā)達的今天，人們對信息化建設(shè)也越來越重視，而信息化于各行各業(yè)中的廣泛運用，基于信息化本身所具備的動態(tài)性、及時性以及快捷性等特征，故也極大促進了各行業(yè)的發(fā)展。對此，要想切實加強對人事檔案的管理，除了人事檔案管理人員本身需具備良好的管理意識外，有關(guān)信息化技術(shù)的引進亦當引起相關(guān)管理者的足夠重視。當然，有關(guān)人事檔案管理的信息化建設(shè)，同樣也意味著人事檔案管理人員需具備更高的信息素養(yǎng)，對此，作為人事檔案管理人員，其在實際的管理過程中，需務(wù)必做到以下幾點：首先，人事檔案管理人員，其本身必要具備不斷進取的良好學(xué)習態(tài)度，如此方能積極投入到對信息化技術(shù)的學(xué)習過程中，繼而確保對先進信息化技術(shù)的合理利用。其次，身為人事檔案管理人員，其本身須始終具備良好的管理意識，并在實際的管理過程中，堅持“以人為本”的管理原則，如此方能讓人事檔案管理與其他管理工作相契合，繼而激發(fā)人事檔案管理人員的工作責任心與積極性。最后，作為人事檔案管理人員，其在實際的管理過程中應(yīng)務(wù)必意識到人事檔案管理工作并不能一蹴而就，而是要遵從實際，并積極聯(lián)系信息化、自動化的管理思想，切實促進傳統(tǒng)人事檔案管理工作逐步往現(xiàn)代化的方向發(fā)展，繼而在提升人事檔案管理工作效率的同時確保理想的管理質(zhì)量與成效。

二、加大對人事檔案管理信息化軟件的研發(fā)力度

要想促使人事檔案管理逐步往信息化的方向發(fā)展，必須建立一個信息化的操作平臺，否則任何事項都無異于一紙空談。對此，無論是政務(wù)的人事檔案管理人員或科研人員，其在實際的工作中，都應(yīng)務(wù)必致力于人事檔案管理信息化軟件的開發(fā)，并基于當前所使用的各類操作系統(tǒng)予以更新和升級，建立出一套相對更為科學(xué)且完善的檔案信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，以滿足當代社會對政務(wù)人事檔案管理工作的要求。當然，有關(guān)人事檔案管理數(shù)據(jù)庫的建立，其除了需具備管理、維護、增、刪、查、改等基本功能外，尚需實現(xiàn)與政務(wù)其他資源之間的溝通與共享，以人事檔案向社會提供服務(wù)為重心，強化服務(wù)意識，不斷提高管理效率和服務(wù)水平，為上級領(lǐng)導(dǎo)選拔人才提供真實可靠的人事信息。

三、采用一體化管理規(guī)范人事檔案信息化建設(shè)

現(xiàn)階段我國的人事檔案管理大多是紙質(zhì)材料和電子文檔，總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，有關(guān)人事檔案管理信息化管理系統(tǒng)的建立，既要以網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)為支撐，也應(yīng)囊括人事檔案管理的方方面面，包括信息資源的查詢與傳遞、檔案的分類建立與保管等。采取一體化的管理體系，要將科學(xué)技術(shù)與人事檔案管理工作相結(jié)合，從人事檔案管理工作的實際情況出發(fā)，堅持循序漸進的原則，做好兩者的協(xié)調(diào)工作，實現(xiàn)由初級到高級的有效轉(zhuǎn)變，并成立綜合性人事檔案管理資源庫和分級化人事檔案管理資料庫，以此來共同形成信息化人事檔案管理平臺，有效提高人事檔案管理工作的效率和水平。同時，在統(tǒng)一、科學(xué)、合理的標準上，利用計算機技術(shù)將原始的檔案信息與檔案數(shù)據(jù)進行存檔，從而更為完善地建立起一個現(xiàn)代化、專業(yè)化的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理，方便資源的傳遞與共享。堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合，面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用效率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”，建立一個現(xiàn)代化的人事檔案數(shù)據(jù)庫，最終實現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)據(jù)化，便于信息的共享。這樣就能夠使管理工作中的檔案的建立、接收、派發(fā)、保存、使用、查詢等實現(xiàn)一體化，從而讓檔案管理工作更加高效便捷。

四、加大資金投入保證人事檔案信息化建設(shè)

人事檔案管理的信息化建設(shè)，在實際的管理過程中，應(yīng)務(wù)必保證在人事檔案管理信息化建設(shè)方面的資金投入力度。人事管理者需對相關(guān)資源的配置是否合理予以充分考量，盡可能節(jié)省人事檔案管理信息化建設(shè)開支，并確保人事檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的科學(xué)性與有效性。同時，加大投入以提高檔案管理人員的基本素質(zhì)、執(zhí)行能力、技術(shù)設(shè)備操作水平，備份相關(guān)的人事檔案信息，設(shè)置數(shù)據(jù)信息、設(shè)備數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限，從而多方位確保人事信息檔案的安全。總之，隨著時代的不斷發(fā)展，如今，人事檔案管理的信息化建設(shè)已然成為社會發(fā)展的必然要求。作為人事檔案管理人員，在實際的管理過程中，應(yīng)務(wù)必聯(lián)系現(xiàn)代先進的信息技術(shù)，不斷強化自身的信息化水平及能力，提高人事檔案管理工作效率，更好地為人事工作和經(jīng)濟社會發(fā)展提供全方位、更準確、更快捷服務(wù)的現(xiàn)實需要。

【參考文獻】

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作者：李艷 單位：宜昌市城建項目管理中心