科技檔案管理信息化作用

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一、引進(jìn)檔案信息化系統(tǒng)的成果

企業(yè)檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織下，企業(yè)憑借信息技術(shù)，不斷改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，對企業(yè)的文件、檔案的存取、傳輸和應(yīng)用實現(xiàn)數(shù)字化，實現(xiàn)資源共享，提高企業(yè)檔案信息收集管理和提供利用服務(wù)的過程。通過幾年的探索與努力，檔案信息化取得了很好成果：1.統(tǒng)一了單位的檔案管理平臺，單位統(tǒng)一使用信息化平臺中的檔案信息資源管理系統(tǒng)。2.建成集中存儲的電子文件目錄數(shù)據(jù)庫、電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了資料提取、項目立項、辦公自動化管理、檔案管理的無縫連接，使電子文件歸檔的及時性，可控性，準(zhǔn)確率大大提高。3.實現(xiàn)了檔案收集、整理、編目、統(tǒng)計、檢索、利用等業(yè)務(wù)流程自動化、數(shù)字化管理，既方便了利用者，又大大減輕了檔案人員的工作量。4.建成了檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了項目的檢索、查詢、利用，大大提高了圖紙的查全、查準(zhǔn)率。

二、目前檔案信息化過程中的問題

（一）功能有待改進(jìn)

1.同一項目中，若項目號不同，不同項目的圖紙歸檔在同一項目中，使同一個項目下有不同的項目號共存。可能導(dǎo)致A項目的圖紙歸檔在B項目的圖紙中，系統(tǒng)不能自動識別，要靠工作人員在掃描歸檔過程中自己識別。

2.同一項目中，若專業(yè)建立重復(fù)，不可自動識別。可能導(dǎo)致同一項目下創(chuàng)建兩個同樣的專業(yè)。如：同一項目中應(yīng)包括給排水、暖通、動力、電器、建筑、結(jié)構(gòu)等多鐘專業(yè)，系統(tǒng)不能自動識別專業(yè)的重復(fù)建立，可能出現(xiàn)兩個建筑專業(yè)，圖紙的輸入也會發(fā)生錯誤。當(dāng)設(shè)計人員利用信息化平臺查詢圖紙時，會發(fā)現(xiàn)不同項目的圖紙歸檔在同一項目下，或者同一項目中有兩個相同的專業(yè)，一方面不利于檔案部門的形象，另一方面浪費(fèi)了不必要的人力和物力，降低了工作效率。

（二）識別功能有待改進(jìn)

1.同一套圖紙中子項名稱或建設(shè)單位不統(tǒng)一，不能自動識別。一套圖紙的圖簽由建設(shè)單位、子項名稱、項目名稱和圖名共同組成，若在同一套圖紙中，第2張圖紙和其他圖紙的建設(shè)單位或子項名稱不同，系統(tǒng)不能自動識別，可能導(dǎo)致把別的項目的圖紙歸檔在這一項目中。

2.帶有二級目錄的設(shè)備類圖紙的排序不能自動生成，須工作人員手動排序。設(shè)備類的圖紙通常有上百張，靠工作人員手動排序既浪費(fèi)了時間，也不利于圖紙張數(shù)和圖號的校對。

三、信息化環(huán)境下檔案工作的對策

1.加強(qiáng)檔案法律法規(guī)宣傳教育。雖然企業(yè)重視科技檔案的管理，但是檔案部門對于新出臺的各項檔案法律、法規(guī)了解甚少，沒有組織過統(tǒng)一學(xué)習(xí)，因此檔案工作人員對于檔案法律、法規(guī)不了解。針對這一情況，檔案部門應(yīng)通過貫徹相關(guān)檔案法規(guī)，增強(qiáng)企業(yè)檔案工作人員的法律意識，特別是針對新頒布的法律、法規(guī)組織統(tǒng)一定期學(xué)習(xí)。

2.保障檔案信息的安全與可靠性。利用權(quán)限設(shè)置，嚴(yán)格控制檔案管理人員和用戶不同權(quán)限，對檔案進(jìn)行分類。不同的檔案類型密級不同，嚴(yán)格控制檔案管理人員或者檔案用戶訪問所用檔案類型。對案卷及圖紙、文件進(jìn)行加密。每個案卷都有一個密級。每個用戶都有一個權(quán)限級別與密級對應(yīng)，只有權(quán)限級別高于或等于檔案密級的用戶才能查閱和借閱該案卷。

3.實現(xiàn)文檔一體化管理模式。文檔一體化管理是將文件控制的動態(tài)管理與檔案的靜態(tài)管理相結(jié)合，從中最大限度地加強(qiáng)了工程項目文件的前端控制，同時也激活了傳統(tǒng)的靜態(tài)檔案管理，兩者相輔相成，相互促進(jìn)。針對項目從產(chǎn)生、立項到最終圖紙出圖、歸檔為電子檔案進(jìn)行全過程控制和管理。做到前端控制、全程管理，把電子文件（包括各種歸檔電子數(shù)據(jù)）的歸檔管理要求融入系統(tǒng)功能設(shè)計之中，對電子文件的生成、流轉(zhuǎn)、修改、利用、保管等每一環(huán)節(jié)實施過程進(jìn)行監(jiān)控，確保檔案部門對本企業(yè)各類電子文件的收集、整理、控制和傳遞。

4.權(quán)責(zé)分明。由于檔案工作的特殊性，需要維護(hù)檔案系統(tǒng)的規(guī)范和安全，檔案部門必須在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，分類指導(dǎo)，設(shè)計人員之間、出圖人員和檔案管理人員應(yīng)制定各自相應(yīng)的規(guī)范，明確各類人員之間的責(zé)任和管理辦法，做到職責(zé)明確，各司其職。在檔案信息化過程中，應(yīng)在完善管理的同時，根據(jù)組織各個環(huán)節(jié)的特征建立完善的檔案生成制度，并把它納入工作人員崗位職責(zé)進(jìn)行考核，樹立清晰的權(quán)責(zé)觀念，以免造成歸檔圖紙出現(xiàn)問題時互相推諉的現(xiàn)象，保證歸檔圖紙的完整、及時和規(guī)范。