農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作探思

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科研檔案是指科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結(jié)題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標本、樣本等實物[1]。國家檔案局、科技部發(fā)布的《科學技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》自2020年11月1日起實施。新規(guī)定下，對農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作進行深入思考，提出相關(guān)建議，以期更好地開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源，促進新時代農(nóng)業(yè)科技發(fā)展。

1農(nóng)業(yè)科研檔案的作用

1.1農(nóng)業(yè)科研檔案是一種具有實用價值的信息資源

農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科研人員在課題前期準備、項目申報、項目研究實施及過程管理、結(jié)題驗收、成果管理等全過程中形成的，具有保存價值和應(yīng)用價值的資源。農(nóng)業(yè)科研檔案真實記錄了農(nóng)業(yè)科學研究以及農(nóng)業(yè)技術(shù)活動，包括數(shù)量巨大的農(nóng)業(yè)科學知識、農(nóng)業(yè)實用技術(shù)、農(nóng)業(yè)科研成果等，不僅是農(nóng)業(yè)科研單位的寶貴財富，更是實現(xiàn)農(nóng)業(yè)發(fā)展的潛在技術(shù)[2]。因此，收集農(nóng)業(yè)科研檔案的原始材料，深入挖掘農(nóng)業(yè)科研檔案有價值的信息，實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研檔案的實用價值，對促進農(nóng)業(yè)經(jīng)濟社會的發(fā)展具有深遠意義。

1.2農(nóng)業(yè)科研檔案對農(nóng)業(yè)科學研究的發(fā)展具有促進作用

農(nóng)業(yè)科研檔案涵蓋了農(nóng)業(yè)科研項目進展的全過程，真實地記錄了農(nóng)業(yè)科研工作的研究過程，是進行深入科學研究的基礎(chǔ)，為后續(xù)開展各項科研工作提供了寶貴的參考依據(jù)。農(nóng)業(yè)科研檔案的信息量巨大，農(nóng)業(yè)科學研究具有開拓性和創(chuàng)新性的特點，科研人員可以從科研檔案中不斷挖掘有價值的信息，汲取前輩的研究經(jīng)驗和智慧，為新項目的研究拓展思路，進而加快農(nóng)業(yè)科學研究的步伐，推動農(nóng)業(yè)科學研究的發(fā)展。

2農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題

2.1農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作現(xiàn)狀

當前，在部分農(nóng)業(yè)科研單位中，仍存在“重科研，輕檔案”“重收集，輕利用”的現(xiàn)象，在收集、建檔、歸檔和利用服務(wù)等工作中存在制約因素，影響了農(nóng)業(yè)科研檔案建設(shè)的有序科學發(fā)展。筆者在從事農(nóng)業(yè)科研檔案工作的實踐過程中發(fā)現(xiàn)存在以下問題：一是大部分農(nóng)業(yè)科研檔案的材料不齊全，項目實施階段的原始材料較少；二是一些項目材料信息不完整，沒有責任者署名和簽署日期；三是紙質(zhì)農(nóng)業(yè)科研檔案較多，而反映農(nóng)業(yè)科研活動過程的圖像、音頻、視頻等電子檔案極少；四是由于檔案材料不齊全，后期科研人員以及科研管理部門查閱相關(guān)檔案材料時，找不到可供參考的、可借鑒的有價值的原始材料，不能滿足檔案利用的要求。

2.2農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作中存在的問題

1）農(nóng)業(yè)科研檔案工作責任制和管理制度落實不到位。在開展農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作時，應(yīng)進一步提高對檔案工作的重視程度。科研檔案工作與科研項目管理工作同部署、同實施、同檢查的制度需進一步細化，檔案管理工作相關(guān)制度有待進一步完善，檔案工作責任制還需進一步壓實。目前，廣西農(nóng)業(yè)科學院在涉及農(nóng)業(yè)科研檔案方面的制度有：2014年制定的《廣西農(nóng)業(yè)科學院檔案管理辦法》，明確了科研檔案整理、立卷、歸檔的部門，以及部門的職責要求、科研檔案立卷歸檔要求；2020年印發(fā)的《廣西農(nóng)業(yè)科學院科研項目管理辦法（修訂）》，該辦法提出項目按計劃或合同要求進行結(jié)題，并按科研檔案管理要求歸檔材料，材料文件應(yīng)當打印、裝訂并符合檔案管理的要求。在院層面、部門層面、各研究所層面缺乏將檔案工作規(guī)劃列入年度規(guī)劃、中長期發(fā)展規(guī)劃、一流強院建設(shè)發(fā)展規(guī)劃的規(guī)定，缺乏綱領(lǐng)性的指導(dǎo)文件。2）農(nóng)業(yè)科研檔案存在歸檔難、歸檔不齊全的問題。一是與單位對農(nóng)業(yè)科研檔案工作的重視程度不高、檔案規(guī)章制度不健全有關(guān)。二是與農(nóng)業(yè)科研項目研究周期長有一定的關(guān)系。由于項目研究周期長，研究過程中產(chǎn)生的資料較多、涉及范圍廣、專業(yè)性比較強，在項目實施過程中，科研人員對檔案材料的保存意識不強，從而導(dǎo)致后期的材料缺失。三是與部分科研人員對農(nóng)業(yè)科研檔案的不正確認識有關(guān)。科研人員往往注重科研成果的產(chǎn)出，對科研檔案材料缺乏收集、整理、歸檔的意識，一些科研人員甚至認為農(nóng)業(yè)科研檔案是其個人或團隊的成果，為了方便日后在申報職稱、獎項、成果登記等時使用，會擅自自行保管材料原件，影響了單位檔案材料的歸檔工作。3）農(nóng)業(yè)科研檔案工作人員缺乏，專業(yè)化水平不高。從事農(nóng)業(yè)科研檔案工作的人員不足，專業(yè)技術(shù)人員更是匱乏，各研究所的農(nóng)業(yè)科研檔案工作人員幾乎均為兼職人員，往往需要兼顧大量的日常科研管理工作或其他行政管理工作，只能任務(wù)式地完成相應(yīng)收集檔案、歸檔等工作，檔案兼職人員的配備數(shù)量與實際工作量不匹配。檔案工作是一項系統(tǒng)性的、具有專業(yè)性要求的工作，但從事檔案工作的人員往往專業(yè)化水平不高，身兼數(shù)職或疲于其他日常科研管理工作的壓力，沒有太多的精力兼顧檔案工作，更沒有時間深入研究檔案工作的實施進展優(yōu)化。同時，從事檔案工作的人員大多數(shù)為非檔案學專業(yè)人員，缺乏專業(yè)化、系統(tǒng)化檔案知識，導(dǎo)致檔案工作人員對檔案業(yè)務(wù)工作的認識比較膚淺。4）檔案信息化建設(shè)開發(fā)程度未能滿足科研的發(fā)展要求。在經(jīng)濟社會發(fā)展的過程中，利用檔案信息可以全面了解當前的經(jīng)濟社會發(fā)展狀況，檔案信息已成為當前人們有效獲取工作經(jīng)驗的直接來源，成為科研人員全面獲取信息的主要渠道。然而，檔案信息化建設(shè)未納入單位信息化的總體規(guī)劃中，電子文件的歸檔工作尚未啟動，制約了檔案信息化建設(shè)的有序發(fā)展，影響了科研檔案的有效利用。農(nóng)業(yè)科研檔案資源信息開發(fā)滯后，使得農(nóng)業(yè)科研檔案包含的信息傳遞落后，致使依法可公開的農(nóng)業(yè)科研檔案目錄、全文不能滿足查檔用戶方便快捷查閱利用的需求，不能適應(yīng)農(nóng)業(yè)科研事業(yè)發(fā)展[3]。

3加強農(nóng)業(yè)科研檔案管理的建議

3.1完善檔案工作相關(guān)制度，壓實檔案工作責任

農(nóng)業(yè)科研檔案工作的開展受到制約，主要是由于對農(nóng)業(yè)科研檔案工作的重視程度不夠、認識不充分造成的。因此，要推動農(nóng)業(yè)科研檔案工作的開展，就必須增強對檔案工作的認識，提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，不斷完善檔案工作相關(guān)制度，深入貫徹落實《中華人民共和國檔案法》和《科學技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》，將檔案工作目標納入單位發(fā)展規(guī)劃中，使檔案工作有目標、有方向地發(fā)展。找準農(nóng)業(yè)科研檔案工作的目標定位，制訂操作性強的發(fā)展規(guī)劃，就是找準本單位的目標定位，將檔案管理發(fā)展規(guī)劃納入本單位、本行業(yè)的發(fā)展規(guī)劃[4]。另外，還需要落實檔案工作責任制。要進一步明確綜合檔案室、科研管理部門及檔案形成部門在檔案管理中的責任，建立自上而下的科研檔案管理網(wǎng)絡(luò)；要進一步規(guī)范檔案管理工作，健全檔案查閱、借閱等制度，保證科研檔案按規(guī)定借用，避免損壞、遺失[5]。根據(jù)《科學技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》，結(jié)合科研管理方面的最新文件要求，以及檔案部門的相關(guān)規(guī)章制度要求，擬訂適用于單位實際發(fā)展的農(nóng)業(yè)科研檔案管理辦法，在廣泛征求科研人員的意見建議基礎(chǔ)上，出臺《農(nóng)業(yè)科研檔案管理辦法》，通過辦法的實施，進一步完善檔案相關(guān)制度，有效地促進農(nóng)業(yè)科研檔案工作發(fā)展，進而提升檔案利用價值，讓檔案為科研事業(yè)的發(fā)展助一臂之力。

3.2抓好科研檔案管理，規(guī)范科研管理制度做好

科研項目歸檔，尤其是項目執(zhí)行過程中檔案的同步管理，不僅有利于管理部門掌握科研動態(tài)，更有利于溯源。同時，要加強對那些被束之高閣的研究成果的歸檔，實現(xiàn)科技成果個人和單位、社會的共享，促進成果推廣轉(zhuǎn)化，加快農(nóng)業(yè)新品種、新技術(shù)的推廣應(yīng)用[6]。針對科研檔案歸檔難、歸檔材料不齊全的問題，建議提高對農(nóng)業(yè)科研檔案的重視程度，建立規(guī)范的科研管理制度，在制度中明確對科研檔案歸檔的要求，列出科研檔案的歸檔范圍，在下達科研項目時即把科研項目材料的歸檔情況作為科研項目考核指標之一，將檔案材料的完整性作為能否再次申報項目的一個參考標準，逐漸讓科研人員形成共識，強化歸檔意識。在今后農(nóng)業(yè)科研事業(yè)發(fā)展進程中，凡是具有社會價值、農(nóng)業(yè)科研價值以及關(guān)涉農(nóng)業(yè)科研人員利益的記錄史料，發(fā)現(xiàn)一項、收集一項、建檔一項，提供建檔平臺和歸檔通道[7]。

3.3合理配備檔案管理人員，提升檔案管理人員專業(yè)化水平

專兼職檔案人員數(shù)量不足，影響了檔案工作的正常開展。檔案管理人員作為科研單位的行政輔助人員，其工作往往得不到重視，很多檔案管理人員平時主抓行政、人事、黨建、工青婦等工作，由于編制的限制，不能滿足科研管理部門、各研究所配備全職檔案管理人員的需求。因此，建議將檔案工作人員納入單位人才發(fā)展需求的目標中，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，合理配備檔案管理人員。檔案管理人員在工作中，應(yīng)加強自身業(yè)務(wù)技能的學習和培訓，熟練掌握計算機知識、網(wǎng)絡(luò)知識和檔案保護技術(shù)，熟悉科研項目檔案資料的來源與形成規(guī)律，學習和掌握國內(nèi)外先進的科研檔案管理技術(shù)和方法，增強業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案資料辨別與綜合分析能力[8]。

3.4推進檔案信息化建設(shè)，提高檔案工作管理水平

農(nóng)業(yè)是人類的生存之本，是國民經(jīng)濟其他部門獨立和進一步發(fā)展的基礎(chǔ)，是經(jīng)濟發(fā)展、社會安定、國家自立、生態(tài)安全的基礎(chǔ)。農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的重點在于科研數(shù)據(jù)的靈活運用與開發(fā)再利用[9]。檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化可以加強農(nóng)業(yè)科研檔案資源的有效管理，能夠在更大的空間內(nèi)尋找位置、實現(xiàn)創(chuàng)新突破，為農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新提供更有力的支撐和服務(wù)，為發(fā)展現(xiàn)代農(nóng)業(yè)生產(chǎn)力提供可靠的參考依據(jù)[10]。因此，需要從以下三個方面加快推進農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)：一是從制度上推進檔案信息化建設(shè)，增強檔案信息化建設(shè)的意識。在制定科研檔案管理辦法時，需考慮檔案信息化建設(shè)的制度完善性，進而規(guī)范檔案信息化工作。二是給予檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費支持。要推進檔案信息化建設(shè)，離不開經(jīng)費投入的支持。有充足的經(jīng)費，才能完善配套軟、硬件設(shè)施，才能采購現(xiàn)代先進的檔案信息化管理軟件、掃描儀、刻錄機等設(shè)備，為檔案信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)。三是“走出去”與“請進來”相結(jié)合。“走出去”就是組織檔案工作人員到經(jīng)驗做法比較好的單位學習檔案信息化建設(shè)的先進理念和方式方法；“請進來”就是邀請行業(yè)知名專家到單位講解檔案信息化建設(shè)方面的知識，并開展相關(guān)培訓。通過“走出去”與“請進來”相結(jié)合的方式，進一步加快檔案信息化建設(shè)的步伐，促進檔案工作高效、優(yōu)質(zhì)發(fā)展，為農(nóng)業(yè)科研進步提供強有力的支撐。

作者:賴容 韋紹龍 曾宇 劉開強 李博胤 許莉 單位:廣西壯族自治區(qū)農(nóng)業(yè)科學院