從內控角度初探高校合同管理機制

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摘要：合同管理是高等學校規(guī)范管理、依法治校的重要內容，是高校內部控制建設的重要環(huán)節(jié)，也是保障高校合法權益的有力武器。本文通過對高校合同管理的現(xiàn)狀進行分析，提出缺乏合同歸口統(tǒng)一管理，缺少系統(tǒng)的合同管理與監(jiān)督體系等問題，同時提出應通過信息化的聯(lián)動手段，逐步研究制定合同訂立、審查、履行、支付、歸檔與評估等環(huán)節(jié)全程、動態(tài)的高校合同管理制度的處理對策，把集中歸口管理方式與專項管理方式進行有機整理，減少學校合同管理的內部控制風險。

關鍵詞：高校合同管理；內部控制設計；合同管理機制

一、引言

合同管理是高校經(jīng)濟活動的重要組成部分，是高校規(guī)范管理、依法治校的重要內容，是高校內部控制建設的重要環(huán)節(jié)，也是保障高校合法權益的有力武器。本文從高校合同管理的現(xiàn)狀入手分析了高校合同管理意義、涉及類別及現(xiàn)存問題，提出了高校目前合同管理中存在缺少統(tǒng)一歸口管理機制、缺失部分合同管理流程、缺乏合同信息系統(tǒng)防控等問題，導致高校合同管理內部控制存在一定的風險。鑒于以上問題和風險，本文通過對合同組織、合同訂立、合同履行、合同歸檔評估等方面的業(yè)務流程梳理和內控環(huán)節(jié)設計，提出了應通過信息化的聯(lián)動手段，逐步研究建立健全合同的歸口管理、履行監(jiān)控、擬定審核以及歸檔評估等機制，對合同管理進行一定規(guī)范，減少高校合同管理過程中面對的風險。

二、高校合同管理現(xiàn)狀

(一)高校合同管理意義

合同管理貫穿于高校經(jīng)濟活動的始終，涉及高校日常管理的多項主要業(yè)務，需要單位各部門共同參與和管理。高校在經(jīng)濟活動中通過簽訂合同，規(guī)范合同雙方的經(jīng)濟活動開展。一方面有助于高校防范法律風險，預防經(jīng)濟糾紛，維護合法權益，保證高校經(jīng)濟活動符合法律法規(guī)；另一方面有助于控制高校財務風險，通過合同管理幫助高校節(jié)省交易時間，降低交易成本，加速資金周轉，減少費用，提高高校資金使用效率。同時，高校通過加強合同管理，可以有效協(xié)調高校內部各方關系，有利于提高單位內部管理水平，提升高校公共服務的效率和效果。

(二)高校合同涉及類別

本文所稱的合同是指高校與其他法人之間的協(xié)議。根據(jù)合同訂立的不同形式，主要包括書面形式、口頭形式和其他形式訂立的合同。高校經(jīng)濟合同一般以書面合同為主，即指通過合同書、信件和數(shù)據(jù)電文等可以有形地表現(xiàn)所載內容的形式而訂立的合同。根據(jù)高校合同涉及的主要業(yè)務，主要包括科研合同、人事與勞動合同、教育合作合同、商標使用許可合同、基建合同、儀器設備租賃和不動產(chǎn)買賣、租賃合同、修繕合同、貨物采購合同、技術服務合同、外事合同等。

(三)高校合同管理問題

1.缺少統(tǒng)一歸口管理機制

根據(jù)財政部的內控基礎性評價指標要求，高校應建立合同歸口管理機構，且對所有合約展開集中劃分與不斷編號，針對法律關系較為復雜的合同資料，需要聯(lián)合各機構展開集中審核。目前，高校合同由不同部門管理，未建立統(tǒng)一歸口部門，例如，設備采購合同由資產(chǎn)管理部門管理、工程合同由基本建設部門管理、科研合同由科技部門管理、重大合同訂立由學校法律事務室審核。合同不能統(tǒng)一歸口管理和備案，管理方式方法不能統(tǒng)一，各部門工作職責分工不明確，組織領導與協(xié)調機制不完善，可能會造成多部門共同管理的邊際盲區(qū)，影響公共服務的效率和效果。

2.缺失部分合同管理流程

根據(jù)財政部的內控基礎性評價指標要求，高校應對合同履行情況進行有效監(jiān)控，確定合約實施的責任人，以最快速度對合約施行狀況進行審查、研究與驗收，針對必須補充、變更或解除合約的狀況，需要根據(jù)法律展開相應的審查工作。目前，高校合同管理制度和流程尚不健全，存在缺少合同驗收和結算規(guī)定、未能實現(xiàn)合同管理與預算管理、收支管理相結合、缺少對合約簽訂、實行、變更狀況等進行登記工作與管理工作，缺乏對合約按期進行劃分匯總和歸檔管理、缺少關于涉密合同管理的具體規(guī)定、缺少合同糾紛管理規(guī)定等問題，合同管理過程中流程制度的缺失，會阻礙合同內控風險防控。

3.缺乏合同信息系統(tǒng)防控

根據(jù)財政部的內控建設要求，高校應以信息化為抓手，遵循內部控制的原則，全面識別和評估相關業(yè)務風險，梳理業(yè)務流程，通過對各個主要經(jīng)濟業(yè)務的流程銜接點，實現(xiàn)系統(tǒng)之間的聯(lián)動效應，有效實現(xiàn)合同內控管理的信息化落地。目前，高校合同的信息化管理往往僅包括合同線上申請、線上審批等功能，缺少合同執(zhí)行、結算、變更、備案、終止以及歸檔等程序的信息化管理，重要經(jīng)濟業(yè)務的信息系統(tǒng)未實現(xiàn)一體化，缺乏與收支、資產(chǎn)、采購等系統(tǒng)的鏈接，這就導致無法有效依據(jù)合同進行結算、無法以預算為來源進行管控等問題，會阻礙合同內控風險防控。

三、高校合同管理機制內控設計和措施建議

高校合同管理主要分為合同訂立與履行兩個關鍵流程。合約簽訂流程涉及合同調查、擬定文本、審核、簽署等一系列程序。合約履行涉及合約實施、補充、變更、終止、糾紛解決、結算、歸檔及后評估等一系列程序。在合同管理的各項關鍵流程中，應確定業(yè)務流程和內控要求，按期審查與評估合同管理的薄弱流程環(huán)節(jié)，使用有效控制手段，最大限度避免風險出現(xiàn)的可能性，保障高校根本利益，達到預期管理目標。

(一)健全合同管理組織體系

對合同組織環(huán)節(jié)的控制是指對合同組織體制、制度流程、部門間溝通協(xié)調的內部控制。合同管理制度的規(guī)范和齊備、合同管理機構設置的合理和協(xié)調是合同內控風險防控的基礎。

1.完善合同管理制度和業(yè)務流程控制機制

建立規(guī)范的合同管理制度和業(yè)務流程，實行合同管理的分級授權制度，明確上級單位、高校決策機構、業(yè)務部門、合同歸口部門、監(jiān)管部門的合同管理權限和職能，確保高校對外簽訂合同經(jīng)過合法授權，不簽訂超出有關規(guī)定范圍的合同；同時，高校應定期梳理合同管理各個環(huán)節(jié)業(yè)務流程，針對合同的風險領域查找、界定關鍵控制點，明確合同管理在各環(huán)節(jié)的關鍵控制要素，確保合同管理全過程的有效控制。

2.建立合同歸口管理和崗位責任控制機制

高校應明確合同歸口管理部門，設置合理的合同管理崗位，明確合同管理職責分工，建立合同歸口管理制度，完善合同管理溝通協(xié)調制度。高校需要指定非合同執(zhí)行機構的其他部門或者是獨立的機構視作合同歸口管理機構，對所有合同資料采取集中管理方式，構建財會機構和合同歸口管理機構之間的協(xié)調制度，完成合同管理與預算管理、收支管理的有機整合。詳細而言，應該確定不同環(huán)節(jié)的具體規(guī)定，參加重大合約的起草工作、談判工作、審查工作與簽署工作，參加高校合約糾紛的調節(jié)、仲裁、訴訟環(huán)節(jié)，定期或不定期地檢查合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，高校需要科學設定相關崗位，確定合約的授權審批與簽訂權限，對專用章進行合理的保管，禁止未經(jīng)授權私自以公司名義對外簽署合約，禁止不法簽署擔保合約、投資合約和借貸合約。

(二)加強合同訂立控制體系

合同訂立環(huán)節(jié)控制是指通過開展合同策劃與調查，規(guī)范合同談判過程，明確合同文本擬定和審核要求，在權限范圍內簽署合同文本，對合同訂立情況進行登記備案，確保單位合同訂立過程規(guī)范有序。

1.建立合同策劃和談判控制機制

合同策劃是合同控制的起點，高校應明確合同簽訂的業(yè)務和事項范圍，凡是應當簽訂合同的業(yè)務和事項均應簽訂書面合同，嚴禁將需要招標管理或需要高級別領導批準的重大經(jīng)濟合約拆分若干小金額的經(jīng)濟合同，嚴格審核合同策劃目標是否與高校職責使命和戰(zhàn)略目標一致，加強合同的計劃管理，防止因簽訂合同導致超計劃投資、超成本支出。訂立合同前，還應根據(jù)市場實際情況組建素質結構合理的談判團隊、選擇適宜的洽談方式開展談判，充分做好簽訂合同的準備。

2.建立合同擬定和審核控制機制

高校在對外發(fā)生經(jīng)濟活動時需要擬定正式的書面合同，一般合同應由業(yè)務部門或項目負責人進行起草、歸口管理部門審核，法律關系復雜的特殊合同或重大合同應由歸口管理部門參與起草、法律管理部門審核，保證合同內容和條款的完整準確。合同擬定結束之后，高校的相關機構需要對其規(guī)范性、經(jīng)濟性、可行性和嚴密性進行嚴格審核，建立健全的審查控制或合同會審制度。

3.建立合同簽署和登記控制機制

高校應合理劃分各類合同的簽署權限和程序，按照規(guī)定的權限和程序與對方當事人簽署合同，確保合同簽署權限程序合理、登記備案手續(xù)完善。合同應實行合同連續(xù)編號管理，按照統(tǒng)一編號對合同訂立情況進行登記，建立合同管理臺賬，合同經(jīng)編號、審批及簽署后，方可加蓋合同印章。

(三)加強合同履行控制體系

合同履行環(huán)節(jié)控制是指高校借助對合約實施狀況的監(jiān)督，規(guī)范合同補充、轉讓和解除等合同變更程序，明確合同結算要求，妥善處理合同糾紛，詳細登記合同履行和變更情況，確保高校合同履行過程管控嚴格。

1.建立合同履行監(jiān)控機制

合同歸口管理部門應當加強對合同履行情況的跟蹤和監(jiān)控，實行對合同從訂立、履行到終結的全過程管理，確保合同履行環(huán)節(jié)得到監(jiān)控與監(jiān)督。與高校經(jīng)濟活動相關的合同應當同時提交財會部門作為賬務處理的依據(jù)并督促對方積極執(zhí)行合同條款，保證合同有效履行。如果發(fā)現(xiàn)對方或自身因素造成無法按期履行合同的情況，需要以最快速度提示風險并馬上使用相應對策止損。

2.建立合同變更控制機制

高校應結合自身實際情況構建合同履行監(jiān)督審查機制，對合約實行過程中簽署補充合約，或變更、解除合約等根據(jù)法規(guī)進行相應的審查。與此同時，需要確定合約終止的條件以及應當辦理補充、變更、解除、終止的相關程序，安排專門人員對合約手續(xù)進行二次審核。

3.建立合同糾紛控制機制

當合同出現(xiàn)糾紛問題時，高校需要在規(guī)定期限內和對方進行商量與談判。如若達到一致意見的，二者需要簽署書面協(xié)議；如若經(jīng)協(xié)商無法處理時，經(jīng)辦工作者需要向相關負責人進行報告，且按照合同約定選取仲裁或訴訟方法進行處理。高校應梳理可能存在的合同糾紛問題，明確合同糾紛類型和相關解決方法方式，建立健全合同糾紛管理方面的制度流程。

(四)建立歸檔評估控制體系

1.建立合同保管與歸檔控制機制

高校應在登記并統(tǒng)計合同訂立、履行和變更情況的基礎上，結合高校經(jīng)濟活動業(yè)務需要對合同文本進行科學分類和統(tǒng)一編號，按照類別和編號妥善保管合同文本，建立合同臺賬，并與合同訂立、履行的全過程進行信息系統(tǒng)臺賬管理，規(guī)范合同查詢、流轉和借閱程序，對合同保管情況實施定期和不定期檢查，確保合同保管安全可靠、查詢快捷方便。合同履行完成后，合同管理人員應及時辦理歸檔手續(xù)。

2.建立合同檢查與評估控制機制

高校應建立合同管理檢查評估控制機制，定期對全過程的合同管理總體情況進行分析評估，確保合同管理中存在的問題得到整改落實。具體檢查評估合同簽訂是否符合程序、合同審核意見是否得到合理采納、合同是否全面履行、合同糾紛是否得到妥善處理，對合同管理分析評估中發(fā)現(xiàn)的不足應及時加以改進。

(五)加強合同管理系統(tǒng)建設

加強合同管理系統(tǒng)建設，建立全程聯(lián)動、模塊銜接、信息系統(tǒng)控制機制，建議高校借助業(yè)界先進的內控管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)內控管理的一體化、可視化、自動化管理。將預算、采購、資產(chǎn)等管理模塊與合同管理相連接，形成高校關鍵業(yè)務模塊的信息系統(tǒng)聯(lián)動機制，使“事前規(guī)劃—>事中控制—>事后監(jiān)督”有效銜接，實現(xiàn)以預算管理為主線、以資金管控為核心的合同訂立及履行過程管控。

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作者：劉馨陽 單位：北京航空航天大學財務處