研究工程建設(shè)檔案管理
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一項公路建設(shè)工程從立項、招投標(biāo)、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計至最后竣工驗收全過程，會產(chǎn)生大量的資料、文件、圖紙等。由于工程施工周期長、專業(yè)多、工種復(fù)雜，產(chǎn)生的文件材料種類多、數(shù)量大。這給工程建設(shè)文件材料的收集、整理、保管、利用，帶來了一定困難和很大的工作量。工程建設(shè)文件材料歸檔不及時、不完整、不準(zhǔn)確，是長期困擾檔案部門的一個大問題。工程建設(shè)文件材料歸檔難，已成為制約檔案工作正常開展的一個瓶頸。由于工程建設(shè)文件材料不能及時、準(zhǔn)確、完整地歸檔，使得后續(xù)的工程管理檔案的提供利用工作，不能得到很好開展。工程建設(shè)檔案的價值得不到充分發(fā)掘，又反過來影響工程管理人員歸檔的積極性，這也是工程建設(shè)文件材料歸檔工作較難開展的本質(zhì)原因。
二、加強(qiáng)工程建設(shè)檔案管理的舉措
1．更新觀念是推進(jìn)工程建設(shè)檔案管理的前提。工程建設(shè)文件材料之所以歸檔難度大，除工程建設(shè)檔案數(shù)量大、內(nèi)容龐雜、涉及專業(yè)多、文件材料歸檔范圍不好把握等客觀原因外，還有組卷要求嚴(yán)格、類目設(shè)置較細(xì)、整編強(qiáng)度大等主觀原因。隨著管理手段的提升，電子文件的大量產(chǎn)生和應(yīng)用，使得工程建設(shè)檔案快速向數(shù)字化方向發(fā)展和積累，也使工程建設(shè)檔案實現(xiàn)按“件”管理成為可能。《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》2008年修訂版，為工程建設(shè)檔案的整理提供了重要指南。工程建設(shè)檔案管理人員要及時更新觀念，打破“卷”的傳統(tǒng)思維，這是推進(jìn)工程建設(shè)檔案工作的重要前提。
2．制度嚴(yán)謹(jǐn)是文件材料歸檔齊全、完整、準(zhǔn)確的保證。要確保工程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，就要特別注重平時對工程文件材料的收集和積累，就必須把事后控制改為事前控制，將工程建設(shè)檔案的管理從末端移到前端，將后續(xù)工作變?yōu)榍爸脳l件，把工程建設(shè)檔案工作從一個獨(dú)立的工作環(huán)節(jié)，擴(kuò)展為貫穿工程建設(shè)始終的全程控制的記錄體系。要將檔案工作和項目建設(shè)納入管理程序，與項目的各階段同步進(jìn)行，從設(shè)計立項、審批、合同到初步設(shè)計和施工圖、竣工圖、驗收、回訪先期導(dǎo)入檔案管理，直至竣工驗收，使工程建設(shè)檔案形成首尾相接、互為因果、全程控制的記錄體系。只有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臍w檔程序和詳盡的規(guī)章制度，才能保證工程建設(shè)文件材料歸檔的準(zhǔn)確性。要采用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)手段，將歸檔前的準(zhǔn)備工作納入到自動化管理的進(jìn)程中，這樣就可以在提高歸檔質(zhì)量的基礎(chǔ)上，提高電子文件歸檔的效率。
3．逐步開展工程建設(shè)檔案的電子化。開展工程建設(shè)檔案的電子化工作，是檔案信息化發(fā)展到一定階段的必然要求。要將工程建設(shè)文件材料歸檔范圍通過分類，細(xì)化到檔案管理系統(tǒng)中。不僅方便檔案人員在歸檔時查找，同時可以通過系統(tǒng)檢查和比對，自動生成歸檔范圍內(nèi)應(yīng)歸檔但還沒歸檔的文件資料目錄，便于檔案人員催交，確保應(yīng)歸檔的資料齊全、完整。甚至還可以制成應(yīng)歸檔的工程管理檔案模板，不僅可以保證工程建設(shè)檔案的規(guī)范、完整，同時還可以對工程建設(shè)文件歸檔整理的規(guī)范化，起到較好的指導(dǎo)作用。
作者：董相成 單位：安圖縣公路管理段
