畢業(yè)實習檔案信息化管理淺析

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【摘要】畢業(yè)實習檔案主要記載了畢業(yè)生的實習信息，只有對畢業(yè)實習檔案進行合理、科學的管理，才能夠在最大程度上發(fā)揮出院校選拔人才、培養(yǎng)人才的作用。當下，畢業(yè)實習檔案的管理工作還存在著不少問題。因此進行畢業(yè)實習檔案信息化管理研究，對于院校檔案管理工作的開展起著重要的作用。

【關鍵詞】畢業(yè)實習檔案；信息化；管理

一方面，伴隨著科學技術的快速發(fā)展，社會步入了信息化的時代，信息化技術的運用使得社會之中的方方面面運轉都變得更加便利；另一方面，在我國社會、經濟不斷發(fā)展進步的前提下，各項工作對于人才的需求不斷增加，這促使我們國家的教育迎來了跨越式的發(fā)展。對于院校來說，招生的規(guī)模不斷擴大，專業(yè)數量也在持續(xù)增長，每一年的院校畢業(yè)生也在不斷地增加，需要進行畢業(yè)實習的人數就會有一個非常大的增長，因此傳統(tǒng)的畢業(yè)實習管理模式已經不再適應新的情況變化。而在當前的時代發(fā)展之中，基于計算機技術的信息化發(fā)展帶來了更為廣闊的技術進步空間，那么在院校檔案管理工作方面，畢業(yè)實習檔案管理作為一項重要的工作，需要將信息化技術引入畢業(yè)實習檔案管理中，構建一個完善的信息化畢業(yè)實習檔案管理系統(tǒng)，以此來解決以往畢業(yè)實習檔案管理工作中存在的問題。對于院校來說，信息化的普及有著更加重要的意義，院校的各個部分管理因此變得科學、合理，特別是檔案管理的部分，信息化管理有著明顯的優(yōu)勢。院校畢業(yè)實習檔案信息化管理，主要是把畢業(yè)生在實習過程中產生的數據信息資料，利用信息系統(tǒng)進行收集、整合，并有效地進行管理，同時把這些資料作為對于畢業(yè)生各方面能力進行評判的一個依據，這在一定程度上促進了院校檔案管理工作的開展，提升了檔案管理的效率，對于畢業(yè)實習檔案信息化管理研究有著非常重要的實際意義。

一、關于畢業(yè)實習檔案信息化管理的相關概述

信息化管理技術的特征，主要表現(xiàn)在兩個方面：1.信息的傳播速度非常快，這主要是因為互聯(lián)網技術的普及，網絡幾乎覆蓋到了生活的每一個方面，而且在互聯(lián)網開放性的影響下，人與人之間數據的共享幾乎沒有阻礙，這加速了數據信息的產生。在傳統(tǒng)的時代之中，因為地域等原因的影響，信息的傳遞一直都會受到限制，網絡技術的普及使得信息傳播速度加快，人們利用網絡能夠自由獲取需要的信息，在當前的時代之中，每一個人既是數據信息的制造者，也是數據信息的傳播者。2.信息化管理技術的多樣性，數據信息的收集不僅是通過網絡，還有日常安裝的攝像頭等設備，這都是數據信息的收集渠道，這些數據信息都將是信息化管理技術發(fā)揮作用的基礎。在信息化時代，人們對于數據信息有了新的理解，在不同的領域、不同的行業(yè)，越來越多的人擔負起了數據信息制造者和傳播者的任務，這樣就使得數據信息不僅僅變得數量更多，而且還更加豐富多彩。對于現(xiàn)階段的院校畢業(yè)實習檔案信息化管理工作來說，雖然具有一定的發(fā)展基礎，但是在具體的管理細節(jié)方面還是存在著一些問題，比如不同的專業(yè)之間使用著同樣的信息化管理模式，沒有從專業(yè)的差異性部分入手，進行管理模式的詳細劃分，這就使得相關管理工作變得表面化。另外，畢業(yè)實習檔案信息化管理的安全保證也應該受到重視，這主要指的是信息數據的安全使用和來源安全兩個部分。信息數據的安全使用，就是院校畢業(yè)實習檔案信息化管理過程中，把相關的資源科學地分布運用到不同的專業(yè)之中，利用信息化的方式有針對性地制定管理方案；信息數據來源安全是指其數據的真實性。在當前的院校畢業(yè)實習檔案信息化管理發(fā)展環(huán)境下，數據資源的安全無法得到有效保障。最后在信息化環(huán)境下，院校畢業(yè)實習檔案信息化管理應制定標準規(guī)范，確保相關管理工作在不同的環(huán)境下都能夠發(fā)揮出作用，使得信息化高效率、高精確度的特征得以保障，但是當前的院校畢業(yè)實習檔案信息化管理工作缺乏標準規(guī)范的制約，這就使得一些相關的信息資源內容出現(xiàn)偏差。

二、現(xiàn)階段院校畢業(yè)實習檔案管理存在的問題

（一）個別畢業(yè)實習檔案的具體內容存在失真。對于畢業(yè)實習檔案來說，怎樣確保其中相關內容的真實性，是非常關鍵的一個步驟，從整體來看，學生在畢業(yè)實習時期形成的檔案材料，可以在一定程度上，反映出其在學習階段的相關專業(yè)技能掌握狀況、工作適應能力等實際的情況。但是目前在院校畢業(yè)實習檔案管理中，個別畢業(yè)實習檔案材料的具體內容和實際的情況存在差別，檔案的內容對于學生考核的材料通常只是記錄學生的優(yōu)點，關于學生存在的缺點或者是在實習中表現(xiàn)出的一些問題都沒有詳細記錄，這樣就使得畢業(yè)實習檔案很難真實反映出學生畢業(yè)實習的情況，這同樣給后續(xù)的畢業(yè)實習檔案管理工作帶來困難，使得畢業(yè)實習檔案材料內容的真實性受到質疑。

（二）畢業(yè)實習檔案材料不完善、管理混亂。在實際進行院校畢業(yè)實習檔案管理的過程中，常常會出現(xiàn)畢業(yè)實習檔案材料的不完善，負責相關工作的部門很難及時將檔案材料進行收集、整理以及分類歸檔管理，而且工作人員沒有對畢業(yè)實習檔案管理工作進行全面認識、了解。導致在進行管理工作的時候，由于多方面的原因，畢業(yè)實習檔案管理存在混亂的問題。同時畢業(yè)實習檔案的保密性質，也使得畢業(yè)實習檔案存在著使用范圍較窄、使用頻率較低、檔案利用不充分等問題非常突出。

（三）院校畢業(yè)實習檔案管理意識薄弱，相關工作人員缺乏職業(yè)素養(yǎng)。當前個別院校畢業(yè)實習檔案管理的意識非常薄弱，有很多不合理現(xiàn)象存在，比如學生的畢業(yè)實習檔案隨意放置在學校，一段時間后就進行清除，或者是學生自己持有檔案等等，混亂的畢業(yè)實習檔案管理情況反映了院校畢業(yè)實習檔案管理意識的薄弱。而且從事院校畢業(yè)實習檔案管理的工作人員沒有專業(yè)的工作技能，缺乏職業(yè)素養(yǎng)，使得院校畢業(yè)實習檔案管理工作開展非常困難，缺乏規(guī)范性和科學性。

（四）院校畢業(yè)實習檔案管理信息化程度偏低。在當前的社會發(fā)展過程中，信息化技術已經被應用到了社會生活的方方面面，而且信息化技術能夠很好地提升畢業(yè)實習檔案管理工作的效率，但是在一些院校畢業(yè)實習檔案管理中，運用信息化技術非常有限，對于信息化技術的普及程度非常低，甚至一些院校的畢業(yè)實習檔案查閱和信息錄入仍然是使用人工的方式進行，這樣就使得院校畢業(yè)實習檔案管理工作效率非常低。而對于院校來說，畢業(yè)實習檔案管理所包含的信息數據異常地龐大和復雜，沒有使用信息化的管理手段，會使得畢業(yè)實習檔案管理工作進行變得非常困難，并且缺乏效率。

三、關于院校畢業(yè)實習檔案信息化管理存在問題的原因分析

（一）管理制度有待完善。在院校的發(fā)展過程中，因為各個方面的原因，其實際的院校畢業(yè)實習檔案信息化管理制度不明確、不完善，畢業(yè)實習檔案的具體功能被削弱，而且院校對于畢業(yè)實習檔案管理工作的重視程度不夠，在進行實際的檔案管理過程中，工作不嚴謹，使得畢業(yè)實習檔案損壞或丟失的情況屢屢出現(xiàn)，這些問題的發(fā)生最為主要的原因是，因為院校畢業(yè)實習檔案采集、整理、歸檔、借閱與統(tǒng)計等等工作步驟中的相關管理制度存在漏洞所導致的。

（二）管理手段較為落后。當前院校畢業(yè)實習檔案管理部門從事的工作，主要是對于畢業(yè)實習檔案進行收集、整理、存檔以及保管等等，這些工作的過程步驟基本與傳統(tǒng)的檔案管理方式沒有什么區(qū)別，畢業(yè)實習檔案管理的手段也多是沿用傳統(tǒng)方法，整體來說較為落后。而且院校畢業(yè)實習檔案管理工作也沒有使用新的方法，現(xiàn)代化的管理手段沒有在畢業(yè)實習檔案管理中獲得普遍性的運用。

（三）畢業(yè)實習檔案管理工作人員缺乏專業(yè)性。現(xiàn)階段進行院校畢業(yè)實習檔案管理的工作人員，大多數屬于“兼職”，也就是由教師或者是其他工作人員進行兼任，根本沒有專業(yè)的院校畢業(yè)的檔案管理人員進行相關的工作，在這種情況下，院校畢業(yè)實習檔案管理工作勢必會受到影響，檔案管理工作人員的數量與人員的專業(yè)素養(yǎng)方面亟須提升。而且人力資源管理技術水準較低、相對應管理制度缺失等問題，都制約著院校畢業(yè)實習檔案管理工作的進行。

四、對于院校畢業(yè)實習檔案信息化管理運用的策略研究

（一）構建院校畢業(yè)實習檔案信息化網絡管理平臺。在信息化大數據環(huán)境下，院校畢業(yè)實習檔案管理信息化要把網絡作為基礎，這是因為信息化的優(yōu)勢發(fā)揮需要網絡并構建網絡管理平臺，包括院校畢業(yè)實習檔案管理工作中的信息數據，將這些數據進行收集、整理、分析，以大數據、信息化的技術應用，再將這些數據中的規(guī)律進行科學分析，院校畢業(yè)實習檔案管理的相關工作人員就能夠以此作為依據，制定出更加符合院校實際狀況的畢業(yè)實習檔案管理策略，起到促進院校檔案管理工作發(fā)展的作用。而且在信息化的思維下，畢業(yè)實習檔案管理可以從教學經驗、管理方法以及學生的反饋三個方面來進行信息數據的收集、分析，經過系統(tǒng)性的研究、比對，就可以對畢業(yè)生實習狀況進行全方位的評價、了解。

（二）進一步完善院校畢業(yè)實習檔案管理信息化內容。以往的院校畢業(yè)實習檔案管理工作，常常會有一些問題出現(xiàn)，這主要是由于院校畢業(yè)實習檔案管理信息化還不完善，收集、整合的信息數據不全面，具有特殊性，在這種情況下，就會出現(xiàn)畢業(yè)實習檔案管理工作上的失誤，因此要進一步完善院校畢業(yè)實習檔案管理信息化。以信息化相關內容為技術依托，來進行對應的院校畢業(yè)實習檔案管理信息化建設。首先需要進行院校之間的信息資源共享，這樣能夠拓寬信息數據的獲得渠道，經過大數據的比對，院校畢業(yè)實習檔案管理可以有更加精確的參照依據；其次，對于院校不同的專業(yè)，進行有針對性的畢業(yè)實習信息數據收集，同時不同的專業(yè)應該規(guī)劃出不同的畢業(yè)實習檔案管理內容方案；最后，要進行大數據信息應用平臺的構建，院校建設獨立的大數據應用平臺，可以解決其畢業(yè)實習檔案管理信息數據資源不足的問題。

（三）為畢業(yè)實習檔案管理信息化創(chuàng)建穩(wěn)定安全的環(huán)境。院校畢業(yè)實習檔案管理信息化的普及，使得相關的信息數據都會在網絡中進行上傳，這樣就有著對于網絡安全的需要，院校應該注重網絡安全的全方位建設，防止出現(xiàn)信息數據的泄漏，造成不必要的損失。要對網絡環(huán)境進行實時監(jiān)控，及時對于系統(tǒng)之中存在的漏洞進行修復，對于院校內部的網絡應該設有嚴格的管理權限和訪問權限，而且要強化內部網絡服務器的安全，同時可以招聘一些網絡技術人才，進行專業(yè)的網絡安全建設，這樣才能夠在最大的程度上確保畢業(yè)實習檔案管理工作的有序、穩(wěn)定進行。

五、結語

總的來說，對于畢業(yè)實習檔案信息化管理研究，具有非常重要的現(xiàn)實意義，相關研究有效地促進了院校畢業(yè)實習檔案管理工作的進步，提升了院校檔案管理工作整體水平，使得院校檔案管理系統(tǒng)更加完善，工作更有效率。有效進行畢業(yè)實習檔案管理工作，促進畢業(yè)實習檔案信息化管理發(fā)展，有著極其重要的現(xiàn)實意義。

作者:姜楊 單位:湖南廣播電視大學