機關(guān)單位檔案管理工作問題及對策探討

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摘要：新時期下，我國機關(guān)單位職工數(shù)量明顯增加，單位的管理壓力也隨之增大，在管理工作中，檔案管理是非常重要的一個環(huán)節(jié)，但是，目前單位檔案管理工作存在的主要問題就是創(chuàng)新的元素較少，使用老舊的方法進行管理，電子化技術(shù)使用非常有限，工作中的漏洞較多。為此，本文主要探討單位檔案管理的發(fā)展措施，探究提高檔案管理水平的方法，希望能夠為單位的檔案管理工作提供一些幫助。

關(guān)鍵詞：單位；檔案管理；管理

當(dāng)前，我國單位職工的數(shù)量逐漸增多，單位在此過程中，應(yīng)當(dāng)提升自身的管理能力，以適應(yīng)這一形勢。檔案管理工作是將職工的在校表現(xiàn)做一個記錄，評價職工的整體素質(zhì)，對職工日后的發(fā)展起著非常重要的作用，當(dāng)單位人數(shù)上升之后，單位在檔案管理工作方面出現(xiàn)了諸多問題，例如管理效率低，管理方法落后等，這些問題的出現(xiàn)說明我國單位檔案管理工作還有非常長的一段路要走，筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗，探討如何使用電子化技術(shù)進行單位檔案管理，為實現(xiàn)檔案管理水平提升做出一點貢獻。

一、目前我國單位檔案管理工作存在的主要問題

目前，電子化技術(shù)逐漸應(yīng)用到生產(chǎn)和生活領(lǐng)域中，給人們的生活帶來了許多便利，一些單位開始嘗試使用電子化技術(shù)來管理職工檔案，這是一種適應(yīng)社會發(fā)展的工作思路，能夠明顯提升檔案管理的效率，但是，多數(shù)單位還沒有使用這一技術(shù)，其檔案管理工作中的問題較為突出，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

1、單位檔案種類匱乏

現(xiàn)階段，我國單位檔案管理工作水平還有待提高，許多單位的管理者認為檔案管理工作并不重要，其主要是記錄職工的在校表現(xiàn)，只要記錄完整就可以，但是，隨著社會的發(fā)展，人們對檔案更加重視，檔案不僅要記錄職工的學(xué)習(xí)成績，還要保存更多的數(shù)據(jù)和資料，要增加管理社會普通階層的內(nèi)容，而實現(xiàn)這一目標的主要方法就是使用電子化技術(shù)。目前，大多數(shù)單位在這一方面做得較少，內(nèi)容和數(shù)據(jù)采集效率較低，檔案的使用價值和作用明顯降低。

2、單位檔案管理途徑單一

我國的檔案記載歷史非常久遠，從一定層面上說，歷史書籍就是一種檔案，雖然我國檔案記錄的時間非常悠久，但是記錄的先進性明顯不足，記錄檔案的目的是敘述一件事情，其他作用不是非常明顯，檔案工作管理途徑依然很單一。例如許多單位的檔案只是用來進行電話、傳真查詢，或者復(fù)印檔案開具證明。單一的管理模式會削弱檔案的作用，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)空前發(fā)展的今天，檔案管理工作明顯落后于形勢需要。這說明單位檔案管理工作應(yīng)當(dāng)更加注重管理領(lǐng)域拓展，要讓檔案發(fā)揮出應(yīng)有的作用，從而為職工和單位發(fā)展做出貢獻。

3、單位檔案管理體制較為陳舊

單位檔案管理工作體制是規(guī)范檔案管理工作的重要內(nèi)容，其領(lǐng)導(dǎo)和指引檔案管理工作前進，但是，在一定層面上，體制也會限制檔案管理工作模式的創(chuàng)新，如果體制不變，即使使用電子化技術(shù)進行管理，其也不會發(fā)揮出重要作用，體制會成為電子化管理的枷鎖，因此，只有體制層面進行變革，才能接納和吸收先進的技術(shù)和模式，才能幫助檔案管理工作向前發(fā)展[1]。

二、單位檔案管理工作的策略

1、創(chuàng)新單位檔案管理內(nèi)容

檔案管理工作發(fā)展的首要目的就是增加檔案管理的內(nèi)容，拓寬檔案的管理領(lǐng)域，充分發(fā)揮出現(xiàn)代化技術(shù)的優(yōu)勢，創(chuàng)新檔案管理的管理內(nèi)容，單位檔案管理的管理內(nèi)容包括很多，但是其主要的目的就是管理單位和職工，因此，管理內(nèi)容的確定要以這兩個主體為宗旨，探索更加實用的管理模式，滿足職工和單位的發(fā)展需求，當(dāng)然，在技術(shù)快速發(fā)展的今天，需要相關(guān)部門和人員進行不斷的探索，借助技術(shù)的優(yōu)勢，實現(xiàn)單位檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，以此實現(xiàn)單位的長遠發(fā)展。

2、創(chuàng)新單位檔案管理的手段

創(chuàng)新管理手段是提高檔案管理水平的重要舉措，只有手段進行創(chuàng)新和提高，才能增加管理的范圍和內(nèi)容，讓單位檔案管理水平得到提高。現(xiàn)如今，互聯(lián)網(wǎng)、計算機技術(shù)等先進技術(shù)在社會中發(fā)揮著重要的作用，其是檔案管理創(chuàng)新非常重要的環(huán)節(jié)，單位管理者應(yīng)當(dāng)將檔案管理手段創(chuàng)新作為單位發(fā)展的重要內(nèi)容，在工作中要將傳統(tǒng)的管理手段轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代管理手段，促進單位檔案實現(xiàn)快速發(fā)展，管理者要推進單位檔案信息化管理建設(shè)的進程，通過增加互聯(lián)網(wǎng)、計算機技術(shù)的應(yīng)用，來實現(xiàn)檔案管理整體水平的提升，提高檔案的利用效率[2]。

3、創(chuàng)新單位檔案管理的方式

眾所周知，單位檔案管理工作管理的主要對象是單位和職工，而單位不僅要使用檔案，還要參與檔案的制作，因此，在平時工作過程中，要將單位的需求作為工作的主要方向，從而提高檔案管理水平。單位管理者應(yīng)當(dāng)建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，該隊伍應(yīng)當(dāng)具備以下能力：一是熟練使用電子技術(shù)的能力，要懂得計算機硬件、軟件、互聯(lián)網(wǎng)等各項技術(shù)，當(dāng)出現(xiàn)問題時能夠自行解決；二是要懂得專業(yè)的檔案管理工作內(nèi)容，能夠熟練完成各項管理工作；三是要具備高度的責(zé)任心和使命感，能夠在工作中兢兢業(yè)業(yè)，保證內(nèi)容輸入正確、完整；四是要增加檔案內(nèi)容維度，讓檔案信息更加全面，能夠真實反映職工在單位的表現(xiàn)。另外，單位檔案管理人員的工作心態(tài)也要進行相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，要積極探究新的工作模式，發(fā)現(xiàn)實際工作中的不足，不斷地熟悉單位檔案管理各個方面管理流程，讓管理工作模式得到改善，促進檔案管理工作順利實施，單位教職工、職工等主體應(yīng)當(dāng)努力為電子化檔案工作提供幫助，合理做好檔案資源的共享以及配置等工作，重抓單位檔案的管理和管理，積極進行反饋調(diào)查，獲得最真實的使用體驗，從而有效地提高單位檔案管理水平。總之，目前我國單位的檔案管理工作還有許多不足之處，管理能力較低，管理意識較弱，管理方式較為落后，單位相關(guān)管理者應(yīng)當(dāng)正確認識檔案管理工作的重要性，在平時管理過程中，要為檔案工作投入更多精力，努力提高檔案管理電子化水平，敢于使用先進技術(shù)，增加創(chuàng)新的內(nèi)容，同時，要注意傳統(tǒng)檔案管理工作向電子化管理模式轉(zhuǎn)變的過程中，避免出現(xiàn)檔案丟失和損壞的情況，全方位提升檔案管理的能力和水平。

參考文獻

[1]孟凡蕾.強化檔案意識,提升單位檔案管理水平[J].黑龍江科技信息,2011（4）:31.

[2]武云娜.試論我國單位的檔案管理工作[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟,2011（3）:15.

[3]魏少辰.抓住單位升格機遇,加強檔案管理工作[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟,2011（13）:34.

作者：遲曉霞 單位：山東省乳山市國土資源局