信息化電子檔案管理論文

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一、電子檔案在現代信息化建設中發揮的作用

何謂電子檔案？電子檔案是由電子計算機處理的檔案。虛擬檔案是用來區別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節、比特方式表示并使之在電腦網絡上流動，只有引入正確的軟件、硬件與足夠的背景細節，這些字節與比特方式可隨機定位到用戶所在的網絡終端，以可被理解的文字、數字、圖像、圖表、符號等形式顯示出用戶所需求的檔案實體的真實信息。電子檔案具有以下特點：信息的非人工識讀性；信息存儲的高密度性；信息與載體之間的可分離性；多種信息媒體的繼承性；系統依賴性。使用電子檔案是適應當前社會形式發展的需求。要進行信息化建設就需要使用高科技的信息設備，例如電子計算機、網絡等。要使用這些先進的設備就必須將現有的各種實體信息實現向數字化的轉變。檔案也必須由紙質轉換為數字信息，如果不能夠成功的將紙質檔案轉換為電子檔案，那么必然會嚴重影響到信息化建設的進程，對信息化的推進造成嚴重的阻礙。使用電子檔案可以打破傳統檔案利用的種種限制。共享信息是實現信息化建設的重要目的，然而傳統的檔案信息很難實現共享，如果想要異地查看幾乎是不可能直接實現的。而利用電子檔案可以打破這種空間上的局限，讓檔案管理部門從封閉走向開放。更加利于實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，從而為社會提供更好、更優質的服務。

二、電子檔案歸檔工作中存在的問題

雖然檔案信息化建設已經有很長的一段時間，這期間電子檔案對推動信息化建設起到了不可磨滅的作用，但是在電子檔案的歸檔工作中仍然存在著許多的問題。

（一）電子檔案無法獨立存在

在很多企業與單位里的電子文件都只是紙質文件生成、運轉過程中所出現的一種附帶的產品，缺少獨立存在的價值，因此也不具備取代紙質文件的能力。也正因為這樣很多單位都不是很重視電子文件的保護，更有甚者可以隨意的對這些電子文件進行增、刪、改等操作，一點也沒將電子文件作為檔案來對待，為此使得原始的電子稿件面貌全非，失去了成為檔案進行歸檔保存的意義。

（二）電子檔案歸檔程序缺失，載體存在不安全因素

電子文件歸檔是根據歸檔的范圍，利用計算機對已經處理完畢的具有一定價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉化成為電子形態的數字化檔案的一項工作。但是有很多單位都對電子文件的歸檔程序缺乏明確的認識，使得電子文件的歸檔工作變得十分的混亂，同時也使得電子文件的存儲介質存在著安全隱患。例如許多單位的辦公自動化系統在設計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把應歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統出現問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。

（三）電子檔案歸檔的過程中缺失價值鑒定環節

電子文件的鑒定，是對電子文件的價值進行判斷并對電子檔案真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件而言，進行價值鑒定就是直接決定電子文件的去留。但是現在電子文件在進行歸檔時都是直接將計算機上的文件拷貝到存儲光盤上，就算是完成歸檔。這個過程中沒有對電子文件的價值與真偽進行判斷。這樣的歸檔根本就無法達到去偽存真、清除糟粕的目的，最后使得大量具有珍貴價值的文件湮沒到浩瀚如海的無用信息中去了。

（四）缺少專業的人才，現有人員缺少足夠的專業素質

電子文件進行歸檔時，要求工作人員不僅僅具有過硬的檔案管理知識，還必須能夠熟練的對計算機進行操作。但就目前而言，從事檔案管理的工作人員要么是具有十分過硬的檔案管理知識而不熟悉計算機的操作，要么就是很熟悉計算機卻不熟悉檔案管理。缺乏同時具有檔案管理知識與計算機信息處理能力的復合型人才，幾乎是所有的檔案管理部門所共同存在的問題。

三、改善電子檔案歸檔現狀的對策

針對上面所提出的問題，要做好電子檔案的歸檔工作就必須要做好以下幾點。

（一）樹立新的觀念，讓電子文件具有獨立存在的能力

電子檔案對信息化建設有著十分重要的作用，如果電子檔案失去了獨立存在的價值與能力，那么只會對信息化建設產生阻礙作用。所以作為信息時代的檔案管理工作者，要把檔案信息化建設提高到為經濟建設服務和促進檔案事業發展的高度來認識。對各種電子文件歸檔高度重視，阻止任何人對有可能成為電子檔案的電子文件進行修改、增加、刪除，保證其原始性。

（二）積極開發新的電子檔案管理系統，讓電子檔案歸檔程序化

原有的各種系統雖然具有保存電子文件的功能，但是卻不夠專業，所以應該以電子檔案歸檔的整個程序為基礎開發新型的電子檔案管理系統，使得電子檔案歸檔程序化，防止各種意外的出現。利用專業的電子檔案管理系統可以建立起一套完善的電子檔案保存措施，從而為電子檔案的保存介質減少各種風險。

（三）對電子檔案做好價值鑒定工作

檔案價值鑒定對檔案管理有著十分重要的作用，所以一定要做好電子檔案的價值鑒定。要建立專業的檔案價值鑒定工作小組，對要進行歸檔的電子文件進行價值鑒定，同時對電子文件的真實性、完整性、有效性進行鑒定。通過價值鑒定來確定哪些電子文件具有保存下來的必要。

（四）建立好專業的電子檔案管理隊伍

首先是對現有的人員要進行專業的培訓。例如對于那些有著過硬的檔案管理知識但缺乏計算機知識的人員，要著重的培養他們的計算機知識，特別是與計算機相關的操作，以及信息安全技術的培訓，增強他們的信息安全意識。對于那些檔案管理知識缺乏的人就必須提高他們的檔案管理知識。通過培訓讓每一個檔案管理人員都成為具有多種能力的復合型人才。其次是加大引進復合型人才的力度。引進人才是必須經歷的過程，是更新檔案管理隊伍血液的必要措施。通過新引進的人才可以帶動現有人員的工作。