辦公室檔案管理數(shù)字化建設(shè)

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一、加大硬件投入，擴(kuò)大軟件推廣

目前數(shù)字化檔案管理工作存在硬件建設(shè)低下、軟件重復(fù)開(kāi)發(fā)的問(wèn)題。具體體現(xiàn)在大部分單位的還停留在低水平的建設(shè)上，機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和安全設(shè)施存在諸多問(wèn)題，檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)滯后；許多單位為了率先實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，紛紛與軟件開(kāi)發(fā)公司定制檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)質(zhì)量參差不齊，數(shù)據(jù)類(lèi)型不一致，數(shù)據(jù)庫(kù)之間不能轉(zhuǎn)換，信息共享受限，浪費(fèi)資源。因此，必須有計(jì)劃有步驟地進(jìn)行微機(jī)硬件配置、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備更新和安全設(shè)施添置，盡可能取得財(cái)政支持，營(yíng)造最大限度的檔案硬件環(huán)境；隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理數(shù)字化已成為時(shí)展的必然趨勢(shì)，因此軟件選擇是檔案管理數(shù)字化中尤為重要的一點(diǎn)。好的檔案管理軟件，不僅可以提高經(jīng)濟(jì)效益，而且還可以大大提高辦公效率。因此在軟件開(kāi)發(fā)方面，建議盡快建立一套檔案數(shù)字化管理方面的軟件設(shè)計(jì)方案，迫使粗制濫造、不符合實(shí)際的軟件退出市場(chǎng)，并將優(yōu)質(zhì)的、符合現(xiàn)實(shí)需求的軟件推廣出去，建設(shè)一個(gè)相對(duì)統(tǒng)一的軟件環(huán)境。

二、加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，建立檔案網(wǎng)站

配置了完備的硬件和軟件之后，要本著資源利用最大化的原則，建立和完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。其一，為了降低電子文件種類(lèi)的繁復(fù)性、確保電子文件的長(zhǎng)期保存，應(yīng)盡可能選擇少數(shù)幾種比較通用的文件格式，這一點(diǎn)可以通過(guò)立法來(lái)達(dá)到目的。其二，為了保證電子文件的真實(shí)性和可靠性，還要對(duì)與電子文件相關(guān)的系統(tǒng)要素進(jìn)行規(guī)范設(shè)計(jì)和控制，例如流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的規(guī)范和控制。最后，為了避免對(duì)通用信息的存在形式形成依賴(lài)，還要對(duì)軟硬件進(jìn)行備份，分離數(shù)字信息的語(yǔ)義形式和格式形式，從而延長(zhǎng)載體材料的使用壽命。目前，我國(guó)和組織機(jī)構(gòu)的檔案網(wǎng)站正在不斷興建和完善，社會(huì)各界從網(wǎng)站上獲得了越來(lái)越多的信息資料，實(shí)現(xiàn)了檔案資源共享，解決了許多實(shí)際問(wèn)題，在此基礎(chǔ)上，我們還要繼續(xù)加快檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

三、規(guī)范數(shù)字化建設(shè)，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的必要前提和基礎(chǔ)，但目前我國(guó)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度卻不高。首先，沒(méi)有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境，具體體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)的型號(hào)各異、檔次參差不齊；軟件方面，其開(kāi)發(fā)也缺乏整體規(guī)劃性，嚴(yán)重降低軟件使用的廣泛性和實(shí)用性。其次，檔案信息本身也沒(méi)有形成一個(gè)完善、統(tǒng)一的分類(lèi)編碼，降低了信息的規(guī)范性。最后，在技術(shù)方面，仍然沒(méi)有形成一個(gè)完整的集網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和系統(tǒng)管理為一體的技術(shù)支持系統(tǒng)，進(jìn)而導(dǎo)致業(yè)務(wù)性、管理性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。這些標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一在不同程度和范圍內(nèi)影響著信息交流的質(zhì)量，阻礙著檔案管理數(shù)字化建設(shè)的步伐。因此，必須規(guī)范數(shù)字化建設(shè)，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。具體做法是檔案管理部門(mén)必須遵循標(biāo)準(zhǔn)化原則，嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范收集、編目及檢索等基礎(chǔ)性工作。此外，國(guó)家還要加強(qiáng)立法工作，出臺(tái)系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)化提供法律依據(jù)。

四、提高人員素質(zhì)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)水平

提高人員素質(zhì)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)水平要從兩個(gè)方面努力。一方面是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。具體措施是成立以主要領(lǐng)導(dǎo)為核心的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，增強(qiáng)決策落實(shí)力度；明確分工，落實(shí)任務(wù)和責(zé)任；銳意進(jìn)取，不斷開(kāi)拓，凝聚各部門(mén)合力，從而提高科學(xué)決策、處理問(wèn)題的能力，從而確保任務(wù)完成。另一個(gè)方面是加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。人才隊(duì)伍的建設(shè)分兩個(gè)方面，一是給組織內(nèi)具有扎實(shí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)功底和發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬盘峁┦┱共湃A的舞臺(tái)，并對(duì)已經(jīng)確定的重點(diǎn)培養(yǎng)人才加強(qiáng)培訓(xùn)，促進(jìn)其業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高；其二是根據(jù)檔案管理數(shù)字化的需要，組織還要積極引進(jìn)具有技術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)并熟悉檔案管理的工作人才，為辦公室的檔案管理輸入“新鮮血液”。

五、結(jié)語(yǔ)

信息時(shí)代背景下，辦公室檔案的數(shù)字化管理已是大勢(shì)所趨，是一項(xiàng)全面、長(zhǎng)期而具體的工程，需要充分調(diào)動(dòng)各種資源，與檔案管理人員一起，加快檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程。

作者：李盼 單位：陜西延安市第二社會(huì)福利院