核電項(xiàng)目設(shè)備竣工檔案管理探析

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摘要：設(shè)備竣工檔案豐富的內(nèi)容在設(shè)備安裝、調(diào)試、運(yùn)行以及維護(hù)、檢修、改裝過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用。如何在總包模式下提高設(shè)備竣工檔案的管理水平，本文就組織體系、制度體系和全過(guò)程管控體系等方面進(jìn)行分析研究，有效保障設(shè)備竣工檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

關(guān)鍵詞：設(shè)備竣工檔案；屬性；難點(diǎn)；管理方法

核電項(xiàng)目總包模式按照專業(yè)化運(yùn)作的要求，業(yè)主方以安全生產(chǎn)運(yùn)行為主業(yè)，總包方以工程建設(shè)、四大控制為主業(yè)。項(xiàng)目建設(shè)的四大控制任務(wù)主要由總包方負(fù)責(zé)，業(yè)主方負(fù)責(zé)生產(chǎn)準(zhǔn)備以及作為營(yíng)運(yùn)單位最小化的運(yùn)作，業(yè)主原則上不介入總包方的建設(shè)工作。在總承包模式下設(shè)備竣工檔案管理的方式和方法將發(fā)生較大的變化，業(yè)主對(duì)工程建設(shè)階段的不介入性使設(shè)備竣工檔案收集的及時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性面臨新的挑戰(zhàn)。如何提高設(shè)備竣工檔案的質(zhì)量，確保總承包模式下核電項(xiàng)目設(shè)備制造類文檔的系統(tǒng)、完整和準(zhǔn)確是設(shè)備竣工檔案管理的重中之重。

一、設(shè)備竣工檔案的內(nèi)容及特性

設(shè)備竣工檔案是指用以證明其設(shè)備的安全、質(zhì)量，按照一定格式和內(nèi)容匯集制造全過(guò)程中產(chǎn)生的所有記錄性文件集合。核電設(shè)備竣工檔案在設(shè)備檢修維護(hù)、變更改造、老化管理及核電設(shè)備國(guó)產(chǎn)化中具有極高的參考價(jià)值；其載體形式多種多樣，包括電子文件、紙質(zhì)文字記錄、圖紙、膠片、光盤(pán)、照片等。設(shè)備竣工檔案豐富的內(nèi)容在設(shè)備安裝、調(diào)試、運(yùn)行以及維護(hù)、檢修、改裝過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用。

二、總承包模式下設(shè)備竣工檔案的管理難點(diǎn)

（一）設(shè)備竣工檔案管理的準(zhǔn)確性

設(shè)備領(lǐng)域文檔繁復(fù)，種類浩瀚，又涉及調(diào)試和生產(chǎn)階段的全壽期管理需求，既要策劃總包方和（或）制造廠家應(yīng)提交的文件，又要規(guī)劃兩個(gè)換料周期的備品備件、專用工器具文件，同時(shí)要對(duì)文件格式和內(nèi)容作好規(guī)劃。既要能夠滿足管理要求，也要能夠適用信息系統(tǒng)，避免數(shù)據(jù)重復(fù)。如何提高設(shè)備竣工檔案管理的準(zhǔn)確性是難點(diǎn)之一。

（二）設(shè)備竣工檔案管理的跟進(jìn)性

由于招投標(biāo)采購(gòu)模式，設(shè)備采購(gòu)包供應(yīng)商具有不確定性，原策劃方案與中標(biāo)方案有偏差，文檔的格式和內(nèi)容需要調(diào)整；在設(shè)備設(shè)計(jì)和制造過(guò)程中，存在文件內(nèi)容變化大，設(shè)備運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)需要變更等問(wèn)題。如何及時(shí)跟進(jìn)設(shè)備竣工檔案的管理是難點(diǎn)之二。

（三）設(shè)備竣工檔案管理的深入性

在總承包模式下，監(jiān)理單位除必須的監(jiān)證會(huì)簽，其管理主要表現(xiàn)為離線監(jiān)督，因此，分析、評(píng)價(jià)總包方進(jìn)展報(bào)告、質(zhì)量趨勢(shì)分析報(bào)告是監(jiān)督總包方的重要管理活動(dòng)。對(duì)標(biāo)管理、分指標(biāo)管理是有效辦法，這就需要業(yè)主/監(jiān)理單位建立工程建設(shè)各類指標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)，提高數(shù)據(jù)分析總結(jié)能力。如何提升設(shè)備竣工檔案管理的廣度和深度是難點(diǎn)之三。

三、總承包模式下設(shè)備竣工檔案的管理方法

鑒于以上關(guān)于設(shè)備竣工檔案管理的難點(diǎn)分析，我們?cè)诠ぷ髦锌偨Y(jié)出以下幾個(gè)方面的解決措施：

（一）建立設(shè)備竣工檔案組織體系

在設(shè)備竣工檔案管理方面，總包方全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目建造期設(shè)備竣工檔案的收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、整理歸檔、移交與服務(wù)。業(yè)主負(fù)責(zé)提供文檔管理相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)要求并監(jiān)督分包商設(shè)備竣工檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。設(shè)備竣工檔案到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)后，向業(yè)主移交機(jī)組運(yùn)行所需的設(shè)備竣工檔案，滿足業(yè)主生產(chǎn)準(zhǔn)備人員使用。為避免相關(guān)問(wèn)題在最后使用環(huán)節(jié)才被發(fā)現(xiàn)，造成竣工檔案無(wú)法整改。在合同責(zé)任不轉(zhuǎn)移的前提下，建立由項(xiàng)目總包方采購(gòu)管理部門(mén)全面負(fù)責(zé)，總包方文檔管理部門(mén)、業(yè)主生產(chǎn)準(zhǔn)備部門(mén)和文檔部門(mén)全面參與的“設(shè)備竣工檔案聯(lián)合專項(xiàng)組”管理新模式，共同推進(jìn)設(shè)備文檔管理工作。在設(shè)備竣工檔案形成過(guò)程中通過(guò)該專項(xiàng)組進(jìn)行對(duì)每一設(shè)備合同包進(jìn)行跟蹤和確認(rèn)，確保移交的設(shè)備竣工檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

（二）健全設(shè)備竣工檔案制度體系

根據(jù)《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》及《核電文檔管理要求》等國(guó)家及核行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，業(yè)主和總包方共同編制統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一內(nèi)容及統(tǒng)一要求的設(shè)備竣工文件制度體系，并納入總包合同中。這些制度涵蓋了文檔管理的各個(gè)方面，包括《供應(yīng)商文件編碼導(dǎo)則》《設(shè)備竣工文件管理》《項(xiàng)目竣工文件整理與歸檔要求》等。設(shè)備竣工檔案管理制度體現(xiàn)了從文件的編碼規(guī)則、文件的收集、編制、格式及整理及提交等具體要求，同時(shí)也規(guī)定了設(shè)備竣工檔案中的每項(xiàng)工作要求、責(zé)任和工作流程。統(tǒng)一的管理制度和工作流程避免了各方要求不一致而造成的返工和重復(fù)勞動(dòng)，提高了工作效率，并真正實(shí)現(xiàn)了工程竣工后設(shè)備竣工檔案向業(yè)主的無(wú)縫移交和向生產(chǎn)期間的平穩(wěn)過(guò)渡。

（三）構(gòu)建設(shè)備竣工檔案全過(guò)程管控體系

1.信函及業(yè)務(wù)接口管理

信函是核電企業(yè)在工程建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)中與參建單位之間聯(lián)系事物、知照情況，經(jīng)雙方同意建立正式通信渠道，確認(rèn)授權(quán)人簽發(fā)，傳達(dá)雙方意圖的一種重要書(shū)面信息的傳遞方式。在總包模式下的項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，在文檔接口管理上應(yīng)以程序和規(guī)定對(duì)通信渠道的建立和工作開(kāi)展做好明確的控制要求。涉及設(shè)備竣工檔案相關(guān)重要事項(xiàng)的審查或決策必須以信函的方式給予記錄和保存，并與設(shè)備竣工檔案一同組卷歸檔。

2.格式及文件編碼管理

設(shè)備制造有嚴(yán)格的質(zhì)保體系，對(duì)供應(yīng)商的設(shè)備竣工檔案管理主要通過(guò)完善的制度體系實(shí)現(xiàn)，這也是供應(yīng)商必須執(zhí)行的準(zhǔn)則。其中文檔的相關(guān)要求是質(zhì)保體系的重要組成部分。文件格式是最基礎(chǔ)的要求之一，它反映文件所屬類型，而且封面信息必須體現(xiàn)文件的主要內(nèi)容，目錄便于檢索定位，簽字手續(xù)要完備。文件編碼是檢索文件最重要的信息，具有唯一性，它既要體現(xiàn)文件與系統(tǒng)和設(shè)備之間的關(guān)系，又要體現(xiàn)文件相互之間的聯(lián)系，還要區(qū)分不同類別文件的身份和特點(diǎn)，以便于歸檔、識(shí)別、查詢和利用。所以格式及文件編碼管理控制是統(tǒng)一和提高各設(shè)備供應(yīng)商文件文檔質(zhì)量的關(guān)鍵。

3.合同及計(jì)劃執(zhí)行管理

合同約束是一切管理活動(dòng)的基礎(chǔ)，核電工程復(fù)雜，供應(yīng)商眾多，唯有通過(guò)合理準(zhǔn)確的合同才能約束各方權(quán)責(zé)。在合同簽訂之時(shí)應(yīng)強(qiáng)制供應(yīng)商的文件編制行為，文件不但在內(nèi)容上要齊全完整，在文件載體和外部形式上也應(yīng)符合國(guó)家、行業(yè)和業(yè)主的文檔規(guī)范。總包方負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，業(yè)主與監(jiān)理公司的設(shè)備質(zhì)量監(jiān)督控制人員通過(guò)控制點(diǎn)見(jiàn)證時(shí)除對(duì)工作質(zhì)量認(rèn)可及放行外必須對(duì)其工作產(chǎn)生的文件和記錄也一并進(jìn)行檢查和確認(rèn)。

4.組卷及問(wèn)題整改管理

為避免由設(shè)備采購(gòu)部門(mén)或文檔部門(mén)收集后自行組卷，很難確保設(shè)備竣工文件的完整性和準(zhǔn)確性的問(wèn)題。核電項(xiàng)目推行設(shè)備竣工檔案“誰(shuí)產(chǎn)生，誰(shuí)組卷”的模式，要求設(shè)備承包商在設(shè)備出廠驗(yàn)收前，收集完整所有相關(guān)文件和記錄供聯(lián)合專項(xiàng)組審查，審查通過(guò)后按照規(guī)定的組卷要求提交成套的設(shè)備竣工檔案到現(xiàn)場(chǎng)。設(shè)備承包商更加了解設(shè)備的制造過(guò)程及工藝流程，能夠更準(zhǔn)確的把握文件之間的歷史聯(lián)系，保持文件的成套性和組卷的合理性。在設(shè)備竣工檔案審查和現(xiàn)場(chǎng)使用過(guò)程中，都會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，如圖紙不清晰、文件內(nèi)容不完整等等，對(duì)于這些問(wèn)題必須建立以設(shè)備合同包為基礎(chǔ)的的跟蹤臺(tái)賬，逐一進(jìn)行跟蹤和落實(shí)，確保問(wèn)題的閉環(huán)管理。

四、結(jié)論

設(shè)備竣工檔案前端和全過(guò)程質(zhì)量控制是提高核電設(shè)備竣工檔案整體質(zhì)量的重要方式，總承包模式下的設(shè)備竣工檔案管理面臨著許多新的問(wèn)題需要思考與解決。通過(guò)以上的分析，我們認(rèn)為總承包模式下的設(shè)備竣工檔案管理必須要更新觀念與方法，文檔工作者將在項(xiàng)目的實(shí)踐過(guò)程中，通過(guò)業(yè)主方、總包方及設(shè)備制造商的共同努力，形成一套適合項(xiàng)目發(fā)展的核電項(xiàng)目設(shè)備竣工檔案管理理念和工作體系，為國(guó)產(chǎn)三代核電機(jī)組走出國(guó)門(mén)做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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作者：強(qiáng)莉航 邢一杰 單位：中核國(guó)電漳州能源有限公司